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15. August 2022
Wie Sie Ihren Invoice-to-Pay-Prozess optimieren können
Wie Sie wissen, ist eine Rechnung ein Dokument, das von einem Lieferanten an einen Käufer als Teil des Transaktionsprozesses gesendet wird, wenn ein Kauf von Waren oder Dienstleistungen stattgefunden hat. Der Käufer erhält in der Regel nach Eingang des Kaufs eine Rechnung, in der die Zahlungsbedingungen festgelegt sind. Die Zahlungsbedingungen sind unterschiedlich, aber in der Regel ist der gesamte Betrag innerhalb von 30 bis 90 Tagen fällig.
Aus der Sicht des Käufers umfasst der I2P-Prozess (invoice-to-pay) alles, was vom Eingang der Rechnung bis zu ihrer Bezahlung geschieht, und zwar innerhalb der in den Zahlungsbedingungen festgelegten Frist. Aus der Sicht des Lieferanten wird dies als "invoice-to-cash" (I2C) oder "order-to-cash" Prozess bezeichnet. Damit ist alles gemeint, was vom Versand der Rechnung bis zum Eingang der Zahlung geschieht. Im Folgenden werden wir uns auf den I2P-Prozess aus der Sicht des Käufers konzentrieren.
Erhalt der Rechnung
Rechnungen können auf viele verschiedene Arten zugestellt werden: per Post, E-Mail, Fax, über ein Lieferantenportal, EDI und so weiter. Wenn eine Rechnung per Post, Fax oder E-Mail verschickt wird, muss sie empfangen, geprüft und in das ERP-System des Käufers eingegeben werden. Da alle diese Schritte manuell ausgeführt werden, machen diese traditionellen Methoden den I2P-Prozess (Invoice-to-Pay) unglaublich zeitaufwändig und schaffen zudem Raum für Fehler.
Eine scheinbar effizientere Lösung, die viele mittelständische und große Unternehmen eingeführt haben, ist die optische Zeichenerkennung (OCR) und/oder die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA). Diese Technologien bieten Unternehmen eine kurzfristige Lösung zur Steigerung der Unternehmenseffizienz und zur Optimierung des Prozesses "invoice-to-pay" oder "invoice-to-cash". Sowohl OCR als auch RPA arbeiten zusammen, um redundante Aufgaben (wie die manuelle Eingabe der Rechnung in ein ERP-System) zu eliminieren.
Vorübergehende Lösungen
OCR- und RPA-Lösungen sind, wenn überhaupt, nur kurzfristig praktikabel. OCR-Techniken sind unzuverlässig und erfordern eine intensive, fortlaufende Wartung, um die Technologie darauf zu trainieren, wie sie die Informationen, mit denen sie gefüttert wird, verarbeiten soll. Im Fall von Rechnungen bedeutet dies meist, dass die Lösung darauf trainiert werden muss, eine gescannte oder per E-Mail versandte Version einer PDF-Datei zu lesen und zu verarbeiten. RPA ergänzt oft die OCR-Technologie, um einen Schritt weiter zu gehen. Im Falle eines Lieferanten, der sich bei Dutzenden von Portalen anmelden muss, um seine Rechnungen zu versenden (der Portalmüde), kann RPA von menschlichen Handlungen lernen und diese nachahmen, indem es sich automatisch bei den verschiedenen Portalen anmeldet, die Informationen ausfüllt und die Rechnung versendet.
In beiden oben genannten Fällen kann eine 100-prozentige Genauigkeit niemals garantiert werden. OCR und RPA bieten eine oberflächliche Lösung für ein tiefer liegendes Problem: die Abschaffung von Papier und eine echte Optimierung der Prozesseffizienz von der Quelle aus (d. h. dem Originaldokument). Dies ist nur möglich, wenn es kein Scannen mehr gibt, keine E-Mails mehr versendet werden und kein Einloggen in Dutzende von Portalen mehr erfolgt.
Langfristige Lösung
Eine echte Lösung zur Optimierung des I2P-Prozesses erfordert eine Digitalisierungslösung, die alle veralteten, ineffizienten und unsicheren (E-Mail-)Prozesse durch ein digitales Äquivalent (z. B. unsere FLOW-Plattform) ersetzt. Dies muss mit der Optimierung des Rechnungseingangs beginnen - wenn dieser Schritt im I2P-Prozess nicht gut funktioniert, ist es nicht realistisch zu erwarten, dass auf der Zahlungsseite irgendwelche Fortschritte erzielt werden können. Die Rechnungsautomatisierung ist die einzige langfristige Lösung für eine 100%ige Digitalisierung der Lieferkette.
Mit einer Digitalisierungslösung wie FLOW kann der Rechnungseingang vollständig automatisiert werden, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Außerdem werden Fehler drastisch reduziert. Sobald dies der Fall ist, ist es sinnvoll, ergänzende Automatisierungslösungen zu evaluieren, die eine automatisierte Rechnungsverarbeitung ermöglichen, um den gesamten Prozess vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung zu optimieren. Bis dahin ist es jedoch wichtig, sich nicht von "Quick Wins" und vorübergehenden Lösungen ablenken zu lassen, sondern den Blick auf die Zukunft zu richten.
