3 maart 2021

Wist u dat u bomen kunt besparen door uw bedrijfsdocumenten, zoals facturen, elektronisch uit te wisselen, in plaats van papier te gebruiken? Natuurlijk wist u dat!

De meeste dienstverleners die oplossingen voor elektronische facturatie (e-facturatie), zoals EDI, aanbieden, zullen u dit feitje vertellen (wij ook!). Het is namelijk één van de milieugerelateerde redenen om papierloos te gaan werken. Maar als het aankomt op het ontwikkelen van een duurzame supply chain strategie, zijn er veel grotere prioriteiten. Eerlijk gezegd is het papierloze argument vanuit een puur duurzaamheidsperspectief niet een reden die groot genoeg is voor uw bedrijf om te investeren in een geavanceerde EDI oplossing.

Zoals besproken in een eerder blog is EDI niet meer wat het was. AI en Machine Learning technologieën hebben het potentieel van elektronische document uitwisseling, op onder andere het gebied van kosten- en foutreductie door automatisering, verbeterde validatie en verhoogde efficiëntie, gerevolutioneerd. Wat echter onderbelicht blijft is hoe de verzamelde gegevens van deze op het eerste oog oppervlakkige processen een diepere betekenis kunnen hebben. Afgezien van de voor de hand liggende papierloze voordelen, kan een geavanceerde EDI oplossing, indien geïntegreerd met andere bedrijfssystemen, nuttige inzichten opleveren die uw streven naar een duurzame supply chain kunnen bevorderen.

Meer Ecologische Redenen om Papierloos te Gaan Werken

Bij elke fase van de ontwikkeling naar een duurzame supply chain strategie komt heel wat kijken, en het is u misschien opgevallen dat we het meermaals hebben over een "geavanceerde EDI oplossing". Dat komt omdat een verouderde of basis EDI oplossing hier niet van toepassing is, omdat deze oplossingen zeer beperkt zijn in termen van integratie en real-time mogelijkheden. Voor dit soort EDI oplossingen zijn duurzaamheidsclaims vrij veel gebaseerd op simpele feiten. Daarom zult u hier veel van zien:

TIE Kinetix faciliteert jaarlijks meer dan een miljard elektronische documentuitwisselingen. Om dit in perspectief te plaatsen: één boom produceert gemiddeld ongeveer 10.000 vellen papier. Dat betekent dat wij ons steentje bijdragen aan het milieu door 100.000 bomen per jaar te besparen! En dan hebben we het nog niet eens over de vermindering van de uitstoot van broeikasgassen en de vervuiling die ontstaat wanneer er minder papieren post via de post wordt vervoerd. 

Dat is allemaal leuk en aardig, maar hoeveel documenten en facturen gaan er jaarlijks door uw eigen supply chain? Zeker niet genoeg om goedkeuring te krijgen van uw klanten, investeerders, werknemers, maar denk ook aan toezichthouders op het vlak van maatschappelijk verantwoord ondernemen en duurzaamheid voor het milieu. Alle bomen die u hypothetisch kunt besparen door papierloos te gaan werken met een geavanceerde EDI oplossing zijn gelukkig niet beperkt tot de documenten en facturen die u uitwisselt. De milieuvoordelen zijn zelfs niet beperkt tot bomen. Daarom is de aanschaf van een geavanceerde EDI-oplossing een belangrijke overweging bij het onderzoeken van de mogelijkheden om een duurzame supply chain te realiseren.

Waarom Is een Duurzame Supply Chain Belangrijk?

Voordat we duiken in de specifieke voordelen die uw EDI-oplossing kan brengen, stoppen we even over documentuitwisseling en bekijken we de duurzaamheid van de supply chain vanuit een andere invalshoek. Laten we vanuit een praktisch perspectief bekijken waarom een duurzame supply chain belangrijk is.

