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16. September 2021
EDI-Dienste haben sich in den letzten Jahren stark verändert. Dies hat in erster Linie mit der Verlagerung von On-Premise-Lösungen zu Cloud-basierten EDI-Diensten zu tun, die auch als Software-as-a-Service (SaaS) bezeichnet werden. Das überrascht nicht, denn SaaS-Lösungen sind von Natur aus flexibel, skalierbar und bieten ein vorhersehbares Preismodell - aber das gilt auch für EDI-Managed Services.
Ist SaaS ein Managed Service?
Wenn Ihnen diese Frage in den Sinn gekommen ist, sind Sie nicht allein.
Die Antwort lautet in jedem Fall nein: SaaS ist kein verwalteter Dienst. Man kann zwar argumentieren, dass eine SaaS-Lösung bis zu einem gewissen Grad verwaltet wird, aber vollständig verwaltete EDI-Dienste umfassen eine lange Liste von Dienstleistungen, die in einem Standard-SaaS-Angebot nicht enthalten sind.
An dieser Stelle kann es ein wenig verwirrend werden, denn SaaS ist kein verwalteter Dienst, aber verwaltete EDI-Dienste sind SaaS.
Was ist bei einem echten EDI-SaaS-Angebot enthalten?
Da ein Standard-SaaS-Abonnement für EDI im Grunde eine weniger umfassende Variante der vollständig verwalteten EDI-Dienste ist, beginnen wir hier.
Wenn Sie eine echte EDI-SaaS-Vereinbarung mit Ihrem Dienstanbieter abschließen, enthält der Vertrag ein Standard-Service-Level-Agreement (SLA). Diese gibt einen Überblick über die grundlegenden Dienstleistungen, die im SaaS-Vertrag enthalten sind, und umreißt den Umfang der Verantwortlichkeiten des Dienstleisters. Was den Umfang Ihres Projekts betrifft, so wird alles, was über das SLA hinausgeht, gesondert in Rechnung gestellt. Diese Kosten werden in der Regel von Fall zu Fall in Rechnung gestellt (d. h. einmalige Gebühren für die Einrichtung, die Anbindung von Handelspartnern und die EDI-Zuordnung), während sich die echten SaaS-Kosten in Ihrer monatlichen Servicegebühr widerspiegeln.
Eine echte EDI-SaaS-Lösung umfasst in der Regel eine Variante der folgenden Dienstleistungen:
Verwaltung des Rechenzentrums: Der Dienstanbieter verwaltet alle Hardware- und Infrastrukturkomponenten, die Sie für die Fernnutzung der cloudbasierten EDI-Dienste benötigen. Dazu gehören unter anderem der physische Speicherort, Server, Firewalls und Disaster Recovery.
Funktionales Management: Der Dienstleister garantiert den täglichen Betriebserfolg der EDI-Plattform aus Systemsicht und stellt sicher, dass die Leistung den kundenspezifischen Anforderungen entspricht.
Verwaltung der Anwendung: Der Dienstleister sorgt für die Sicherheit und Zuverlässigkeit der EDI-Plattform, einschließlich aller Aktualisierungen und der routinemäßigen und notwendigen Wartung.
Support: Der Dienstanbieter bietet Kunden-Support (1st line, 2nd line, 3rd line) für alle plattformbezogenen Funktionsprobleme. TIE Kinetix bietet im Rahmen unseres Standard-SLAs eine besonders einzigartige Support-Funktion an - den aktiven Support -, der eine 24/7-Überwachung der gesamten Hardware, Software, Datenbanken, Bandbreite, Leistung und Konnektivität unserer FLOW-Plattform (ein echtes EDI-SaaS-Angebot) bietet. So etwas werden Sie bei den meisten anderen Anbietern nicht finden.
