8. August 2022

Wenn eines auf dem Kfz-Ersatzteilmarkt sicher ist, dann ist es, dass Einzelhändler, Händler und Erstausrüster schnell handeln, um mit den Erwartungen der Verbraucher Schritt zu halten. Dies hat zum Aufkommen des Omnichannel-Einzelhandels in der gesamten Automobilindustrie geführt, und die Akteure auf dem Ersatzteilmarkt sind da keine Ausnahme.

In den meisten Fällen ist ein Omnichannel-Ansatz in diesem Bereich Neuland. Mit anderen Worten, während die Akteure des Kfz-Ersatzteilmarktes versuchen, diese Veränderungen zu bewältigen, wird oft deutlich, dass die traditionellen Geschäftsabläufe nicht mehr geeignet sind und dass die Lieferkettenprozesse neu konzipiert werden müssen. Infolgedessen haben sich viele für einen integrierten Ansatz entschieden, um eine effiziente Zusammenarbeit mit Handelspartnern zu gewährleisten und einen differenzierten Überblick über die Procure-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesse zu erhalten.

Für die Kreditorenbuchhaltung ist der 3-Wege-Abgleich eine Möglichkeit, die Kontrolle über den Procure-to-Pay-Prozess zu behalten. Obwohl er notwendig ist, hat er sich bei manueller Ausführung als zeitaufwändige und frustrierende Aufgabe erwiesen.

Was ist ein 3-Way Match?

Ein Drei-Wege-Abgleich oder 3-Wege-Abgleich bezieht sich auf den Prozess des Querverweises von drei Dokumenten, um die korrekte Bezahlung einer Rechnung sicherzustellen: Bestellung (PO), Wareneingang (Lieferankündigung) und schließlich die Rechnung selbst.

Der 3-Wege-Rechnungsabgleich ist eine gängige AP-Praxis und kann manuell durchgeführt werden, indem man die relevanten Dokumente von verschiedenen Stellen abruft und eine Selbstprüfung vornimmt. Vorzugsweise wird der 3-Wege-Abgleich jedoch über integriertes EDI automatisiert. In jedem Fall wird beim 3-Wege-Abgleich verglichen, was bestellt wurde, was eingegangen ist und was letztendlich auf der Rechnung steht.  

Manuelles 3-Way Match: Irrungen und Wirrungen

Obwohl das Gesamtkonzept eines Dreifachabgleichs relativ einfach zu sein scheint, wird jeder, der bereits Erfahrungen mit der manuellen Durchführung dieses Prozesses gemacht hat, dem widersprechen. Bei einem herkömmlichen, manuellen 3-Wege-Abgleich wird viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbracht. Das heißt, man muss E-Mails (vielleicht sogar Papierstapel) durchsehen, um die Dokumente zu finden, die die in der Rechnung enthaltenen Informationen bestätigen können.

Von da an sind ein scharfes Auge und viel Liebe zum Detail erforderlich, um sicherzustellen, dass jede einzelne Position übereinstimmt. Das ist zeitaufwändig, selbst wenn alles richtig läuft. Wenn jedoch etwas schief geht, wird aus dem dreifachen Abgleich eine aktive Suche nach demjenigen, der den oder die Fehler beheben kann. Dies führt oft zu Zahlungsverzögerungen und allgemein zu weniger Zeit für andere Aufgaben, die höhere Priorität haben.

Automatisiertes 3-Way Match: Glückliche Kreditorenabteilung

Da die täglichen Abläufe aufgrund neuer Geschäftskanäle und wachsender Netzwerke von Handelspartnern immer komplexer werden, ist Prozesseffizienz wichtiger als je zuvor. Mit dem automatisierten 3-Wege-Abgleich ist ein manuelles Eingreifen nur noch in Ausnahmefällen erforderlich. Dadurch wird der Rechnungsstellungsprozess erheblich beschleunigt, da alles im Hintergrund abläuft. Das heißt, selbst wenn eine Ausnahme vorliegt, wird der 3-Wege-Abgleich für alle anderen Rechnungen fortgesetzt. Es gibt keine Verzögerungen, und die Kreditorenbuchhaltung kann in anderen Bereichen weiterarbeiten.