Er zijn heel wat externe factoren die de beslissingen van bedrijven op het vlak van maatschappelijk verantwoord ondernemen en duurzaamheid beïnvloeden. Of het nu gaat om consumenten, aandeelhouders, milieuwetgevers, werknemers of een andere groep, er is een immense druk om aan bepaalde verwachtingen te voldoen, anders riskeert men publieke kritiek en schade aan de reputatie van het merk. Deze trend is al een aantal jaren aan de gang en leidt ertoe dat veel bedrijven drastische veranderingen doorvoeren in hun supply chain. Om nog maar te zwijgen over de gevolgen van de COVID-19 pandemie, die helaas heeft aangetoond wat er kan gebeuren als een bekend risico niet wordt aangepakt.

Unilever, bijvoorbeeld, belooft voor 2030 ‘koolstof positief’ te zijn. Andere bedrijven transformeren traditionele producten volledig (denk aan tandpasta in poedervorm) om te laten zien dat ze zich inzetten voor een duurzame supply chain. Er zijn zelfs apps waarmee consumenten kunnen bijhouden welke impact het persoonlijke koopgedrag heeft op hun eigen CO2-voetafdruk, en het wordt steeds gebruikelijker voor werkzoekenden om bepaalde bedrijven af te schrijven op basis van het duurzaamheidsbeleid. Daar komt nog bij dat regeringen steeds strenger worden in het afdwingen van duurzaamheidsmaatregelen om op koers te blijven met hun eigen milieu-initiatieven, zoals beschreven in het Klimaatakkoord van Parijs

Hoe U Uw Supply Chain Duurzamer Kunt Maken

Duurzame werkwijzen binnen de supply chain zijn niet langer een bonus, het is een must. En hoewel supply chains kunnen worden verbeterd door middel van grote veranderingen, is het gebruikelijker om resultaten te zien door middel van kleine, iteratieve verbeteringen. Het ontwikkelen van een duurzame supply chain strategie begint met het identificeren van de meest haalbare mogelijkheden voor verbetering. Dat is waar uw EDI-oplossing om de hoek komt kijken.

Naast het elimineren van papier, zijn hier vijf manieren waarop uw EDI-oplossing u kan helpen om een duurzame supply chain te realiseren wanneer deze geïntegreerd is met uw bedrijfssystemen:

1. Vermindering van afval: Voorspellende analyses maken betere voorraadprognoses mogelijk. Uw EDI-oplossing kunt u helpen bij het herkennen van mogelijkheden om productieoverschotten terug te dringen op basis van data uit de supply chain. Het zou u zelfs kunnen helpen bij het opstarten van een vendor managed inventory (VMI) of just-in-time (JIT) productieprogramma. Hoe u de gegevens ook wilt gebruiken, het belangrijkste is dat het zeer nuttige inzichten biedt als het gaat om reductie van afval.

2. Consolidatie van zendingen: EDI uitwisselingen bieden real-time updates. Dat betekent dat u de status van uw zendingen bij elke stap weet, inclusief wanneer het op een bepaalde bestemming zal aankomen. U kunt deze data gebruiken om duurzame verzendmethoden toe te passen door zendingen samen te voegen die anders afzonderlijk zouden zijn verstuurd. Dit verminderd het totaal aantal zendingen en tegelijkertijd worden middelen die onnodig zouden worden gebruikt tijdens het proces geëlimineerd.

3. Alternatieve routeplanning: Net als bij consolidatie van zendingen kunt u met real-time statusupdates van EDI-uitwisselingen inefficiënte transportroutes opsporen. Samen met de AI en machine learning technologieën die in uw EDI-oplossing zijn geïmplementeerd, wordt u automatisch geïnformeerd over inconsistenties. Een voorbeeld hiervan zijn vertragingen in het transport. Laten we zeggen dat het normaal gesproken 4 uur duurt om een bepaald product van punt A naar punt B te brengen, maar dat het de laatste tijd 8 uur duurt. Uw EDI oplossing zal dit detecteren en markeren. U kunt dan kijken naar externe factoren die de vertraging kunnen veroorzaken en de situatie daarop afstemmen. En dit is slechts één situatie, er zijn vele voorbeelden denkbaar.

