Image
7 september 2021
EDI services zijn de afgelopen jaren sterk veranderd. Dit heeft voornamelijk te maken met de verschuiving van on-premise oplossingen naar EDI services in de cloud, ook wel software-as-a-service (SaaS) genoemd. Dit komt niet als een verrassing, aangezien SaaS-oplossingen van nature flexibel en schaalbaar zijn, en een voorspelbaar prijsmodel bieden, maar dat geldt ook voor EDI managed services.
Is SaaS een managed service?
U bent niet de enige die zich dat afvraagt.
Het antwoord is in ieder geval: nee, SaaS is geen managed service. Hoewel u kunt beargumenteren dat een SaaS oplossing tot op zekere hoogte wordt gemanaged, omvatten volledig gemanagede EDI services een lange lijst van diensten die niet zijn opgenomen in een standaard SaaS aanbod.
Hier kan het een beetje verwarrend worden, want SaaS is geen managed service, maar EDI managed services zijn SaaS.
Wat is bij een echt EDI SaaS aanbod inbegrepen?
Aangezien een standaard SaaS abonnement voor EDI in feite een minder uitgebreide variant is van volledig gemanagede EDI services, zullen we hier beginnen.
Wanneer u een echte EDI SaaS overeenkomst aangaat met uw service provider, zal het contract een standaard service level agreement (SLA) bevatten. Dit bevat een overzicht van de basis diensten die zijn opgenomen in het SaaS contract en schetst de omvang van de verantwoordelijkheden van de service provider. Als het gaat om de reikwijdte van uw project in het bijzonder, wordt alles wat buiten de reikwijdte van de SLA valt afzonderlijk in rekening gebracht. Deze kosten worden meestal per incident gefactureerd (d.w.z. eenmalige setup, handelspartner connectie en EDI mapping fees), terwijl echte SaaS kosten in uw maandelijkse service fee worden meegenomen.
Een echte EDI SaaS oplossing bevat meestal een variatie van de volgende diensten:
Datacenter management: De dienstverlener onderhoudt alle hardware en infrastructuurcomponenten die nodig zijn om op afstand gebruik te kunnen maken van de EDI-services in de cloud. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, de fysieke opslaglocatie, servers, firewalls, en disaster recovery.
Functioneel management: De serviceprovider staat garant voor het dagelijkse operationele succes van het EDI-platform vanuit een systeemperspectief en zorgt ervoor dat de prestaties in overeenstemming zijn met de specifieke klanteisen.
Applicatiemanagement: De dienstverlener zorgt voor de veiligheid en betrouwbaarheid van het EDI-platform, inclusief alle updates en routine- en noodzakelijk onderhoud.
Support: De dienstverlener biedt klantenondersteuning (1e lijn, 2e lijn, 3e lijn) voor alle platform gerelateerde functionele problemen. TIE Kinetix biedt een bijzonder unieke support functionaliteit in onze standaard SLA, proactieve support. Dit biedt 24/7 monitoring voor alle hardware, software, databases, bandbreedte, performance en connectiviteit van ons FLOW platform (een echt EDI SaaS aanbod). Zoiets zult u bij de meeste andere aanbieders niet vinden.
Zoals hierboven vermeld, weerspiegelen deze services de werkelijke SaaS-kosten. Er zijn natuurlijk tal van andere EDI-gerelateerde activiteiten die buiten de scope van een traditionele SLA vallen. Deze taken worden meestal opgepakt door interne IT en/of EDI afdelingen - zij hebben alleen de tools nodig (het EDI SaaS platform) om deze taken uit te voeren. Als ze toevallig hulp nodig hebben met iets anders, zoals het inschakelen en aansluiten van handelspartners, kunnen ze extra diensten afnemen. Al deze diensten worden apart gefactureerd en hebben geen invloed op de maandelijkse SaaS kosten.
Wat zijn EDI Managed Services?
In tegenstelling tot het "as a service"-model, waarbij alleen het EDI-platform zelf is inbegrepen in de maandelijkse prijs, bieden volledig gemanagede EDI-services een all-inclusive SaaS-ervaring.
Wat bedoelen we daar precies mee? Met een EDI managed services contract ontvangt u alles wat is inbegrepen in een standaard SaaS-overeenkomst en nog veel meer. In plaats van u simpelweg te voorzien van de tools die u nodig heeft om EDI activiteiten zelfstandig uit te voeren, fungeert uw SaaS provider als uw EDI afdeling en is de interne inspanning minimaal.
Bij volledig gemanagede EDI nemen serviceproviders een breed scala aan verantwoordelijkheden over die normaal gesproken intern zouden worden afgehandeld (na de initiële implementatie en setup). Hier zijn een paar veel voorkomende gevallen:
- Wijzigingen in platform configuratie of setup
- Map creatie en/of mapping aanpassingen
- Nieuwe handelspartnerverbindingen
- Testen en go-live
Managed Services vs. SaaS: Wat is de beste keus?
Als het op EDI services aankomt, is er niet per se een goed of fout antwoord; het verschilt van organisatie tot organisatie. Bij de keuze tussen een standaard SaaS abonnement en volledig gemanagede EDI services is het belangrijkste element voor elke organisatie om de interne mogelijkheden te overwegen.
Als u een toegewijd intern team heeft dat volledig in staat is om uw EDI operaties op dagelijkse basis te managen, dan zou een standaard SaaS abonnement meer dan voldoende moeten zijn. De serviceprovider neemt u immers het gedoe van het beheren van een on-premise infrastructuur uit handen en maakt tijd vrij voor uw interne team om zich te richten op het optimaliseren van documentuitwisselingsprocessen en andere IT-initiatieven met hoge prioriteit. In een situatie als deze zou het niet veel zin hebben om te investeren in een volledig gemanagede oplossing.
Aan de andere kant, als u geen toegewijd intern team heeft (en niet van plan bent iemand aan te nemen), kunnen volledig gemanagede EDI services de juiste oplossing zijn. Kiezen voor EDI managed services betekent dat u in feite kiest voor het uitbesteden van uw gehele EDI operatie, en niet slechts een klein deel.
Het is echter belangrijk om te onthouden dat EDI managed services veel duurder zijn dan EDI SaaS oplossingen. Dat komt omdat alles wat binnen een standaard SaaS-overeenkomst als eenmalig project zou worden beschouwd, in de maandelijkse prijs is verwerkt. Dit gezegd hebbende, is het belangrijk om te bepalen hoeveel extra hulp u nodig heeft bij het beheren van uw EDI operaties. De extra kosten die gepaard gaan met volledig gemanagede services zijn niet altijd te rechtvaardigen.
