Image
23 juli 2020
In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, zijn OCR en elektronische documentverwerking verre van hetzelfde. Als het gaat om het automatiseren van de verwerking van PDF's, kan OCR een snelle oplossing bieden. Met andere woorden, het kan een goed uitgangspunt zijn, maar de mogelijkheden zijn beperkt op de lange termijn. Dit komt onder andere door de schaalbaarheid en zorgvuldigheid.
Elektronische documentverwerking daarentegen is een geschiktere oplossing voor organisaties die PDF-orders, facturen en andere documenten moeten vertalen naar verschillende elektronische documentformaten, maar (nog) niet helemaal klaar zijn om te migreren naar een complete EDI-oplossing.
Hieronder leggen wij de zaken verder uit en ontkrachten wij 3 veel voorkomende misverstanden:
Wat is OCR?
Dit betekent “Optical Character Recognition”. Hierbij wordt technologie gebruikt om tekstkarakters te herkennen in gescande papieren (plaatjes/foto’s of PDF-bestanden) en om te zetten naar leesbare, doorzoekbare gegevens.
Een paar misverstanden hebben geleid tot het brede gebruik van OCR bij bedrijven die hun crediteurenadministratie willen automatiseren en de handmatige verwerking willen stoppen. De opvatting is dat het vergelijkbaar is met een volledig geautomatiseerde elektronische verwerkingsoplossing, maar kan in werkelijkheid slechts worden gezien als een eerste stap in automatisering.
Mythe #1: OCR voorkomt handmatige handelingen en levert een tijdbesparing op
Niet Waar: In werkelijkheid kan zelfs de meest uitgebreide OCR-oplossing geen volledige ontzorging bieden. Het kan snel gegevens uit PDF's halen, waardoor het handmatige werk bij het invoeren van gegevens enigszins wordt verminderd. Het kan echter geen gegevens interpreteren zonder menselijke controle, vooral niet aan het begin van de implementatie. Dit komt omdat het systeem moet worden getraind en zogezegd moet “leren”.
Voor elke bestelling of factuur in een nieuwe opmaak, en voor elke wijziging die binnen de PDF-opmaak wordt gemaakt (nieuw sjabloon, nieuw lettertype, etc.), is handmatige invoer nodig om OCR te helpen leren de aanpassingen te herkennen. Als u bijvoorbeeld het adresveld verplaatst van de koptekst naar het regelniveau van de PDF, moet de oplossing worden getraind om dat te herkennen voor een nauwkeurige verwerking.
OCR t.o.v. elektronische verwerking: OCR alleen bant de handmatige verwerking niet volledig uit. Integendeel, een echte elektronische documentverwerkingsoplossing verwijdert de noodzaak van menselijke tussenkomst volledig, waardoor teamleden de tijd krijgen om zich te concentreren op andere (belangrijkere) taken.
Mythe #2: OCR en elektronische verwerking zijn even nauwkeurig
Niet Waar: Hoewel de meeste OCR-oplossingen goed werken met vertrouwde documenten en ongecompliceerde opmaak, vereist het altijd handmatige validatie om de nauwkeurigheid te garanderen. Onduidelijke tekst, slechte beeldkwaliteit of onbekende lettertypes en opmaak kunnen allemaal leiden tot leesbaarheidsproblemen. Dit veroorzaakt fouten die handmatig moeten worden verwerkt en gecorrigeerd.
OCR t.o.v. elektronische verwerking: In tegenstelling tot OCR, dat gebaseerd is op de interpretatie van de gegevens, haalt de elektronische verwerking de originele gegevens uit de bestanden en is daarom 100% nauwkeurig.
Mythe #3: OCR is goedkoper
Niet waar: Op het eerste gezicht lijkt investeren in een OCR-oplossingen wellicht een lagere investering dan in een volledig geautomatiseerde oplossing, maar er zijn veel verborgen kosten die moeten worden meegewogen. Met andere woorden: hoe nauwkeuriger u het wilt hebben, hoe meer u erin moet investeren. Leesbaarheidsfouten leiden vaak tot meer bewerkings- en controlewerk dat door een medewerker moet worden uitgevoerd. Afhankelijk van de hoeveelheid fouten, kan dit leiden tot enorme kosten die OCR-gebruikers bij de eerste keer vaak onderschatten.
OCR t.o.v. elektronische verwerking: OCR is niet altijd rendabel. Al met al vergt een volledig geautomatiseerde elektronische documentverwerkingsoplossing een kleine investering t.o.v. bijvoorbeeld traditionele EDI-oplossingen. Als uw organisatie (nog) niet klaar is om te migreren naar een complete EDI-oplossing, kan elektronische documentverwerking de juiste keuze voor u zijn.
