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La facturation électronique peut améliorer notre compréhension des transactions financières. L'une des principales caractéristiques de la facturation électronique est qu'elle permet un traitement beaucoup plus rapide que le traitement manuel, avec l'avantage supplémentaire de disposer d'informations précises et actualisées. C'est important pour la gestion des flux de trésorerie et pour accélérer les délais de paiement, à condition, bien sûr, que le client puisse également traiter les factures rapidement.
Traitement plus rapide, paiements plus rapides
La facturation électronique peut améliorer considérablement l'efficacité des processus financiers. Nous en avons eu la preuve ces dernières années, puisque de nombreuses municipalités néerlandaises ont commencé à intégrer la facturation électronique dans leur supply chain. L'un des facteurs à l'origine de ce changement était l'impossibilité de payer toutes les factures dans un délai de 30 jours. Avec la facturation électronique, les entités gouvernementales telles que les municipalités peuvent payer leurs factures beaucoup plus rapidement, parfois même en 5 jours.
Les entreprises et les institutions réalisent également des économies par facture traitée. La facturation électronique permet aux entreprises de réaliser des économies, car le traitement des factures nécessite moins de temps et de ressources. Sans la facturation électronique, ce travail coûte entre 7 et 30 euros par facture, selon la situation. Une facture électronique ne coûte que 30 centimes par document. C'est le temps gagné en termes d'argent. En outre, la facturation électronique permet à l'entreprise d'utiliser ses employés d'une manière différente, en profitant du temps nouvellement libéré.
Plus de sécurité
Avant que la plateforme de facturation électronique ne traite et ne paie automatiquement les factures, celles-ci sont d'abord validées et vérifiées pour s'assurer qu'elles sont complètes et exactes. La solution (comme notre plateforme FLOW Partner Automation, par exemple) vérifie également que le fournisseur et les factures sont légitimes. Cette vérification est aisée, car les fournisseurs ne peuvent pas envoyer de facture tant qu'ils ne sont pas connectés au réseau et validés en tant qu'entreprise.
Il est évident que l'envoi d'une facture par le biais d'un réseau est plus sûr que l'envoi d'une facture par courrier électronique. N'importe qui peut envoyer une facture par courrier électronique, et les fausses factures sont souvent presque impossibles à distinguer des vraies, en particulier lorsque les entreprises traitent un volume important de documents. En outre, l'envoi de factures par courrier électronique est également très propice aux erreurs, car il est facile de faire une faute de frappe dans l'adresse électronique ou d'envoyer le document à la mauvaise personne. Ces erreurs se produisent tous les jours mais peuvent causer des problèmes majeurs au sein de la supply chain. Grâce à la facturation électronique, ces erreurs appartiennent au passé.
La facturation électronique pour lutter contre la fraude à la TVA
La facturation électronique est presque impérative pour les entreprises de l'Union Européenne. Une directive européenne a été publiée en décembre 2022 (en vigueur entre 2024 et 2028) qui exige que chaque facture - entrante ou sortante - passe par les autorités fiscales. Cela n'est possible que par le biais de la facturation électronique, ce qui signifie que l'envoi d'un PDF n'est plus une option suffisante.
Cette directive s'applique à toutes les entreprises de l'UE. Ces entreprises doivent envoyer une copie de chaque facture aux autorités fiscales ou, comme c'est déjà le cas en Italie, demander un code pour la facture à une plateforme fiscale. Ensuite, la facture peut être envoyée.
Pour l'instant, la principale raison d'être de cette loi est de lutter contre la fraude à la TVA et de compenser la perte de 90 milliards d'euros de recettes de TVA calculée pour 2020. Les gouvernements doivent mieux faire respecter le paiement de ces taxes, et même si chaque pays aura des exigences différentes en matière de TVA, tous devront participer d'une manière ou d'une autre à la lutte contre la fraude fiscale. La facturation électronique est le seul outil légal permettant d'atteindre cet objectif.
À la lumière de cette nouvelle législation, TIE Kinetix conseille vivement aux entreprises et aux institutions d'adopter une solution de facturation électronique dès que possible. Assurez-vous de connaître les réglementations fiscales et juridiques à venir dans votre pays, et veillez à choisir le bon type de support pour celles-ci.
