Image
17 juni 2024
Het is geen geheim dat EDI een enorm concurrentievoordeel kan bieden voor bedrijven. Ongeacht de industrie, de grootte of de technische mogelijkheden, de voordelen van EDI zijn enorm.
Hoewel de keuze om een EDI-oplossing te implementeren voor veel bedrijven wordt gemotiveerd door kosten besparen, heeft de elektronische verwerking van documenten extra voordelen die belangrijk zijn om in overweging te nemen.
Om enig inzicht hierin te geven, hebben wij een overzicht met de top 5 voordelen van EDI opgesteld. Het is dan ook niet verwonderlijk dat kostenbesparing op nummer 1 staat.
Voordat we een duik nemen in de voordelen van EDI, als u eerst meer wilt weten over de basisprincipes van EDI, lees dan eerst onze EDI: terug naar de basis blog post.
1. Kostenbesparing
Handmatige processen zijn duur. De kosten voor het handmatig verwerken van een inkomende order liggen meestal tussen de 25-30 Euro per document. Denk maar aan de papierkosten, afdrukken van de facturen, portokosten en het bewaren (archiveren) van de facturen. En dan hebben we het nog niets eens gehad over de kosten van het administratieve werk dat nodig is voor het ontvangen, verwerken, kopiëren, controleren van de gegevens en de documenten.
In tegenstelling tot de handmatige verwerking, dalen de kosten tot ongeveer 0,63 Euro per document met EDI, voor een gemiddelde besparing van 30% tot 60%.
Met dat in het achterhoofd wordt het duidelijk dat hoe hoger het volume, hoe hoger de besparing. Voor bedrijven die maandelijks een enorme hoeveelheid documenten uitwisselen, biedt EDI een enorm potentieel om de operationele kosten aanzienlijk te verlagen.
EDI maakt niet alleen kostenbesparingen mogelijk op materiaal, middelen, administratie- en onderhoudskosten, maar ook op handmatige invoerfouten en alle gevolgen van dien.
En dit brengt ons tot voordeel nummer 2 in onze top vijf.
2. Verhoogde snelheid en nauwkeurigheid
Handmatige processen zijn niet alleen duur, maar ook tijdrovend en foutgevoelig. Wanneer transacties handmatig worden afgehandeld, kan het dagen, of zelfs weken duren om ze af te ronden en zullen er onvermijdelijk fouten worden gemaakt. Handmatige verwerking, opnieuw moeten invoeren, onleesbare handschriften en zelfs kwijtgeraakte documenten kunnen allemaal leiden tot fouten en langere wachttijden.
En als er een fout optreedt, kan dit, naast het veroorzaken van vertraging, veel tijd en geld kosten om te repareren. Bijvoorbeeld, hoe meer orderregels er in een inkooporder (PO) staan, hoe langer het duurt om het document opnieuw te verwerken en de fout(en) te corrigeren.
EDI haalt de menselijke factor uit het proces, waardoor fouten met tenminste 40% worden teruggebracht. Hiermee wordt het proces tot slechts enkele minuten, zo niet seconden. Met de vooruitgang in EDI-technologie wordt het mogelijk om gegevens te valideren en uitzonderingen op te lossen. Hierdoor kunnen bedrijven nu 100% nauwkeurig documenten uitwisselen en dus de operationele activiteiten aanzienlijk versnellen.
Verkorte verwerkingstijden betekenen snellere doorloop van zakelijke transacties en gezonde voorraadniveaus. Het verkorten van uw doorlooptijden, de zichtbaarheid van uw supply chain te verhogen en sneller betaald worden, is slechts het topje van de ijsberg met EDI.
3. Verhoogde efficiëntie
Lagere kosten, minder handmatige handelingen en een snellere verwerking maken een bedrijf efficiënter.
Omdat de documentuitwisseling met EDI is geautomatiseerd, hoeven bedrijven geen tijd en middelen te besteden aan repetitieve, handmatige taken. Waardevolle, deskundige medewerkers kunnen worden vrijgemaakt om zich te concentreren op kritieke taken, waardoor de algehele bedrijfsproductiviteit wordt verbeterd.
Doordat de workflows soepel verlopen en de orders op tijd worden uitgevoerd, zullen klanten en leveranciers graag zaken met u doen. Dat brengt ons bij een ander belangrijk EDI-voordeel...
4. Verbeterde samenwerking met handelspartners
Het wordt vaak onderschat hoe belangrijk het is voor een bedrijf om goede relaties te onderhouden met al hun handelspartners. Wie wil er zakendoen met een leverancier die nooit op tijd bestellingen verwerkt?
