22. Februar 2021

Dateiübertragungen sind das A und O in der Geschäftswelt. Ganz gleich, ob es sich um ein einfaches Word-Dokument im Anhang einer E-Mail, eine elektronische Rechnung per VAN oder ein 20 GB großes Video handelt, Dateiübertragungen bringen unsere Informationen von Punkt A nach Punkt B, damit wir unsere Arbeit erledigen können.

Diese Dateien gibt es in allen möglichen Formen und Größen, aber insgesamt lassen sich die Dateien in zwei Gruppen einteilen:

1. Strukturierte Daten
Strukturierte Daten sind Daten, die auf eine ganz bestimmte, allgemein verständliche Weise organisiert sind. Obwohl sie von Menschen nicht immer leicht zu interpretieren sind, wird diese Art von Daten von Computern leicht verstanden und häufig für den Austausch von Systemen untereinander verwendet. Strukturierte Daten bilden die Grundlage für den elektronischen Dokumentenaustausch und können viele Formen annehmen.

2. Unstrukturierte Daten
Unstrukturierte Daten sind Daten, die frei und in keiner bestimmten Reihenfolge angeordnet sind. Von Natur aus können sie nicht sofort von einem Computer verstanden werden, aber sie können höchstwahrscheinlich von einem Menschen verstanden werden. Unendliche Arten von Dateien können aus unstrukturierten Daten bestehen, wie z. B. E-Mails, Rechnungen, Videos, Bilder und vieles mehr.

Dateiübertragungen mit hoher Priorität

Obwohl täglich viele (oft große) Dateiübertragungen stattfinden, gibt es bestimmte Dateien, die absolut kritisch sind, wenn es darum geht, ein Unternehmen am Laufen zu halten. Damit meinen wir die Dateien, die durch die gesamte Lieferkette fließen - diejenigen, die für die Ausführung der Procure-to-Pay- und Order-to-Cash-Zyklen erforderlich sind. Mit anderen Worten, dies sind die Dateien, die typischerweise elektronisch ausgetauscht werden.

Wie bereits erwähnt, bilden strukturierte Daten die Grundlage für den elektronischen Dokumentenaustausch. Und da die meisten Unternehmen zumindest damit begonnen haben, ihre Lieferketten zu digitalisieren, sind die Bedingungen für den Dokumentenaustausch fast immer in neuen Handelsabkommen festgelegt. Dies beinhaltet zwei Schlüsselkomponenten:

1. Dateiformate, EDI-Standards und/oder Standards für die E-Rechnung
2. Kommunikationsprotokolle und/oder Netzwerkverbindungen

Dateiformate, EDI-Standards und/oder Standards für die E-Rechnung

Dies geht zurück auf strukturierte vs. unstrukturierte Daten. Um Dateien oder Dokumente elektronisch zwischen Systemen auszutauschen, muss die Datei auf eine bestimmte Weise formatiert sein. Mit anderen Worten: Die Datei muss strukturierte Daten enthalten, damit der Computer die eingehenden Informationen interpretieren und entsprechend verarbeiten kann. Es gibt kein Standarddateiformat, so dass es dem einzelnen Unternehmen überlassen bleibt, den/die Dateityp(en), den/die EDI-Standard(s) und/oder den/die Standard(s) für die E-Rechnung zu wählen, der/die für sie am besten geeignet ist/sind.

Hier sind einige Beispiele für Dateiformate und EDI-Standards:

  • EDIFACT
  • ANSI X12
  • CARGOIMP
  • GENCOD
  • XML
  • UBL 2.1
  • DEMAT
  • TRADACOM
  • ODETTE
  • VDA
  • SWIFT
  • PDF
  • IDOC
  • CSV
  • JSON
  • Positional Flat File
  • Delimited Flat File
  • ZIP
  • Excel
  • In-house Formats

Zusätzlich zu den oben aufgeführten Dateiformaten und EDI-Standards gibt es auch Standards, die speziell für den Austausch von elektronischen Rechnungen entwickelt wurden. In den meisten Fällen sind diese Standards länderspezifisch und wurden zur Vereinfachung und Überwachung des Business-to-Government-Austauschs (B2G) geschaffen. Allerdings beginnen immer mehr Länder damit, ähnliche Standards für die B2B-Rechnungsstellung einzuführen.

Hier sind einige Beispiele für E-Rechnungs-Standards:

  • Peppol BIS
  • Chorus Pro (FR)
  • FatturaPA (IT)
  • Mercurius (BE)
  • X-Rechnung (DE)
  • ZUGFeRD (DE)
  • Digipoort (NL)
  • SimplerInvoicing (NL)
  • Facturae (ES)
  • eSlog (SI)
  • UBL-TR (TR)
  • RosettaNet (USA)

Kommunikationsprotokolle und/oder Netzwerkverbindungen

Das Dateiformat, der EDI-Standard und/oder der Standard für die E-Rechnung legen die Bedingungen für das/die spezifische(n) Dateiformat(e) fest. Das bedeutet, dass bei einer ordnungsgemäßen Verbindung der empfangende Computer in der Lage ist, die Daten zu verarbeiten, mit denen er gefüttert wird. Es gibt aber auch Bedingungen, die festlegen, wie die Dateien gesendet werden müssen. Dies wird oft als das Kommunikationsprotokoll oder die Dateiübertragungsmethode bezeichnet.

Hier sind einige Beispiele für Kommunikationsprotokolle:

  • AS1, AS2, AS3, AS4
  • X.400
  • X.400 P7
  • HTTP(S)
  • (S)FTP(S)
  • SOAP
  • OFTP, OFTP2
  • Email (with SSL / TSL)
  • SMTP & POP3
  • IEX
  • GXS
  • ENX
  • eXite
  • Allegro

Für Unternehmen, die Dateien auf der Grundlage gängiger EDI- und/oder E-Rechnungs-Standards übertragen oder alternativ unter eine bestimmte Branchenkategorie fallen, ist die Kommunikationsmethode auf eine bestimmte Netzwerkverbindung angewiesen. In jedem Fall müssen alle Dateien im richtigen Format und über das entsprechende Netzwerk gesendet werden, um akzeptiert zu werden. In diesem Fall muss auch die Netzwerkanbindung bei der Evaluierung von EDI-Dienstleistern berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass alle Verpflichtungen sowohl in der Gegenwart als auch in der Zukunft erfüllt werden können.

Hier sind einige Netzwerkbeispiele:

  • Peppol
  • Chorus Pro (FR)
  • FatturaPA (IT)
  • Mercurius (BE)
  • Digipoort (NL)
  • SimplerInvoicing (NL)
  • Swissport (CH)
  • FACe network (ES)
  • KOBAK (HU)
  • PECOS P2P (UK)
  • NEN network (CZ)
  • Global Data Synchronization Network (GDSN)
  • EDIFICE (USA)
  • COMPTIA (USA)
  • American Network eXchange (AXN)
  • European Network eXchange (ENX)
  • Japanese Network eXchange (JNX)