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19. August 2022
Procure-to-Pay
Procure-to-Pay (P2P), auch Purchase-to-Pay genannt, ist der vollständig automatisierte Prozess von der Kaufanfrage bis zur Zahlung zwischen B2B-Käufern und Verkäufern. Zu den Vorteilen von P2P gehören Kosteneinsparungen, geringere Risiken und eine höhere Effizienz. Das Ziel eines automatisierten P2P-Prozesses ist es, den Einkaufsprozess zu optimieren, was bedeutet, dass es sich um eine käufergesteuerte Initiative handelt. Auf der Lieferantenseite wird dies als Order-to-Cash-Prozess bezeichnet.
Der P2P-Prozess besteht aus mehreren Schritten, ist aber nicht allzu kompliziert. Zunächst stellt der Einkäufer einen Bedarf an einer Ware oder Dienstleistung fest und wählt dann einen Lieferanten aus. Dann gibt der Einkäufer eine Bestellanforderung bei dem ausgewählten Lieferanten auf. Es wird eine Bestellanforderung (mit Angaben zu den Kosten, den erbrachten Leistungen und dem Lieferanten) erstellt, die intern genehmigt werden muss, bevor die Bestellung an den Lieferanten gesendet wird.
Nach der Genehmigung der Bestellanforderung wird eine Bestellung erstellt und an den Lieferanten gesandt. In der Bestellung werden Details wie Produkt-/Dienstleistungsbeschreibungen und Rechnungsinformationen angegeben. Der Lieferant erhält die Bestellung und bestätigt den Erhalt durch Senden einer elektronischen Bestellbestätigung. Wenn die Bestellung versandfertig ist, benachrichtigt der Lieferant den Käufer mit einer Versandmitteilung.
Wenn das Produkt oder die Dienstleistung geliefert oder erbracht wurde, schickt der Lieferant eine Rechnung. Die Rechnungen müssen mit den Angaben in der Bestellung übereinstimmen, und sobald dies überprüft wurde (d. h. 3-Wege-Abgleich), kann der Käufer die Rechnung in sein Buchhaltungs- oder ERP-System eingeben und die Zahlung überweisen.
Source-to-Pay (S2P)
Source-to-Pay (S2P) ist eine erweiterte Version des P2P-Prozesses. Er beginnt zwar auf ähnliche Weise (es wird ein Bedarf ermittelt), doch gibt es zu Beginn des Prozesses zusätzliche Schritte, die sich hauptsächlich mit der Lieferantenauswahl befassen. Die Ziele von S2P sind die Steigerung der Produktivität und Einsparungen, die Identifizierung neuer Lieferanten/Lieferanten und die Verringerung des Gesamtrisikos. Weitere Schritte im S2P-Prozess sind die strategische Beschaffung und das Lieferantenmanagement (eine einfache Möglichkeit zur Verfolgung und Analyse von KPIs) für künftige Einkäufe.
Der S2P-Prozess beginnt auf die gleiche Weise wie der P2P-Prozess: Es wird ein Bedarf ermittelt. Bei S2P muss jedoch noch ein Lieferant ausgewählt werden. In diesem Fall führt die einkaufende Organisation zunächst eine Datenanalyse durch, um die Anbieter entsprechend ihrem Bedarf zu bewerten: Sie vergleichen Preise, Bewertungen und Ziele der Anbieter. Der Einkäufer wählt einige Anbieter aus, die in die nächste Phase eintreten, und fordert von jedem von ihnen weitere Informationen an.
Die Anbieter übermitteln die angeforderten Informationen, z. B. ein Angebot, einen Kostenvoranschlag oder einige ihrer wichtigsten Finanzberichte. Der Einkäufer nutzt diese Informationen dann, um eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, von welchem Anbieter er die Waren oder Dienstleistungen beziehen möchte. Nach der Auswahl des Anbieters hat der Käufer jedoch immer noch die Möglichkeit, mit dem Verkäufer zu verhandeln, nachdem dieser als bevorzugter Anbieter ausgewählt wurde.
Nachdem sich beide Parteien auf einen Vertrag geeinigt haben, kann der normale P2P-Prozess wie oben beschrieben ablaufen. In der Zukunft sind die in den früheren Phasen gesammelten Daten nützlich für die Analyse von Geschäftsentscheidungen und können zu einer genaueren Trendprognose führen.
Wie unterstützt die Technologie diese Prozesse?