Allerdings gibt es einen Haken: Ein automatisierter 3-Wege-Abgleich ist nur möglich, wenn alle Dokumente elektronisch eingegangen sind, und das erfordert eine integrierte EDI-Lösung. Sobald diese implementiert ist und der gesamte Dokumentenaustausch auf einen einzigen Kanal reduziert wurde, ist es einfach, Geschäftsregeln zu konfigurieren, die den 3-Wege-Abgleich automatisch durchführen. Von da an ist es ein kontinuierlicher Datenfluss in Echtzeit, der zu einer Reihe von Vorteilen führen kann:

  • Erhebliche Zeitersparnis
  • Geringere Fehlerquote
  • Pünktliche Zahlungen
  • Anspruch auf Frühzahlerrabatte
  • Automatisierte Zahlungen
  • Zufriedene AP-Abteilung
  • Und mehr

Langfristige Strategie denken

In vergelijking met andere industrieën is de auto-industrie traag met het invoeren van nieuwe technologieën. Dit komt meestal omdat er geen dringende noodzaak is. Maar nu omnichannel steeds populairder wordt, komen bepaalde inefficiënties in de supply chain, zoals 3-way matching in de crediteurenadministratie, aan het licht.

Hoewel in het verleden de crediteurenafdeling voor alle facturen een handmatige 3-way match kon uitvoeren, blijkt dit in het heden veel te tijdrovend en foutgevoelig te zijn. Het concept van 3-way matching is niet nieuw, maar het kan (en moet) op een nieuwe manier worden bekeken.

De auto-industrie verandert snel. Er is een 'need for speed' in de interne processen en technische beslissingen moeten vaak snel worden genomen om concurrerend te blijven. Snelle oplossingen zijn echter niet altijd de beste oplossingen voor de lange termijn. Als het gaat om geautomatiseerde 3-way matching als individueel proces, kan investeren in een volledige EDI oplossing een beetje extreem lijken. Maar als u geautomatiseerde 3-way matching ziet als één van de voordelen van geïntegreerde EDI, is het zeer zinvol om uw opties af te wegen en te kijken naar de mogelijkheden.

Tijdens het zoeken naar nieuwe oplossingen om zich aan te passen aan veranderende marktomstandigheden, bestaande supply chain-processen te optimaliseren, een gezonde cashflow in stand te houden en veeleisende consumenten tevreden te houden, is het belangrijk voor spelers in de auto-industrie om te denken aan de lange termijn.

Im Vergleich zu anderen Branchen hat der Kfz-Ersatzteilmarkt neue Technologien nur langsam übernommen. Das liegt daran, dass in den meisten Fällen kein dringender Bedarf bestand. Aber jetzt, wo der Omnichannel-Verkauf an Fahrt gewinnt, werden bestimmte Ineffizienzen in der Lieferkette überdeutlich sichtbar. Zum Beispiel der 3-Wege-Abgleich in der Kreditorenbuchhaltung.

Während es in der Vergangenheit für die Kreditorenbuchhaltung möglich war, einen manuellen 3-Wege-Abgleich für alle Rechnungen durchzuführen, erweist sich dies heute als viel zu zeitaufwändig und fehleranfällig. Das Konzept des 3-Wege-Abgleichs ist nicht neu, aber es kann (und sollte) auf eine neue Weise betrachtet werden.

Mit anderen Worten: Der Kfz-Ersatzteilmarkt verändert sich schnell. Interne Prozesse müssen beschleunigt werden, und technische Entscheidungen müssen oft schnell getroffen werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Schnelle Lösungen sind jedoch nicht immer die besten langfristigen Lösungen. Wenn es um den automatisierten 3-Wege-Abgleich geht, mag die Investition in eine umfassende EDI-Lösung etwas übertrieben erscheinen, wenn man an einzelne Prozesse denkt. Wenn Sie jedoch den automatisierten 3-Wege-Abgleich als einen einzigen Vorteil von integriertem EDI betrachten, macht es viel mehr Sinn, Ihre Optionen abzuwägen und die Möglichkeiten in Betracht zu ziehen.

Da die Akteure des Kfz-Ersatzteilmarktes weiterhin nach neuen Lösungen suchen, um sich an die veränderten Marktbedingungen anzupassen, bestehende Lieferkettenprozesse zu optimieren, einen gesunden Cashflow aufrechtzuerhalten und anspruchsvolle Kunden zufriedenzustellen, ist es wichtig, langfristig zu denken.