Wie bereits erwähnt, spiegeln diese Dienste echte SaaS-Kosten wider. Natürlich gibt es viele andere EDI-bezogene Aufgaben, die nicht in den Rahmen eines herkömmlichen SLA fallen. Diese Aufgaben werden in den meisten Fällen von den internen IT- und/oder EDI-Abteilungen übernommen - sie brauchen nur die Werkzeuge (die EDI-SaaS-Plattform), um die Arbeit zu erledigen. Wenn sie bei etwas anderem Hilfe benötigen, wie z. B. beim Onboarding von Handelspartnern, können sie bei Bedarf zusätzliche Dienstleistungen anfordern, die alle separat in Rechnung gestellt werden und keinen Einfluss auf die monatliche SaaS-Gebühr haben.
Was sind EDI Managed Services?
Im Gegensatz zum "as a service"-Modell, bei dem nur die EDI-Plattform selbst im monatlichen Preis enthalten ist, bieten vollständig gemanagte EDI-Services eine umfassende EDI-SaaS-Leistung.
Was genau meinen wir damit? Nun, mit einem EDI-Managed-Services-Vertrag erhalten Sie alles, was auch in einem Standard-SaaS-Vertrag enthalten ist, und noch viel mehr. Anstatt Ihnen einfach nur die Tools zur Verfügung zu stellen, die Sie für Ihren eigenen EDI-Betrieb benötigen, fungiert Ihr SaaS-Anbieter gleichzeitig als Ihre EDI-Abteilung und der interne Aufwand ist minimal.
Bei vollständig verwaltetem EDI übernimmt der Dienstleister eine Vielzahl von Aufgaben, die normalerweise intern erledigt werden (nach der ersten Implementierung und Einrichtung). Hier sind einige häufige Beispiele:
- Änderungen an der Plattformkonfiguration oder -einrichtung
- Erstellung von Mappings und/oder Mapping-Anpassungen
- Neue Handelspartnerverbindungen
- Tests und Inbetriebnahme
Managed Services vs. SaaS: Was ist das Beste?
Wenn es um EDI-Dienste geht, gibt es per se keine richtige oder falsche Antwort; sie variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Bei der Entscheidung zwischen einem Standard-SaaS-Abonnement und vollständig verwalteten EDI-Diensten ist jedoch das wichtigste Element, das jedes Unternehmen berücksichtigen muss, die internen Kapazitäten.
Wenn Sie über ein engagiertes internes Team verfügen, das in der Lage ist, Ihre EDI-Abläufe täglich zu verwalten, sollte ein Standard-SaaS-Abonnement mehr als ausreichend sein. Schließlich nimmt der Dienstleister Ihnen den Aufwand für die Verwaltung der Infrastruktur vor Ort ab und verschafft Ihrem internen Team Zeit, sich auf die Optimierung der Dokumentenaustauschprozesse und andere IT-Initiativen mit hoher Priorität zu konzentrieren. In einer solchen Situation wäre es nicht sehr sinnvoll, in eine vollständig verwaltete Lösung zu investieren.
Wenn Sie jedoch kein spezielles internes Team haben (und auch nicht vorhaben, ein solches einzustellen), können vollständig verwaltete EDI-Services die richtige Wahl sein. Wenn Sie sich für EDI Managed Services entscheiden, bedeutet dies, dass Sie im Grunde den gesamten EDI-Betrieb auslagern und nicht nur einen kleinen Teil.
Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass EDI-Managed Services wesentlich teurer sind als EDI-SaaS-Lösungen. Das liegt daran, dass alles, was im Rahmen eines SaaS-Standardvertrags als einmaliges Projekt gelten würde, in den monatlichen Preis eingerechnet wird. Dennoch ist es wichtig zu bedenken, wie viel zusätzliche Hilfe Sie bei der Verwaltung Ihrer EDI-Abläufe benötigen werden. Die zusätzlichen Kosten, die mit vollständig verwalteten Diensten verbunden sind, sind nicht immer zu rechtfertigen.
