Image
Bij SPS Commerce moedigen we bedrijven aan om hun documentuitwisseling te digitaliseren, maar waarom? Omdat bedrijven te maken hebben met 7 terugkerende risico's bij het gebruik van traditionele papieren facturen. Laten we deze risico's eens nader bekijken om ze beter te kunnen vermijden.
Boetes en dwangsommen
De eerste reden is de reden die de portemonnee raakt: boetes voor niet-naleving zijn meestal de zwaarste sancties. We hebben hier 2 use cases die kunnen leiden tot extra betalingen:
Boetes voor niet-naleving: Overheden wereldwijd verplichten steeds vaker e-facturatie om de naleving van de belastingwetgeving te verbeteren en fraude te verminderen. Europa telt zelfs al veel landen met verplichte regels voor e-facturatie. Niet-naleving kan leiden tot hoge boetes en sancties.
Rentelasten: Vertraagde of onjuiste belastingaangiften als gevolg van handmatige factureringsprocessen kunnen leiden tot rentelasten op onbetaalde belastingen.
Operationele verstoringen
De tweede reden is menselijk. Omdat mensen sneller geneigd zijn om fouten te maken, kan dit leiden tot operationele verstoringen en het hele facturatieproces vertragen. Het is ook ten zeerste aan te raden om zo snel mogelijk over te schakelen op e-facturatie om dit te vermijden:
Last-Minute Scramble: Bedrijven die de overstap naar e-facturatie uitstellen, kunnen te maken krijgen met een gehaast implementatieproces wanneer de regelgeving verplicht wordt. Dit kan leiden tot operationele verstoringen en hogere kosten.
Uitdagingen bij audits: Handmatig factureren kan het moeilijk maken om een nauwkeurige administratie bij te houden, wat kan leiden tot problemen tijdens audits en mogelijke juridische problemen.
Concurrentienadeel
Want ja, je concurrenten schakelen zeker over of gebruiken al e-facturatiemethoden. Als u achterop raakt, kan dit leiden tot:
Efficiëntiekloven: Concurrenten die e-facturatie vroeg toepassen, kunnen hun processen stroomlijnen, kosten verlagen en de cashflow verbeteren, waardoor ze een concurrentievoordeel krijgen.
Reputatie in de markt: Klanten en partners kunnen de voorkeur geven aan bedrijven die compliance en efficiëntie aantonen door middel van e-facturatie. De relatie met zakenpartners die al gebruik maken van e-facturatieoplossingen zal ook bevoorrecht zijn.
Hogere operationele kosten
Wat concurrentievoordelen betreft, bespaart het uw bedrijf ook geld, en wel om 2 belangrijke redenen:
Papiergebaseerde processen: Doorgaan met facturatie op papier leidt tot hogere kosten voor afdrukken, verzenden en opslag. Al deze kosten komen te vervallen met e-facturatie.
Foutenbeheer: Handmatige facturatie is gevoelig voor fouten, wat leidt tot extra kosten voor foutcorrectie en geschillenbeslechting.
Beveiligings- en frauderisico's
Wist u dat de meeste aanvallen in de toeleveringsketen plaatsvinden via e-mail? Het automatiseren van uw documentprocessen is ook het beveiligen van uw processen!
Data Breaches: Manual handling of invoices increases the risk of data breaches and fraud. E-invoicing systems often come with enhanced security features to protect sensitive information.
Fraudulent Invoices: Delayed adoption of e-invoicing can leave companies vulnerable to fraudulent invoices, which are harder to detect in a manual system.
Gemiste financiële voordelen
Als je facturen niet geautomatiseerd zijn, zul je zeker geld verliezen door:
Vertraagde betalingen: E-facturatie versnelt het facturatieproces, wat leidt tot snellere betalingen. De overstap uitstellen kan leiden tot een tragere cashflow en gemiste vroegbetaalkortingen.
Inefficiënt gebruik van middelen: Handmatige processen vereisen meer personele middelen, die beter kunnen worden ingezet in strategische gebieden van het bedrijf.
Technologische achterstand
Tot slot wil niemand in 2024 achterlopen, zeker niet op technologisch gebied!
Verouderde systemen: Bedrijven die de overstap naar e-facturatie uitstellen, kunnen een technologische achterstand oplopen, waardoor toekomstige overstappen uitdagender en duurder worden.
Integratieproblemen: Een late overstap kan complexere integraties met bestaande systemen vereisen, wat leidt tot extra uitdagingen bij de implementatie. Hoe vroeger je je voorbereidt, hoe soepeler de overgang.
Al deze risico's zijn met elkaar verweven en kunnen worden beperkt door de implementatie van e-facturatie. Een 100% gedigitaliseerde toeleveringsketen maakt het verschil, bekijk de cases van onze klanten.
Nog niet overtuigd? Neem contact op met een van onze e-invoicing experts om beter te begrijpen hoe SPS Commerce u kan helpen.
