Zunächst ist es wichtig, sich konkrete Ziele zu setzen. Denken Sie zum Beispiel an Ziele wie: "Ich möchte, dass 50% meiner Eingangsrechnungen in einem Jahr digital zugestellt werden" oder "Ich möchte bis 2024 nur noch digitale Bestellungen erhalten." Diese Ziele mögen weit gefasst erscheinen, aber es ist wichtig, die individuellen Ziele und Wachstumsbedürfnisse Ihres Unternehmens zu ermitteln. 

Erstens: Die niedrig hängenden Früchte 

Der nächste Schritt besteht darin, mit Kunden oder Lieferanten über Ihre Ziele zu sprechen. In diesen Gesprächen müssen Sie unbedingt darlegen, was das Ziel ist, warum es wichtig ist, bis wann es erreicht werden muss und welche Ressourcen dafür benötigt werden. Die Botschaft, die Sie hier unterstreichen wollen, lautet: "Wir können nur digitalisieren, wenn Sie auch digitalisieren." Es ist jedoch ratsam, sich die niedrig hängenden Früchte herauszupicken und mit den größten Kunden und Lieferanten zu beginnen. Wichtig ist auch, zu recherchieren, wie weit sie bereits digitalisieren können. Das kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich aussehen, aber ein Beispiel wäre, wenn sie bereits Digitalisierungspraktiken für den Austausch von Dokumenten mit einigen bestimmten Kunden oder Lieferanten eingeführt haben. 

Das größte Verbesserungspotenzial in Bezug auf die Digitalisierung liegt an der Schnittstelle zwischen Rechnungen und Bestellungen. Der offensichtlichste Ansatzpunkt ist die Digitalisierung von Rechnungen, dann von Aufträgen und schließlich von auftragsbezogenen Dokumenten. Nehmen wir die Zeitkarte eines Zeitarbeiters. Zu den operativen Vorteilen sowohl für den Lieferanten als auch für den Käufer gehören eine kürzere Bearbeitungszeit und eine schnellere Bezahlung. 

 

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Aus der Sackgasse herauskommen 

Wir werden nicht lügen: Die Angleichung der Prozesse von Kunden und Lieferanten ist leichter gesagt als getan, aber zum Glück gibt es Standards, die diese Aufgabe erleichtern. Europäische Normen regeln beispielsweise, welche Daten eine Rechnung enthalten muss. Wenn sich beide Parteien daranhalten, ist es möglich, beide Seiten des Systems entsprechend vorzubereiten, egal ob es sich um eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung handelt. Standards wie dieser sind hilfreich, weil sie nur einmal für alle Kunden und Lieferanten angewandt werden müssen, so dass sie nicht jedes Mal für jeden Handelspartner geändert werden müssen. 

Manchmal haben Kunden eine bestimmte Lieferplattform, an die sich ihre Lieferanten anschließen sollten, was der notwendigen Standardisierung im Wege stehen kann, wenn die Lieferanten sich dagegen wehren und in bestimmten Fällen eine zusätzliche Vergütung für diesen Aufwand verlangen. Um eine solche Sackgasse zu durchbrechen, ist es wichtig, zum ursprünglichen Ziel zurückzukehren und zu erklären, warum dieses Ziel für beide Parteien so wichtig ist. Bei der elektronischen Rechnungsstellung ist es wichtig, sich vor Augen zu halten, dass jedes Unternehmen irgendwann in den nächsten vier Jahren per Gesetz damit umgehen muss. .

Erfolgsgeschichten 

Bei TIE Kinetix sind wir begeistert von den Erfolgsgeschichten, die wir aus unserer täglichen Praxis hören. Ein gutes Beispiel ist Plus Supermarkets, das seinen Einkaufsprozess für das Filialinventar fast vollständig digitalisiert hat. Dies ist auf die Verwendung von Standards und einen gründlichen Informations- und Onboarding-Prozess für Lieferanten zurückzuführen. Eine weitere Erfolgsgeschichte stammt aus dem öffentlichen Sektor, wo die Stadt Amsterdam inzwischen mehr als 60 % der Rechnungen elektronisch abwickelt - eine beachtliche Leistung, wenn man bedenkt, dass sie 16.000 Lieferanten hat, die von kleinen bis zu großen Unternehmen reichen. 

Abschließend möchte TIE Kinetix betonen, wie wichtig es ist, Digitalisierungsprojekte so schnell wie möglich in Angriff zu nehmen. Oft zögert man, ein Instrument wie die elektronische Rechnungsstellung vorzuschreiben, weil man es immer noch für unnötig hält, oder weil man befürchtet, dass die Lieferanten nicht willens oder in der Lage sind, diese Praktiken zu übernehmen. Die Dringlichkeit ist jedoch gegeben, und es ist wichtig, diese Ungewissheit zu überwinden. 

Außerdem ist die Befürchtung, dass die Anbieter mit diesen technologischen Entwicklungen nicht mithalten können oder wollen, unbegründet. Vor fünf Jahren mag dies eine berechtigte Sorge gewesen sein, aber heute ist es einfach nicht mehr so. Das wissen wir auch, weil die Regierung die elektronische Rechnungsstellung bereits verbindlich vorschreibt. Die Lieferanten gewöhnen sich mehr und mehr an diese Entwicklungen und finden oft mühelos den Anschluss an die gewünschte Plattform. Es ist sogar möglich, eine Auswahl von Lieferanten vorab testen zu lassen, um festzustellen, ob sie bereits in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu versenden. Letztendlich steht den Unternehmen nichts mehr im Wege, um die Chancen der Digitalisierung voll auszuschöpfen.