Van klanten die klagen over een te late betaling tot degenen die een vertraagde Verzendingbericht (DESADV) in rekening brengen, het onderhouden van solide relaties met handelspartners kan een nachtmerrie zijn zonder de juiste hulpmiddelen.
EDI zorgt ervoor dat alle documenten, zoals bestellingen, facturen en de DESADV, snel en volledig kunnen worden verwerkt, waardoor de samenwerking met leveranciers en klanten wordt verbeterd.
Naarmate een bedrijf groeit en steeds met meer handelspartners samenwerkt, wordt EDI bovendien kritisch in het beheer van alle leveranciers- en klantrelaties, omdat de EDI-operaties schaalbaar zijn. EDI zorgt voor volledige naleving van de partner specifieke eisen en helpt zo boetes en terugboekingen te voorkomen. Ook stelt het organisaties met een uitgebreid partnernetwerk in staat om snel aan boord van hun leveranciers en klanten te komen (in sommige gevallen automatisch).
In feite is EDI een vereiste voor veel bedrijven, omdat ze proberen alle haperingen te vermijden die ze normaal gesproken tegenkomen wanneer de documentuitwisseling niet geautomatiseerd is.
5. Verbeterde veiligheid
Naarmate veiligheid een steeds hogere prioriteit krijgt voor bedrijven, wordt Electronic Data Interchange (EDI) een noodzaak. Traditionele methoden zoals papieren post, e-mail en andere rudimentaire papieren communicatiemiddelen bieden niet het beveiligingsniveau dat EDI biedt.
Encryptie en Veilige Protocollen
Moderne EDI-oplossingen maken gebruik van geavanceerde versleutelingsmethoden en veilige communicatieprotocollen om gegevens tijdens de overdracht te beschermen. Dit zorgt ervoor dat gevoelige informatie is afgeschermd tegen ongeautoriseerde toegang en cyberdreigingen.
Authenticatie en Autorisatie
EDI-systemen implementeren strenge authenticatie- en autorisatiemechanismen. Deze maatregelen verifiëren de identiteiten van handelspartners en controleren de toegang tot gegevens, waardoor alleen geautoriseerde gebruikers toegang kunnen krijgen of informatie kunnen wijzigen.
Gegevensintegriteit en Non-repudiation
EDI-oplossingen waarborgen de gegevensintegriteit door middel van checksums en hashing, wat garandeert dat gegevens niet worden gewijzigd tijdens de overdracht. Non-repudiation functies bieden bewijs van de herkomst en ontvangst van gegevens, waardoor het onmogelijk wordt voor partijen om betrokkenheid bij een transactie te ontkennen.
Naleving van Beveiligingsnormen
EDI-systemen voldoen aan branchespecifieke beveiligingsnormen en -voorschriften, zoals HIPAA voor de gezondheidszorg of PCI-DSS voor betalingsverwerking. Deze naleving zorgt ervoor dat bedrijven voldoen aan wettelijke en regelgevende vereisten voor gegevensbeveiliging.
In feite is EDI een vereiste voor veel bedrijven, omdat ze alle problemen willen vermijden die doorgaans optreden wanneer de documentenuitwisseling niet is geautomatiseerd.
Met geavanceerde protocollen en standaarden, evenals verfijnde authenticatie- en versleutelingssystemen, waarborgt EDI de privacy en veiligheid van gegevens. Bij het selecteren van een EDI-provider is het cruciaal om de beveiligingsprocedures en oplossingen die zij bieden te onderzoeken om te bepalen of het platform gecertificeerd is in gegevensbescherming en beveiliging.
Bonus: EDI is Groen
Vandaag de dag is "groen gaan" niet slechts een modewoord. Het wordt de norm voor veel bedrijven die streven naar eco-vriendelijke oplossingen en willen bijdragen aan de bescherming van het milieu. En EDI kan daarbij helpen. Naast het verlagen van kosten, helpen papierloze oplossingen de CO2-uitstoot te verminderen, wat bijdraagt aan maatschappelijk verantwoord ondernemen.
Conclusie
Omarm de digitale revolutie en overweeg SPS Commerce als uw toonaangevende internationale E-facturatieprovider.
Of u nu een bedrijfseigenaar, een accountant of een nieuwsgierige leerling bent, op de hoogte blijven door u te abonneren op onze nieuwsbrief over ontwikkelingen in E-facturatie en meer kan u in staat stellen betere beslissingen te nemen en uw financiële processen te stroomlijnen.
Heeft u vragen over E-facturatie? Neem contact op met onze experts!