Die Prozesse "Invoice-to-pay", "Procure-to-pay" und "Source-to-pay" werden durch verschiedene Arten von E-Procurement-Software unterstützt. Invoice-to-pay-Software kann so einfach sein, dass sie die automatische Überprüfung von Rechnungen ermöglicht, während Source-to-pay-Software fortschrittlicher ist, weil der Prozess mehr Schritte umfasst. Unabhängig davon besteht das Ziel des Einsatzes von Technologie zur Unterstützung eines oder mehrerer dieser Prozesse darin, so viel wie möglich zu vereinfachen und zu automatisieren.
Die TIE Kinetix-Lösung (B2B-Kommunikation)
Zu den häufigen Problemen, die bei der Beschaffung auftreten können, wenn keine unterstützende Technologie vorhanden ist, gehören Bestellungsfehler, Rechnungsfehler, verspätete Zahlungen und vieles mehr. Durch den Einsatz eines automatisierten Systems wie unserer FLOW-Plattform können Sie das Risiko menschlicher Fehler ausschließen, z. B. eine stornierte Bestellung aufgrund einer kleinen, falsch eingegebenen Bestellmenge.
FLOW unterstützt Sie bei der effizienten und fehlerfreien Abwicklung von Geschäftstransaktionen mit Ihren Handelspartnern, indem es dafür sorgt, dass alle Ihre Dokumente sicher elektronisch gesendet und empfangen werden. Außerdem ist FLOW Cloud-nativ und lässt sich nahtlos in die von Ihnen verwendete ERP-Software (Enterprise Resource Planning) integrieren.
Für Einkäufer bietet FLOW das Potenzial für eine 100-prozentige Digitalisierung, indem es Anbietern aller Größen und technischen Möglichkeiten ermöglicht, ihre Dokumente elektronisch zu versenden:
PORTAL-2-FLOW: Für kleine Unternehmen, die nur wenige Dokumente pro Monat austauschen, macht es unsere webbasierte Lösung einfach, mit Ihnen zu kommunizieren, ohne sich Gedanken zu machen - wir stellen ihnen ein einfach zu bedienendes Webformular zur Verfügung, so dass eine Internetverbindung genügt, um loszulegen.
PDF-2-FLOW: Für kleine bis mittlere Unternehmen ermöglicht PDF-2-FLOW den Lieferanten, weiterhin (digital entstandene) PDF-Versionen ihrer Geschäftsdokumente zu versenden. Wir konvertieren sie mit 100-prozentiger Genauigkeit in das entsprechende elektronische Format, so dass sie sofort von Ihrem ERP-System verarbeitet werden können. Im Gegensatz zu unzuverlässigen OCR-Lösungen (Optical Character Recognition) verwendet PDF-2-FLOW hochentwickelte Technologien der künstlichen Intelligenz (AI) und des maschinellen Lernens (ML), um eine maximale Leistung zu gewährleisten.
EDI-2-FLOW: Wenn Sie und/oder Ihre Geschäftspartner bereits über eine EDI/XML-Lösung verfügen, bietet EDI-2-FLOW eine direkte Verbindung zur Abwicklung von P2P-Transaktionen. Da es sich um eine vollautomatische Lösung handelt, muss das Buchhaltungsteam Ihres Unternehmens keine Zeit mehr für überflüssige Aufgaben aufwenden, wie z. B. die ständige Überprüfung auf Fehler in Transaktionsdokumenten.
Wie ergänzen unsere Lösungen die S2P- und P2P-Lösungen?
TIE Kinetix kann zwar nicht auf Ihren internen Workflow zugreifen, aber wir können sicherstellen, dass der Dokumentenaustausch zwischen Ihnen und Ihren Handelspartnern nahtlos und vollständig automatisiert abläuft - und zwar für alle Ihre Handelspartner. Die Möglichkeit, mit einer einzigen Lösung eine 100%ige Digitalisierung aller B2B-Transaktionen zu erreichen, ist von unschätzbarem Wert und maximiert sofort den Wert, den Sie aus Ihren S2P- oder P2P-Lösungen ziehen können.
Der Einsatz von FLOW zusätzlich zu Ihrem S2P- oder P2P-System kann Ihnen helfen, Ihre Einkaufsgewohnheiten weiter zu analysieren, KPIs auszuwerten und finanzielle Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Neben der vollständigen Integration in Ihr ERP-System ist FLOW auch in der Lage, sich in Ihre anderen Lösungen zu integrieren, um sicherzustellen, dass jeder Schritt des Einkaufsprozesses fehlerfrei und vollständig automatisiert ist.
