Image
24 september 2021
Voor een leverancier betekent compliance (betekenis: naleving van de geldende regels) bij e-facturatie dat de facturen die verstuurd worden voldoen aan de vereisten van de klant. Bij business-to-government (B2G) transacties is in Europa is het versturen van e-facturen vaak de regel. En ook veel retailers hebben nalevingscriteria voor e-facturatie aan hun handelspartners opgelegd.
Als bij het sluiten van nieuwe handelsovereenkomsten compliance en e-facturatieregels onderdeel worden van het gesprek, is het belangrijk om te begrijpen wat compliance precies betekent in deze situatie.
Criteria voor compliance bij e-facturatie
Als u als leverancier uw klantenbestand in B2B, B2G, of beide, wilt uitbreiden, zult u bekend moeten worden met de ins en outs van compliance bij e-facturatie. Idealiter voor u halsoverkop in een handelsovereenkomst stapt die nieuwe eisen aan uw organisatie stelt.
Hier vindt u alles wat u moet doen om ervoor te zorgen dat uw e-facturen aan de eisen voldoen, zodat u compliant bent.
Compliance bij handelspartners
De nalevingscriteria zijn afhankelijk van wie uw (potentiële) klant is. Iedere organisatie heeft zijn eigen manier van werken. Dus als u facturen kunt sturen die voldoen aan de specificaties van Gemeente Amsterdam betekent dit niet automatisch dat u in staat bent om e-facturen te sturen die in de ogen van bijvoorbeeld Albert Heijn compliant zijn.
Dit is belangrijk om te weten. Het aantal nieuwe en/of bestaande klanten bepaalt namelijk hoeveel tijd en moeite het kost om aan specifieke eisen te voldoen. Het geeft u ook een goede indicatie van de noodzaak om alles in eigen beheer te houden of uw facturatieproces uit te besteden aan een leverancier van externe oplossingen zoals TIE Kinetix.
Standaarden & communicatienetwerken
Als u een handelsovereenkomst sluit met een klant die aan zijn leveranciers strenge regels voor e-facturatie heeft gesteld, zal het contract alle technische informatie moeten bevatten die u nodig heeft om aan deze eisen te kunnen voldoen. Het is echter goed om in het achterhoofd te houden dat de eisen van uw klant op elk moment kunnen veranderen.
Dit is wat uw klant doorgaans zal voorleggen:
Standaarden
Standaarden voor e-facturatie definiëren een algemene documentenstructuur, zodat de gegevens op de factuur door het ontvangende systeem kunnen worden begrepen en automatisch worden verwerkt. Uw klant geeft aan welke standaard u moet gebruiken om te voldoen aan het e-facturatiebeleid.
Of het nu gaat om B2B of B2G, Peppol BIS 3.0 is de meest gebruikte standaard voor e-facturatie in Europa, vooral omdat deze standaard geschikt is voor internationaal gebruik. Maar er zijn ook een aantal andere standaarden in gebruik, waaronder ZUGFeRD in Duitsland en Mercurius in België.
Communicatienetwerken
Naast het gebruik van een specifieke standaard voor e-facturatie, zal uw klant u ook laten weten hoe hij of zij de e-facturen wenst te ontvangen. Oftewel, van welk communicatienetwerk u gebruik moet maken. Het belangrijkste doel van het verzenden van facturen via een specifiek communicatiekanaal is om te zorgen voor extra beveiliging rond de uitwisselingen.
Het Peppol-netwerk is de meest gebruikte communicatiemethode voor het verzenden van e-facturen in Europa. Het is een open netwerk, dus het enige wat u hoeft te doen, is een serviceprovider te vinden die als officieel Peppol Access Point fungeert, zoals TIE Kinetix. Van daaruit kunt u facturen uitwisselen met iedereen in het netwerk, dus niet alleen met uw klant.
Het kan echter ook zo zijn dat uw klant eist dat u uw facturen via een andere methode verstuurt, zoals een AS2-verbinding. Hiervoor is een softwareverbinding vereist. Enkele andere veel voorkomende protocollen zijn AS4, X.400 en SFTP.
Wat gebeurt er als u niet compliant bent?
Voldoen aan de compliance-eisen van uw klanten is niet altijd gemakkelijk. Als u geen idee heeft waar u moet beginnen of als uw bedrijf groeit en de eisen voor e-facturatie te veel worden voor uw interne team, zijn fouten onvermijdelijk. Dit verbaast u waarschijnlijk niet, maar wat u mogelijk wel verbaast is dat deze fouten gevolgen hebben. Zelfs de kleinste, zoals een fout in de handmatige invoer van uw factuur.
Deze gevolgen staan ook wel bekend als ‘compliance chargebacks’. Dit zijn boetes die u kunt krijgen van uw klant (naast mogelijk een beschadigde relatie). Daarom is het belangrijk dat u goed voorbereidt bent en een serviceprovider kiest die garandeert dat u compliant blijft, zelfs als de eisen van uw handelspartner veranderen.
Hoe kan TIE Kinetix u helpen?
TIE Kinetix is een internationale partner voor uw bedrijf. Wij zorgen ervoor dat uw facturen compliant zijn, ongeacht uw locatie en ongeacht wie uw klanten zijn. Met FLOW kunt u eenvoudig profiteren van de vertaling van alle documenten - u heeft geen ervaring nodig. Wij werken met u samen om de beste aanpak te bepalen om te kunnen voldoen aan de e-factureringseisen van uw klanten. Zo hoeft u zich geen zorgen meer te maken over compliance chargebacks en kunt u zich richten op wat echt belangrijk is: uw bedrijf laten groeien.
