6 Herausforderungen bei der Implementierung von E-Invoicing

18. Mai 2021

Die Implementierung von E-Invoicing in einem Unternehmen ist keine leichte Aufgabe. Auf dem Weg dorthin werden Sie unweigerlich auf viele Hindernisse stoßen, die Sie überwinden müssen. Daher ist eine gute Vorbereitung und der richtige Lösungsanbieter an Ihrer Seite für den Erfolg unerlässlich. Hier erfahren Sie, auf welche Herausforderungen Sie bei Ihren ersten Schritten in Richtung Supply-Chain-Digitalisierung am ehesten stoßen werden. Das heißt, die Herausforderungen, auf die Sie bei der Umstellung auf E-Invoicing stoßen könnten:

1. Fehlen eines überzeugenden Business Case
2. Kein klarer Plan
3. Falsche Anforderungen an die E-Invoicing-Lösung
4. Unterschätzen der Schwierigkeit des Onboardings von Handelspartnern
5. Komplikationen beim Onboarding als Folge des 4-Ecken-Modells
6. Versäumnis, interne Teams von der Änderung zu überzeugen

Denn mit Blick auf die Zukunft stellt sich nicht mehr die Frage, OB Sie auf E-Invoicing umsteigen, sondern WANN Sie auf E-Invoicing umsteigen werden.

 

1. Fehlen eines überzeugenden Business Case

Als Unternehmen wollen Sie natürlich wissen, welchen Nutzen eine neue technische Lösung für Sie hat, bevor Sie in sie investieren. Wir sehen oft, dass dies für große, konzerngebundene Unternehmen keine sehr große Aufgabe ist; es werden so viele Rechnungen ausgetauscht, dass sie die Kosten- und Zeitersparnis allein nicht ignorieren können. Kleine und mittlere Unternehmen hingegen tun sich oft etwas schwerer. Das ist schade, denn auch KMUs können von den vielen Vorteilen von E-Invoicing profitieren.

Um einen überzeugenden Business Case zu erstellen, müssen Sie mehrere Berechnungen anstellen. Die erwarteten Kosten, der ROI (Return On Investment) und die Amortisationszeit sollten immer berücksichtigt werden. Der erste Schritt besteht darin, Ihre aktuellen (durchschnittlichen) Kosten für die Rechnungsbearbeitung zu berechnen.

Von dort aus können Sie beginnen, mit einem Lösungsanbieter zusammenzuarbeiten, um finanzielle Projektionen zu betrachten. Durch praktische Erfahrungen können Lösungsanbieter Ihnen zuverlässige Informationen liefern und Ihnen eine realistische Darstellung der Einsparungen geben, die Sie mit E-Invoicing erzielen können.

2. Kein klarer Plan

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Wenn es im Vorfeld keinen klaren Plan gibt, wissen alle Beteiligten nicht, wo sie anfangen sollen. Um einen praktikablen Plan zu erstellen, müssen zunächst eine Reihe von Komponenten identifiziert werden:

Erstellen Sie eine "Bestandsliste" aller Parteien, die von der Implementierung betroffen sind (oder sein könnten).
Das können Kunden, Lieferanten (siehe #4) und sogar verschiedene Abteilungen innerhalb Ihrer Organisation sein (siehe #5).

Untersuchen Sie den aktuellen Stand der elektronischen Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen.
Was sind die Chancen und was sind die Gefahren? Wie viele Handelspartner sind bereits darauf vorbereitet, E-Invoices zu senden und/oder zu empfangen? Werden sich in dem Moment, in dem Sie auf E-Invoicing umstellen, Türen für Sie öffnen oder schließen? Lassen Sie diese Fragen (und viele mehr) nicht unbeantwortet. 

Recherchieren Sie viele Lösungsanbieter.
Worauf Sie bei der Auswahl eines Lösungsanbieters achten sollten, können Sie in Herausforderung #3 (unten) nachlesen. 

Wenn Sie die oben aufgeführten Punkte identifiziert haben, verfügen Sie über eine Finanzprognose und einen überzeugenden Business Case. Von dort aus ist es wichtig, einen Stufenplan zu erstellen. An diesem Punkt, wenn alles nach Plan gelaufen ist, wissen Sie nun, wie viele Rechnungen Sie anfangen können elektronisch auszutauschen. Außerdem haben Sie inventarisiert, welche Handelspartner bereits mit E-Invoices arbeiten.

