Was wird benötigt, um EDI-konform zu sein?

28. Februar 2022

Aus der Sicht eines Anbieters bedeutet EDI-Konformität, dass er in der Lage ist, EDI-Dokumente gemäß den Anforderungen seiner Kunden zu senden und zu empfangen. Praktisch jeder große Einzelhändler (z. B. EDEKA, REWE, ALDI, LIDL, DEPOT,  usw.) hat seinen Handelspartnern EDI-Compliance-Anforderungen auferlegt, d. h., wenn es um den Dokumentenaustausch geht, ist es ihr Weg oder besser der Highway. 

Aber diese Einzelhandelsriesen haben Tausende und Abertausende von Lieferanten, die alle EDI-konform sind - sonst könnten sie nicht miteinander Geschäfte machen. In diesem Fall kann es also nicht allzu schwer sein, ihre EDI-Anforderungen zu erfüllen, oder? Richtig. Wenn man weiß, was zu tun ist, ist das so. 

EDI-Konformitätsanforderungen

Wenn Sie ein Anbieter sind, der seinen Kundenstamm erweitern und sozusagen in die "große Liga" aufsteigen möchte, sollten Sie sich mit den Anforderungen von EDI vertraut machen, bevor Sie sich kopfüber in ein Handelsabkommen mit den EDEKA´s dieser Welt stürzen. 

Hier finden Sie alles, was Sie wissen müssen, um EDI-konform zu sein, von Anfang bis Ende: 

Einhaltung der Vorschriften für Handelspartner

Das hängt davon ab, wer Ihr (potenzieller) Kunde ist. Jeder Einzelhändler hat seine eigene Art und Weise, Dinge zu tun. EDI-konform für EDEKA zu sein ist also nicht dasselbe wie EDI-konform für REWE zu sein. Dies ist die wichtigste Erkenntnis, wenn es darum geht, EDI-konform zu sein, denn die Anzahl der neuen und/oder bestehenden Kunden bestimmt den Zeit- und Arbeitsaufwand, der erforderlich ist, um bestimmte EDI-Anforderungen zu erfüllen. Dies ist auch ein guter Anhaltspunkt dafür, ob Sie die EDI-Aktivitäten intern verwalten oder an einen externen Lösungsanbieter wie TIE Kinetix auslagern sollten. 

EDI-Dokumenttypen, Standards, Formate und Kommunikationsprotokolle 

Wenn Sie einen Handelsvertrag mit einem Kunden abschließen, der seinen Lieferanten EDI-Anforderungen auferlegt hat, wird der Vertrag alle technischen Informationen enthalten, die Sie benötigen, um die Anforderungen zu erfüllen. Sie sollten jedoch bedenken, dass Ihr Kunde seine Anforderungen jederzeit ändern kann.

In der Regel wird Ihr Kunde Ihnen die folgenden Informationen zur Verfügung stellen:

Dokumententypen
Ihr Kunde gibt Ihnen eine Liste mit obligatorischen Dokumenttypen, auch EDI-Transaktionen genannt, die Sie elektronisch versenden oder empfangen können müssen. Zu diesen Dokumenttypen gehören z. B. Rechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferankündigungen und vieles mehr. 

Standards
EDI-Standards definieren eine gemeinsame Dokumentenstruktur, so dass die Daten, die beispielsweise in einer Rechnung enthalten sind, vom empfangenden System verstanden und automatisch verarbeitet werden können. ANSI X12 ist der in den USA (insbesondere im Einzelhandel) am häufigsten verwendete EDI-Standard, während der bekannteste internationale Standard EDIFACT ist. Jeder Standard klassifiziert die EDI-Dokumente nach einem bestimmten Transaktionscode, so dass sie leicht identifiziert werden können. 

