15. Februar 2022

Wir haben an dieser Stelle schon oft über EDIFACT, ein Standard für EDI, gesprochen. Wir wissen also, dass EDIFACT eine Nachricht für so ziemlich jeden denkbaren B2B-Austausch definiert, die jeweils leicht an einem sechsstelligen Code zu erkennen ist, zum Beispiel ORDERS, INVOIC und DESADV.

Die EDIFACT CONTRL-Nachricht (CONTRoL) dient als eine Art Bestätigung und ähnelt dem (in Nordamerika gebräuchlicheren) EDI 997-Transaktionssatz von ANSI X12. Sie können sie auch mit der Peppol Invoice Response-Nachricht vergleichen.

Die Antwort auf Ihre Nachricht

Die EDIFACT CONTRL-Nachricht liefert nach jeder empfangenen Nachricht eine Antwort und kann sowohl von Käufern als auch von Lieferanten verwendet werden. Zusammengefasst:

  • Sie bestätigt den Empfang des vorherigen Austauschs.
  • Sie bestätigt die Annahme oder Ablehnung der empfangenen Nachricht.
  • Sie liefert (im Falle einer Ablehnung) eine detaillierte Liste von Fehlern in Bezug auf den vorangegangenen Austausch.

Eine CONTRL-Nachricht ist immer ein separater Austausch über eine oder mehrere zuvor ausgetauschte EDIFACT-Nachrichten.

Warum sollte man die EDIFACT CONTRL-Nachricht verwenden?

Wenn Sie mit EDIFACT arbeiten, ist die CONTRL-Nachricht optional. Es kann jedoch sinnvoll sein, sie zu verwenden, da EDIFACT CONTRL eine Reihe von Vorteilen bietet:

  • Sie spart Zeit, da sie die zeitraubende Hin- und Her-Kommunikation per Telefon und E-Mail zwischen Einkäufern und Lieferanten überflüssig macht. Wenn ein Einkäufer beispielsweise eine Rechnung ablehnt, kann er eine CONTRL-Nachricht an seinen Lieferanten senden, um den Grund zu erläutern.  
  • Die Lösung schafft Transparenz, indem sie zusätzliche Einblicke in die Order-to-Cash- und Procure-to-Pay-Prozesse bietet. Dies bietet sowohl dem Einkäufer als auch dem Lieferanten eine bessere Kontrolle und ermöglicht es ihnen, festzustellen, wo Verbesserungen erforderlich sind. 
  • Es verbessert die Zusammenarbeit, indem es sicherstellt, dass sowohl der Einkäufer als auch der Lieferant bei jedem Schritt im Austauschprozess gut informiert sind. 

Was enthält die EDIFACT CONTRL Nachricht?

Da es sich bei einer EDIFACT CONTRL-Nachricht oft nur um eine Bestätigung handelt, entspricht dies in der Regel einer recht kurzen EDI-Nachricht. Eine typische CONTRL-Nachricht enthält:

  • Ein Header mit dem Dienstsegment (UNH-Segment)
  • Eine Beschreibung des Austauschs, der die CONTRL-Nachricht ausgelöst hat
  • Identifikation von Absender und Empfänger
  • Ein Annahme- oder Ablehnungscode
  • Detaillierte Fehlermeldungen (im Falle eines Fehlers)
  • UNT (abschließendes Segment in allen EDIFACT-Nachrichten)

Dieser ist in einem Code und daher (ohne Kenntnis des Codes) für einen Menschen nicht lesbar. Glücklicherweise ist dies nicht notwendig, da Ihr ERP- (oder Buchhaltungs-)System und EDI die Arbeit für Sie erledigen. Es ist jedoch nützlich zu wissen, was die verschiedenen EDIFACT-Nachrichten sind und welche 6 Zeichen verwendet werden.

Hier finden Sie einen kleinen Spickzettel, mit dem Sie im Handumdrehen die EDIFACT-Sprache beherrschen werden:

  • Ein Käufer (Kunde) sendet eine Bestellung an seinen Lieferanten (ORDERS).
  • Der Lieferant bestätigt den Erhalt der Bestellung seines Kunden (ORDRSP).
  • Der Lieferant bereitet die Bestellung vor, versendet sie und teilt dann die Versanddetails mit seinem Kunden (DESADV).
  • Der Lieferant schickt seinem Kunden eine Rechnung für die Bestellung (INVOIC).
  • Der Käufer bestätigt den Erhalt der Rechnung des Lieferanten (CONTRL).
  • Der Käufer teilt seinem Lieferanten die Zahlungsdaten mit (REMADV).