Tout d'abord, il est important de fixer des objectifs concrets. Par exemple, des objectifs tels que « Je veux que 50 % de mes factures entrantes soient dématérialisées dans un an » ou « Je veux recevoir uniquement des commandes dématérialisées d'ici 2024 ». Ces objectifs peuvent sembler vastes, mais il est important de définir les objectifs et les besoins de croissance propres à votre entreprise. 

Commencer par le début

L'étape suivante consiste à faire part de vos ambitions à vos clients et fournisseurs. Au cours de ces conversations, il est essentiel de préciser l'objectif, son importance, la date à laquelle il doit être atteint et les ressources nécessaires pour y parvenir. Le message que vous voulez faire passer ici est le suivant : « Nous ne pouvons digitaliser que si vous digitalisez aussi ». Toutefois, il est conseillé de choisir et de commencer par les clients et les fournisseurs les plus importants. Il est également important de faire des recherches pour savoir dans quelle mesure ils sont déjà en mesure de digitaliser. Cela peut varier d'une entreprise à l'autre, mais il peut s'agir par exemple d'une entreprise qui a déjà adopté des pratiques de digitalisation pour l'échange de documents avec quelques clients ou fournisseurs spécifiques.

Le plus grand domaine d'amélioration en termes de digitalisation se situe entre les factures et les commandes. Le point de départ le plus évident est la dématérialisation des factures, puis des commandes et enfin des documents liés aux factures et aux commandes. Prenons l'exemple d'une carte de pointage d'un travailleur temporaire. Les avantages opérationnels pour le fournisseur et l'acheteur comprennent la réduction du temps de traitement et un paiement plus rapide.

Sortir de l'impasse

Nous ne mentirons pas : aligner les processus des clients et des fournisseurs peut être plus facile à dire qu'à faire, mais il existe heureusement des normes qui facilitent la tâche. Par exemple, les normes européennes régissent les données qui doivent figurer sur une facture. Si les deux parties respectent ces normes, il est possible de préparer les deux extrémités du système en conséquence, qu'il s'agisse d'une facture entrante ou d'une facture sortante. Les normes de ce type sont utiles parce qu'elles ne doivent être appliquées qu'une seule fois à tous les clients et fournisseurs, ce qui évite de devoir les modifier à chaque fois pour chaque partenaire commercial.

Parfois, les clients ont une plateforme d'approvisionnement particulière et pensent que leurs fournisseurs devraient s'y connecter. Cela peut entraver la normalisation nécessaire lorsque les fournisseurs s'y opposent et, dans certains cas, exigent une compensation supplémentaire pour cet effort. Pour sortir d'une telle impasse, il est important de revenir à l'objectif initial et d'expliquer pourquoi cet objectif est si important pour les deux parties. En ce qui concerne la facturation électronique, il est essentiel de garder à l'esprit que chaque entreprise devra s'y conformer par la loi à un moment ou à un autre au cours des quatre prochaines années.

Sucess Story

Chez TIE Kinetix, nous sommes enthousiasmés par les success stories que nous entendons dans nos pratiques quotidiennes. Un bon exemple est celui de Plus Supermarkets, qui a presque entièrement digitalisé ses processus d'achat de stocks en magasin. Cette réussite est à mettre au crédit de l'utilisation de normes et d'un processus complet d'information et d'intégration des fournisseurs. Un autre exemple de réussite vient du secteur public, où la municipalité d'Amsterdam a maintenant atteint plus de 60 % de facturation électronique, ce qui est un véritable exploit étant donné qu'elle a pas moins de 16 000 fournisseurs, allant des petites aux grandes entreprises.

Enfin, TIE Kinetix souhaite souligner combien il est important de démarrer les projets de digitalisation le plus rapidement possible. Nous constatons souvent des réticences à rendre obligatoire un outil comme la facturation électronique parce qu'il est encore considéré comme inutile, ou par crainte que les fournisseurs ne veuillent pas ou ne puissent pas adopter ces pratiques. Pourtant, l'urgence est là, et il est important de dépasser ces incertitudes. 

En outre, la crainte que les fournisseurs ne puissent pas ou ne veuillent pas suivre ces évolutions technologiques n'est pas fondée. Il y a cinq ans, cette crainte était peut-être fondée, mais aujourd'hui, ce n'est tout simplement plus le cas. Nous le savons en partie parce que le gouvernement rend déjà la facturation électronique obligatoire. Les fournisseurs sont de plus en plus habitués à ces développements et trouvent souvent que la connexion à la plateforme souhaitée se fait sans effort. Il est même possible de faire tester à l'avance une sélection de fournisseurs pour voir s'ils sont déjà en mesure d'envoyer des factures électroniques. En fin de compte, rien ne s'oppose à ce que les entreprises profitent pleinement des possibilités offertes par la digitalisation.

 

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