In Bezug auf Ihr stufenweises Vorgehen sollten Sie zunächst die niedrig hängenden Früchte identifizieren. Oft sind dies die Handelspartner, die bereits E-Rechnungen senden und/oder empfangen können und die Handelspartner, mit denen Sie die meisten Rechnungen austauschen. Sie sollten auch nach verschiedenen Unterkategorien von Rechnungen suchen, die auf unterschiedlichen Kriterien basieren, wie z. B. Rechnungsformat oder Branchenrichtlinien. Erstellen Sie dann einen Zeitplan für die Implementierung, damit Sie schrittweise und in Etappen mit immer mehr Handelspartnern mit der elektronischen Rechnungsstellung beginnen können.

3. Falsche Anforderungen an die E-Invoicing-Lösung

Die Auswahl des richtigen Lösungsanbieters ist extrem wichtig. Sie möchten nicht kurzfristig den Anbieter wechseln müssen, denn das führt letztlich zu einer Menge verschwendeter Zeit und Geld. Die Lösung, für die Sie sich entscheiden, muss daher zukunftssicher sein und mit Ihren Zielen übereinstimmen. Außerdem sollte sie sich nahtlos in Ihre aktuellen Prozesse integrieren lassen und von Ihren Handelspartnern leicht zu übernehmen sein.

Für welche E-Invoicing-Lösung Sie sich auch immer entscheiden, sie sollte (mindestens) die folgenden Punkte erfüllen:

Nahtlose Integration in bestehende Prozesse
Die EDI-Lösung muss nicht nur mit Ihrem ERP-System, sondern mit allen ERP-Systemen integriert werden können. Sie sollte auch mit verschiedenen anderen Systemen integriert werden können, um genaue Prognosen und Planungen zu ermöglichen und vieles mehr. Denken Sie an die Integration mit Ihrem Warehouse Management System (WMS) und Drittanbieter-Logistikdienstleister (3PL).

Erleichterung des Austauschs unabhängig von Dokumentenformaten und Standards
Alle Dokumentenformate und Standards müssen unterstützt werden, damit Sie jederzeit Rechnungen mit Ihren Handelspartnern austauschen können, auch wenn sich die Umstände ändern.

Bieten Sie mehrere, sichere Kommunikationsmethoden und einfache Netzwerkoptionen
Ihr Lösungsanbieter sollte immer ein zertifizierter Peppol Access Point sein, insbesondere wenn es um internationale Geschäfte geht. Er sollte auch Zugang zu allen anderen länder- und/oder branchenspezifischen Netzwerken bieten, die für Ihr Unternehmen relevant sein können.

Handelspartner jeder Art und Größe sollten sich beteiligen können
Dies sollte eine Selbstverständlichkeit sein, unabhängig von den technischen Möglichkeiten Ihrer Handelspartner. Das bedeutet, dass Ihre Lösung mehrere Mittel zum Zweck bieten muss. Das heißt, sie sollte flexible Optionen für die elektronische Rechnungsverarbeitung bieten, damit kein Handelspartner auf der Strecke bleibt. Zusätzlich zu EDI ist es also gut, eine Lösung für die PDF-Konvertierung (PDF in ein beliebiges anderes Format) sowie ein Online-Portal für die manuelle Eingabe zu haben.

Sichere Archivierungsfunktionen bereitstellen
Vor allem, wenn in Ihrem Land die Archivierung von Rechnungen vorgeschrieben ist, muss Ihre E-Invoicing-Lösung diese Anforderung erfüllen können. Auch wenn die Archivierung nicht verpflichtend ist, ist es dennoch praktisch, Originalbelege für Rechnungen und andere Geschäftsdokumente aufzubewahren. Sie wissen nie, wann Ihr Unternehmen mit einer Prüfung konfrontiert werden könnte. Die elektronische Archivierung bietet eine einfache Lösung.