FormateNeben dem EDI-Standard, für den sich Ihr Kunde entschieden hat (falls vorhanden - er kann sich auch für ein proprietäres Format entscheiden), werden sich die Anforderungen von einem Handelspartner zum nächsten unterscheiden. Selbst wenn Ihr Kunde ein standardisiertes EDI-Format verwendet, wird er wahrscheinlich zusätzliche Anforderungen haben, die dazu führen, dass für jedes einzelne Dokument, das mit jedem einzelnen Handelspartner ausgetauscht wird, eine Punkt-zu-Punkt-Verbindung hergestellt werden muss.

Ihr Kunde wird Ihnen genau sagen, wie er seine Daten strukturiert und kennzeichnet, so dass Sie sich an seinen Anforderungen orientieren können, aber es ist trotzdem keine leichte Aufgabe, wenn Sie es mit Dutzenden oder gar Hunderten von Handelspartnern zu tun haben. Der Aufwand für das EDI-Mapping (die Erstellung der Punkt-zu-Punkt-Verbindungen) kann sich schnell summieren, ist aber absolut notwendig, wenn Sie erfolgreiche Verbindungen herstellen und EDI-konform sein wollen. 

KommunikationsprotokolleDas letzte Teil des Puzzles der EDI-Konformität ist das Kommunikationsprotokoll oder die Dateiübertragungsmethode. Die Einhaltung eines bestimmten Kommunikationsprotokolls erfordert nicht nur eine Verbindung zu der für die jeweilige Versandmethode erforderlichen Software. 

Walmart zum Beispiel verlangt von allen Lieferanten, dass sie EDI-Dokumente nach dem ANSI X12-Standard und über eine AS2-Verbindung versenden. Der Zweck des Versands von EDI-Dokumenten über einen Kommunikationskanal wie AS2 besteht darin, eine zusätzliche Sicherheitsebene für den Datenaustausch zu schaffen. Zu den anderen gängigen Protokollen gehören AS4, X.400 und SFTP. 

Was passiert, wenn Sie sich nicht an die Vorschriften halten?

Die Erfüllung der EDI-Anforderungen Ihrer Kunden ist definitiv nicht einfach. Wenn Sie keine Ahnung haben, wo Sie anfangen sollen, oder wenn Ihr Unternehmen wächst und die EDI-Anforderungen Ihr internes Team überfordern, sind Fehler vorprogrammiert. Das ist wahrscheinlich keine Überraschung, aber diese Fehler haben Konsequenzen - auch wenn sie noch so klein sind. 

Diese Konsequenzen werden als Rückbuchungen bezeichnet und gehören zu den Kosten, die entstehen, wenn Sie nicht EDI-konform sind. Ihr Kunde wird wahrscheinlich eine Rückbuchung veranlassen, wenn eine beliebige Anzahl von Anforderungen nicht erfüllt wird. Das kann von der Nichtverwendung des richtigen EDI-Formats bis hin zu einem manuellen Eingabefehler bei einer Rechnung reichen. In jedem Fall sind große Einzelhändler nicht zimperlich. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich für den Erfolg rüsten und einen Dienstleister wählen, der Ihnen garantiert, dass Sie auch dann EDI-konform bleiben, wenn sich die Anforderungen der Handelspartner ändern.   

Wie kann TIE Kinetix Ihnen dabei helfen?  

TIE Kinetix ist ein globaler Partner für Ihr Unternehmen. Wir helfen Ihnen, EDI-konform zu bleiben, egal wo Sie sich befinden und wer Ihre Kunden sind. Mit FLOW können Sie ganz einfach von jeder beliebigen EDI-Übersetzung profitieren - Erfahrung ist nicht erforderlich. Wir arbeiten mit Ihnen zusammen, um den besten Ansatz zur Erfüllung der EDI-Anforderungen Ihrer Kunden zu finden, damit Sie sich keine Sorgen mehr über Rückbuchungen machen müssen und sich auf das konzentrieren können, was zählt: das Wachstum Ihres Unternehmens.