Wanneer bedrijven elektronisch gegevens uitwisselen, komen de termen purchase order (inkooporder) en sales order (verkooporder) vaak naar voren in het bestelproces. In principe zijn ze hetzelfde, want de informatie in het document is identiek. Daarnaast wordt bij het gebruik van een EDI-standaard beide datasets aangeduid met: ORDERS. Maar wat is dan het verschil?

Het verschil tussen het gebruik van een purchase order of een sales order hangt af van het perspectief van de marktdeelnemer. Zo heeft een purchase order betrekking op een uitgaande bestelling voor de inkoop van goederen en diensten, terwijl de term sales order wordt gebruikt aan de kant van de verkoper (inkomend).

Sales order (verkooporder) wordt dus gebruikt om bestellingen aan te duiden die een leverancier heeft ontvangen van een klant. Als het gehele verkoopproces wordt bekeken vanuit het perspectief van de leverancier, wordt dit ook wel het order-to-cash proces genoemd: de inkomende purchase orders leiden namelijk vervolgens tot een (hopelijk gezonde) cashflow.

Als we het bekijken vanuit het perspectief van de koper (klant), wordt precies hetzelfde document een purchase order (inkooporder) genoemd. Dit komt omdat de koper inkoopt bij de leverancier. De koper moet vervolgens betalen voor de ingekochte goederen en/of diensten, vandaar dat dit proces bekend staat als het purchase-to-pay proces, ook wel het procure-to-pay proces genoemd.

Bedrijven die elektronisch documenten uitwisselen met hun handelspartners via ons SaaS platform, FLOW Partner Automation, kunnen dit aan zowel de verkoop, als inkoop kant doen. FLOW ondersteunt het order-to-cash proces en het purchase-to-pay proces. Bedrijven die werken aan 100% digitalisering voor documentuitwisseling, en aan supply chain automatisering in het algemeen, moeten altijd een oogje in het zeil houden op beide kanten.