Schutz von Informationen
Datenschutz und allgemeine IT-Sicherheit sind von enormer Bedeutung. Achten Sie darauf, einen Lösungsanbieter zu wählen, der die GDPR-Gesetzgebung einhält und nach ISO 27001 zertifiziert ist. Letzteres wird sogar noch wichtiger, da einige Länder (wie die Niederlande) von allen Dienstleistern, die als Peppol Access Points dienen, eine ISO 27001-Zertifizierung verlangen.

Unbegrenzt skalierbar, von E-Invoicing bis E-Procurement
Wir haben mit den vorherigen Punkten auf diesen Thema hingearbeitet. Der wichtigste Punkt ist, dass Ihre Lösung in der Lage sein muss, mit Ihnen zu wachsen. Wenn Sie interne Systeme, Rechnungsformate oder Netzwerke ändern oder einfach mehr Arten von Dokumenten elektronisch austauschen wollen, brauchen Sie eine cloudbasierte Lösung. Ansonsten müssen Sie wieder bei Null anfangen.

4. Unterschätzen der Schwierigkeit des Onboardings von Handelspartnern

Die harte Realität ist: Wenn Sie keine Verbindung zu Ihren Handelspartnern herstellen können, macht es keinen Sinn, in eine E-Invoicing-Lösung zu investieren. Schließlich muss die Mehrheit Ihrer Handelspartner (nicht nur einige wenige) bereit sein, elektronische Rechnungen zu senden und/oder zu empfangen, damit Sie die Vorteile voll ausschöpfen können.

Bei den Handelspartnern, die bereits mit einer eigenen E-Invoicing-Lösung ausgestattet sind, ist das Onboarding ein guter Anfang. Aber bei den Handelspartnern, die es gewohnt sind, mit Ihnen auf eine bestimmte Art und Weise Geschäfte zu machen, und die technisch nicht allzu fortgeschritten sind, können Sie nicht davon ausgehen, dass ein einziger Anruf sie davon überzeugen wird, mit dem Versand von E-Invoices zu beginnen.

Im zweiten Fall sollten Sie Ihren Handelspartnern frühzeitig mitteilen, dass Sie mit der elektronischen Rechnungsstellung beginnen wollen. Auf diese Weise haben sie genügend Zeit, sich mit dem Thema vertraut zu machen. Weisen Sie auf die Vorteile für beide Seiten hin und beantworten Sie geduldig alle Fragen. Machen Sie es dann allen Handelspartnern so einfach wie möglich, indem Sie, wie bereits erwähnt, mehrere Optionen für die Rechnungsbearbeitung anbieten.

5.Komplikationen beim Onboarding als Folge des 4-Ecken-Modells

Zusätzlich zu den oben genannten Komplikationen beim Onboarding von Handelspartnern, die noch nicht in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu senden und/oder zu empfangen, kann es auch Komplikationen mit Handelspartnern geben, die eine eigene Lösung für die elektronische Rechnungsstellung haben. Dies wird oft übersehen, da es sich bei den meisten Handelspartnern in den meisten Fällen um kleine und mittelständische Unternehmen handelt, die nicht über E-Invoicing-Funktionen verfügen. Es ist aber durchaus möglich, dass es auch bei größeren Partnern zu Schwierigkeiten kommt.

Das kann ziemlich kompliziert werden, aber wir werden unser Bestes tun, um es so einfach wie möglich zu erklären: In einer idealen Welt wäre eine direkte Verbindung zwischen den ERP-Systemen von Rechnungssender (Lieferant) und Rechnungsempfänger (Käufer) möglich. Dies ist natürlich nicht der Fall; beide Parteien benötigen eine E-Invoicing (EDI)-Lösung, um die Daten zu übersetzen und sicherzustellen, dass das empfangende System sie akzeptieren und verarbeiten kann.

An dieser Stelle kommt das 4-Ecken-Modell ins Spiel. Bis vor kurzem wurde dieser Begriff hauptsächlich intern von Lösungsanbietern verwendet, aber vielleicht haben Sie schon davon gehört! Das 4-Ecken-Modell erhielt seinen Namen, weil an einem typischen E-Invoice-Austausch vier Parteien beteiligt sind. Diese sind:

1. Lieferant (Absender der Rechnung)
2. Dienstleister des Lieferanten
3. Dienstleister des Käufers
4. Abnehmer (Empfänger der Rechnung)