4. Verminderd verbruik: Heeft u volledige transparantie in magazijn- en distributiecentrumactiviteiten? Hoe zit het met logistieke activiteiten van derde partijen (3PL)? Uw EDI-oplossing biedt volledige supply chain transparantie op deze gebieden, die allemaal regelmatig moeten worden geanalyseerd om slecht presterende locaties te weren, en meer. Met de mogelijkheid om locaties met weinig verkeer in uw supply chain te herkennen, kunt u strategische beslissingen nemen om te consolideren waar dat mogelijk is. Het spreekt voor zich dat het elimineren van fysieke locaties, zonder de operaties in gevaar te brengen, een stap in de goede richting is voor het bereiken van een duurzame supply chain. De kans is groot dat hierdoor uw productiviteit toeneemt en de kosten dalen; het is een win-win situatie.

5. Leveranciersanalyse: Het is niet altijd gemakkelijk om uit te zoeken welke leveranciers voor vertragingen zorgen binnen uw supply chain, maar uw EDI-oplossing kan daarbij helpen. Een grondige leveranciersanalyse is noodzakelijk om te bepalen met welke leveranciers u de banden moet verbreken en met welke leveranciers u juist de banden moet versterken. Vanuit een puur operationeel perspectief is dit een voor de hand liggende praktijk. Vanuit een duurzaam oogpunt niet zo; het is gemakkelijk om over het hoofd te zien hoe bepaalde leveranciers kunnen bijdragen aan een aantal activiteiten in de supply chain die niet zo duurzaam zijn. Een vertraging in de levering van een kritiek productieonderdeel kan bijvoorbeeld leiden tot alternatieve bevoorrading en meerdere (mogelijk internationale) deelzendingen, wat allemaal vermeden had kunnen worden als de leverancier op tijd had geleverd.

Aandachtspunten voor een Duurzame Supply Chain

Onthoud goed: Kleine, iteratieve veranderingen leiden tot resultaat. Op zichzelf zal een geavanceerde EDI oplossing uw supply chain niet van de ene op de andere dag transformeren. Het zal wel datagestuurde beslissingen mogelijk maken die in combinatie met andere duurzame supply chain maatregelen kunnen worden toegepast.

De emissies van een end-to-end supply chain kunnen meer dan vijf keer zo hoog zijn als die van de directe activiteiten van een bedrijf. De uitdaging hier is dat de meeste leveranciers die zich niet houden aan eerlijke arbeidspraktijken en duurzaamheidsrichtlijnen vaak low-tier zijn. Naarmate de supply chains groter worden, wordt het, als maatschappelijk verantwoord ondernemen en milieuduurzaamheid een topprioriteit zijn, dus steeds belangrijker om de huidige leveranciers te evalueren en nieuwe leveranciers goed te screenen. Dit houdt onder meer in dat voor alle leveranciers duurzaamheidsvoorwaarden moeten worden vastgesteld waarover niet kan worden onderhandeld en dat geërfde leveranciers uit fusies en overnames moeten worden onderzocht.

Bovendien verplichten veel landen, zoals Nederland, individuele bedrijven om de overheid te informeren over de voorzorgsmaatregelen die zij hebben genomen om bij te dragen aan een duurzamer milieu. Zo is het in bijvoorbeeld sinds 1 juli 2019 voor bedrijven verplicht om de Nederlandse overheid te informeren welke energiebesparende maatregelen ze hebben genomen. En moet vanaf 2050 de industrie circulair zijn en bijna geen broeikasgassen meer worden uitgestoot.

In de toekomst kunnen bedrijven forse boetes verwachten als ze niet voldoen aan een bepaalde duurzaamheidsnorm. Daarnaast worden er al boetes uitgedeeld door de ACM op het moment dat een bedrijf zegt dat het duurzaam werkt, terwijl dit niet het geval is of als het bedrijf dit niet kan bewijzen.