Mise à jour le 21 août 2023

Lorsqu'il s'agit de facturation électronique, le plus grand défi n'est pas de préparer les systèmes internes ou d'éliminer toute résistance de la part des employés. Non, le plus grand défi est d'assurer la réussite de la facturation électronique au sein de votre entreprise. Pour ce faire, vous devez compter sur la coopération de vos fournisseurs, car la facturation électronique n’est pas optimale si elle ne va que dans un sens.

Activer les fournisseurs

Tant que les fournisseurs ne sont pas invités à envoyer des factures électroniques (selon une certaine norme), ils ne voient souvent aucune raison de le faire. Parfois, ils ne savent pas exactement ce que vous entendez par « facture électronique », ni où et comment ils doivent soumettre la facture. C'est pourquoi la connexion (également appelée « onboarding ») des fournisseurs est la clef du succès de la facturation électronique..

S’accorder sur la facturation électronique

La solution la plus simple consisterait à rendre obligatoire la transmission des factures électroniques dans le format souhaité. Pour ce faire, il suffit de l'inclure dans les clauses du contrat et les conditions générales. Si un fournisseur ne respecte pas cette obligation, il n'est tout simplement pas payé. 

Cela tombe bien, ViDA va changer le mode de fonctionnement des entreprises en Europe. En effet, la facturation électronique B2B deviendra obligatoire et les entreprises devront faire un pas de plus dans la digitalisation ; l'activation du fournisseur deviendra alors quelque chose de naturel et de moins problématique.

Nous pouvons déjà constater certains changements dans la manière dont les factures sont échangées : dans la plupart des pays européens, les entreprises doivent passer par la facturation électronique si elles veulent traiter avec des agences gouvernementales (B2G). Certains pays comme la France et l'Italie imposent la facturation électronique en B2B pour lutter contre la fraude fiscale.

Cela signifie que les entreprises n'auront plus à se préoccuper des petites lignes dans les contrats : les gouvernements vont imposer les formats de facturation électronique !

Plan de communication

Cependant, le projet ViDA peut sembler lointain et la facturation électronique n'est pas toujours une priorité absolue pour les entreprises. Bien sûr, les fournisseurs veulent satisfaire votre désir en tant que client de recevoir des factures électroniques, mais ils ne savent peut-être pas par où commencer, ou les avantages de la facturation électronique par rapport à la facturation au format PDF ne sont pas tout à fait clairs pour eux. C'est pourquoi, surtout à notre époque, il est utile de mentionner que la facturation électronique conduit généralement à un paiement plus rapide, en particulier lorsqu'elle est associée à l'affacturage. Les services d'automatisation de la comptabilité fournisseur proposent des solutions d'automatisation qui garantissent le paiement immédiat de la facture électronique du fournisseur.

Les guider dans le processus de transition

C'est à vous de les guider dans le processus de transition, ce qui ne peut se faire que par une communication fréquente et claire. C'est là que les choses se gâtent souvent. La pratique montre que de nombreuses organisations n'ont pas mis de l'ordre dans les données de base de leurs fournisseurs. Les adresses électroniques manquent ou contiennent encore des données appartenant à des contacts qui ont quitté l'entreprise depuis un certain temps. Avant que le processus d'intégration puisse commencer, les données des fournisseurs doivent d'abord être nettoyées et enrichies.

Orienter le processus d'échange


Il ne suffit généralement pas d'envoyer un e-mail indiquant que l'entreprise souhaite désormais recevoir des factures électroniques. Essayez d'utiliser différents moyens de communication, à différents moments. Il est préférable d'approcher individuellement les fournisseurs les plus importants et ceux qui produisent le plus grand volume de factures. Cela prend du temps, mais donne les meilleurs résultats. Il est préférable d'utiliser les ressources en ligne. C'est rapide et bon marché, mais si certains fournisseurs ne sont pas motivés de cette manière, une lettre par courrier postal est toujours possible.

Exemples de ressources pouvant être utilisées pour l'intégration des fournisseurs :

  • e-mail
  • Page sur votre site contenant des informations
  • Vidéo
  • Newsletter
  • Brochures
  • Feuille de route/manuel
  • Contact individuel
  • Lettre

Vous manquez de temps ou de main-d'œuvre pour intégrer les fournisseurs ou les résultats se font attendre ? Dans ce cas, choisissez d'externaliser l'intégration à un fournisseur de services de facturation électronique tel que TIE Kinetix.

Solution provisoire pour le traitement des factures PDF


Environ deux tiers des entreprises envoient des factures au format PDF par courrier électronique. Cependant, une facture PDF n'est pas une facture électronique et ne peut être traitée automatiquement et en toute sécurité sans un logiciel spécifique. Pourtant, de nombreuses entreprises pensent qu'elles font déjà de la « facturation électronique » parce qu'elles envoient une facture PDF par courrier électronique. Ce malentendu peut rendre le fournisseur « immunisé » contre vos efforts d'intégration. En effet, il ne voit pas qu'il ne répond pas à vos besoins en matière de facturation électronique.

C'est un gaspillage de votre solution de facturation électronique si vous continuez à recevoir des factures au format PDF. Dans l'idéal, ces factures PDF devraient également être traitées de manière entièrement automatique et sans erreur dans votre système. Il existe de plus en plus de solutions sur le marché (PDF-2-FLOW) qui peuvent lire les factures PDF sans erreur et les convertir en fichier XML. Ainsi, les factures PDF peuvent également être traitées automatiquement.

Conclusion

La facturation électronique sera la nouvelle norme dans les années à venir. Commencer le plus tôt possible ne peut que profiter à votre entreprise et à vos partenaires commerciaux. Il faut être proactif mais aussi être clair sur ce qu'est et ce que n'est pas une facture électronique. Une fois que votre entreprise aura pris conscience des avantages de la facturation électronique, le plus dur sera fait pour digitaliser entièrement votre supply chain !

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