Im 4-Ecken-Modell geht die Rechnung von Partei 1, zu Partei 2, zu Partei 3 und schließlich zu Partei 4. Je nachdem, wer wo im 4-Ecken-Modell sitzt, können unterschiedliche Geschäftssituationen entstehen:

Partei 2 = Partei 3
In einigen Fällen kann es sich bei Partei 2 und Partei 3 um denselben Dienstleister handeln (z. B. TIE Kinetix). In diesem Fall ist die Verbindung zwischen dem Lieferanten (Partei 1) und dem Käufer (Partei 4) recht einfach; die Geschäftsregeln werden für Partei 1 angepasst. Technisch gesehen handelt es sich um ein 3-Ecken-Modell, aber viele werden es trotzdem als 4-Ecken-Modellinstanz bezeichnen.

Partei 2 ≠ Partei 3
An dieser Stelle können die Dinge kompliziert werden. Wenn Partei 2 und Partei 3 nicht derselbe Dienstleister sind (vielleicht sogar direkte Konkurrenten), wird es schwieriger, die notwendigen Onboarding-Schritte durchzuführen, nämlich das Mapping. Das heißt, die Systeme so zu verbinden, dass sie ohne manuelle Eingriffe korrekt Informationen austauschen können.

Eine typische Situation ist beispielsweise, dass der Käufer (Partei 4) bestimmte Informationen auf den Rechnungen benötigt, die er erhält, während diese Informationen auf den Rechnungen, die sein Lieferant sendet, nicht standardmäßig enthalten sind. In den meisten Fällen ist diese Information keine übliche Rechnungsanforderung, aber sie ist notwendig, damit der Käufer die Rechnung akzeptieren und korrekt verarbeiten kann. Der Dienstleister des Lieferanten (Partei 2) muss dann an neuen Geschäftsregeln und Validierungen arbeiten, um die Pflichtangaben auf der Standardrechnung anzupassen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Lieferant die spezifischen Anforderungen des Käufers erfüllt.

Diese Art von Situation gibt regelmäßig Anlass zu Diskussionen, da sie für den Dienstleister eine Menge Arbeit bedeutet und letztlich Zeit kostet. Besonders zeitaufwendig ist dies, wenn der oben beschriebene Fall in mehreren Instanzen auftritt, mit nicht nur einem Käufer, sondern tausenden von Käufern, die alle unterschiedliche, verbindliche Anforderungen an ihre Rechnungen haben.

Der Punkt ist, dass Onboarding viel mehr beinhaltet, als man auf den ersten Blick sieht. Es überrascht nicht, dass sich viele Unternehmen dafür entscheiden, das Onboarding an den Dienstleister auszulagern, damit sie sich nicht selbst darum kümmern müssen.

6. Versäumnis, interne Teams von der Änderung zu überzeugen

Sie müssen nicht nur Ihre Handelspartner an Bord holen, sondern auch sicherstellen, dass alle internen Teams auf die Änderung vorbereitet sind (und sie unterstützen). Ihr IT-Team, das Buchhaltungsteam, das EDI-Team und andere interne Beteiligte sind es gewohnt, nach einem bestimmten Prozess zu arbeiten. Wenn sich dieser Prozess plötzlich ändert, erfordert dies eine erhebliche Verhaltensänderung. Sie sollten daher mit Rückschlägen rechnen. Das ist nur natürlich - der Mensch mag Veränderungen von Natur aus nicht.

Darauf können Sie sich jedoch vorbereiten. Es gibt viele Gründe, warum Menschen Veränderungen nicht akzeptieren, daher hier ein paar Dinge, die Sie beachten sollten:

- Es sollte ganz klar sein, warum die Veränderung stattfinden muss
- Die Mitarbeiter sollten den Mehrwert für ihren eigenen Nutzen sehen
- Wenn viele frühere Veränderungsversuche gescheitert sind, sollte der Plan klar kommuniziert werden, um zu zeigen, dass es dieses Mal ein Erfolg wird (und dass er die Unterstützung aller einschließt)
- Klare Erklärung der neuen Arbeitsweise
- Und mehr!

Abgesehen davon ist es wichtig, den internen Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung mit sorgfältiger Planung so reibungslos wie möglich zu gestalten. HR kann bei diesem Prozess eine überraschende Rolle spielen.