25 octobre 2021

Pour un fournisseur, faire de l’EDI signifie être capable d’envoyer et de recevoir des documents électroniquement, conformément aux demandes de son client. Quasiment tous les gros distributeurs (Carrefour, Leclerc, Auchan…) ont imposé un fonctionnement avec l’EDI à leurs partenaires commerciaux. Ainsi, quand il s’agit d’échange de documents, guère d’autre choix que de se plier à leurs exigences.  

Mais ces géants de la distribution ont des milliers de fournisseurs, et chacun d’entre eux se doit d’être conforme à l’EDI, sans quoi ils ne pourraient pas travailler ensemble. Dans ce cas, comment répondre à tous ces critères pour pouvoir faire de l’EDI ? Reprenons depuis le début.

Les Prérequis à l’EDI

Si vous êtes un fournisseur qui cherche à étendre son portefeuille client, et entrer dans la « cour des grands », il est préférable de se familiariser avec les prérequis de l’EDI avant de sauter à pieds joints dans un accord avec tous les Carrefour du monde.

Ce que vous devez savoir avant de vous lancer dans l’EDI :

Conformité avec les partenaires commerciaux

Ceci dépendra de qui est votre (potentiel) client. Chaque distributeur a sa manière de faire ; être conforme à l’EDI de Carrefour ne signifie pas être conforme à celui d’Auchan. Il est primordial de comprendre cet aspect de l’EDI. En effet, le nombre de clients, nouveaux et/ou existants, va définir la quantité de temps et d’efforts nécessaire pour vous aligner sur les critères EDI spécifiques à chacun. Cela vous aidera également à déterminer si vous devez, ou non, externaliser vos opérations EDI chez un offreur de solution tel que TIE Kinetix.

Types de Documents EDI, Normes, Formats & Protocoles de Communication

Quand vous signez un accord commercial avec un client qui vous impose de faire de l’EDI, le contrat stipulera quels sont les critères requis pour répondre à leur demande. Cependant, il est important de savoir que votre client peut changer ces critères à tout moment.

Voici ce que votre client va principalement vous lister :

Types de Documents
Votre client va vous donner une liste de types de documents obligatoires, aussi appelés messages EDI, que vous serez capable d’émettre ou recevoir électroniquement. Ces types de documents peuvent inclure des factures, bons de commande, avis de livraisons, et beaucoup d’autres encore.

Normes
Les normes EDI définissent une structure commune dans un document pour que les données contenues, par exemple dans une facture, puissent être comprises par le système en réception et traitées automatiquement. L’EDIFACT est la norme la plus utilisée en Europe, alors qu’aux Etats-Unis nous parlons de l’ANSI X12. Chaque norme classe les documents EDI selon un code de transaction spécifique qui peut être facilement identifié.

Voici quelques messages EDIFACT :

  • INVOIC : Facture
  • ORDERS : Commande
  • DESADV : Avis d’expédition
  • INVRPT : Inventaire de stock

Formats
En plus des normes EDI que votre client choisit d’utiliser (sachant qu’il peut aussi choisir un format propriétaire), les exigences vont également varier d’un partenaire commercial à un autre. C’est là que vous pouvez rencontrer des difficultés, car même si votre client utilise un format EDI standardisé, ils auront probablement des critères spécifiques qui vous obligeront à créer des liaisons directes pour chaque document échangé avec chaque partenaire.

Votre client vous dira exactement comment il désire structurer et indiquer chaque donnée pour que vous puissiez répondre à ses exigences, ce qui reste laborieux puisque vous pouvez traiter avec des dizaines, voire centaines, de partenaires commerciaux. Le travail à effectuer en mapping (le procédé qui permet de créer des points de connexion) peut être titanesque, mais reste néanmoins nécessaire si vous souhaitez avoir des échanges EDI conformes.

Protocoles de Communication
Les dernières pièces du puzzle EDI sont les protocoles de communication, ou méthode de transfert de documents. En plus de tout le reste, il faut adhérer à un protocole spécifique de communication qui demande une connexion avec un logiciel pour la méthode d’envoi.

La plupart des entreprises en France demandent d’envoyer des documents EDI avec la norme EDIFACT via une connexion AS2. Envoyer un document EDI via une chaîne de communication comme l’AS2 a pour but de fournir une couche de sécurité supplémentaire autour des échanges. D’autres protocoles répandus sont l’AS4, le X.400 et le SFTP.

Que se passe-t-il quand vous n’êtes pas conforme ?

Réussir à répondre aux exigences EDI des clients n’est pas une tâche aisée. Si vous ne savez pas par où commencer, ou si votre entreprise est en pleine expansion, et que les demandes EDI deviennent trop importantes pour votre équipe interne, les erreurs sont inévitables. Ce n’est pas surprenant, et malheureusement, il y a des conséquences à ces erreurs, même les plus minimes.

Ces conséquences se traduisent par des pénalités, le prix à payer quand on est en défaut de conformité EDI. Votre client risque de vous soumettre à des pénalités quand un certain nombre d’exigences ne sont pas remplies. Cela va du mauvais format EDI à une erreur lors d’une entrée manuelle sur une facture. Dans tous les cas, les grands distributeurs ne laissent rien passer. C’est pourquoi il est important de vous concentrer sur l’EDI et de choisir un offreur de solution qui vous garantit qu’il restera conforme aux normes EDI, et ce, même lorsque votre partenaire change ses critères.  

Comment TIE Kinetix peut vous aider ?

TIE Kinetix est un partenaire global pour votre entreprise. Nous vous aidons à rester conformes aux normes EDI, peu importe votre localisation et vos clients. Avec FLOW, vous pouvez facilement bénéficier de n’importe quelle connexion EDI, peu importe la norme et le type de document, sans besoin d’avoir de l’expérience dans le domaine. Nous travaillons avec vous pour déterminer la meilleure approche pour répondre aux normes EDI de vos clients. Vous pourrez ainsi ne plus vous soucier des pénalités et vous focaliser sur ce qui compte vraiment : faire grandir votre entreprise.