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Chez SPS Commerce, nous encourageons les entreprises à digitaliser leurs échanges de documents, mais pourquoi ? Parce que les entreprises sont confrontées à 7 risques récurrents lors de l'utilisation des factures papier traditionnelles. Regardons de plus près ces risques pour mieux les éviter.
Pénalités et amendes réglementaires
La première raison est celle qui touche le portefeuille : les amendes pour non-conformité sont généralement les sanctions les plus sévères. Nous présentons ici deux cas d'utilisation qui peuvent donner lieu à des paiements supplémentaires :
Pénalités pour non-conformité : Les gouvernements du monde entier imposent de plus en plus la facturation électronique pour améliorer la conformité fiscale et réduire la fraude. En fait, l'Europe compte déjà de nombreux pays où la facturation électronique est obligatoire. Le non-respect de ces règles peut entraîner de lourdes amendes et pénalités.
Frais d'intérêt : Les déclarations fiscales retardées ou incorrectes dues à des processus de facturation manuels peuvent entraîner des frais d'intérêt sur les impôts impayés.
Perturbations opérationnelles
La deuxième raison est d'ordre humain. Comme ils sont plus enclins à faire des erreurs, cela peut entraîner des perturbations opérationnelles et retarder l'ensemble du processus de facturation. Aussi, il est fortement recommandé de passer à la facturation électronique le plus tôt possible, afin d'éviter cela :
Précipitations et bousculades : Les entreprises qui retardent leur passage à la facturation électronique risquent d'être confrontées à un processus de mise en œuvre précipité lorsque les réglementations deviendront obligatoires. Cela peut entraîner des perturbations opérationnelles et une augmentation des coûts.
Difficultés d'audit : La facturation manuelle peut rendre difficile la tenue de registres précis, ce qui entraîne des difficultés lors des audits et des problèmes juridiques potentiels.
Désavantage concurrentiel
Car oui, vos concurrents sont certainement en train d'adopter ou d'utiliser des méthodes de facturation électronique. Si vous êtes à la traîne, vous risquez de vous retrouver dans une situation de concurrence déloyale :
Lacunes dans l’efficacité : Les concurrents qui adoptent rapidement la facturation électronique peuvent rationaliser leurs processus, réduire leurs coûts et améliorer leurs flux de trésorerie, ce qui leur confère un avantage concurrentiel.
Réputation sur le marché : Les clients et les partenaires peuvent préférer travailler avec des entreprises qui font preuve de conformité et d'efficacité grâce à la facturation électronique. Les relations avec les partenaires commerciaux qui utilisent déjà des solutions de facturation électronique seront également privilégiées.
Augmentation des coûts opérationnels
En ce qui concerne les avantages concurrentiels, la facturation électronique permet également à votre entreprise d'économiser de l'argent, et ce pour deux raisons principales :
Processus papier : La poursuite de la facturation sur papier entraîne des coûts plus élevés pour l'impression, l'envoi et le stockage. La facturation électronique permet d'éliminer tous ces coûts.
Gestion des erreurs : La facturation manuelle est sujette aux erreurs, ce qui entraîne des coûts supplémentaires pour la correction des erreurs et la résolution des litiges.
Sécurité et risques de fraude
Saviez-vous que la plupart des attaques contre la supply chain se produisent par le biais d'échanges d’e-mails ? Automatiser vos processus documentaires, c'est aussi sécuriser vos processus !
Violation de données : Le traitement manuel des factures augmente le risque de violation des données et de fraude. Les systèmes de facturation électronique sont souvent dotés de fonctions de sécurité renforcées pour protéger les informations sensibles.
Factures frauduleuses : L'adoption tardive de la facturation électronique peut rendre les entreprises vulnérables aux factures frauduleuses, qui sont plus difficiles à détecter dans un système manuel.
Avantages financiers manqués
Si vos factures ne sont pas automatisées, vous perdrez certainement de l'argent pour les raisons suivantes :
Retards de paiement : La facturation électronique accélère le processus de facturation, ce qui permet des paiements plus rapides. Retarder le passage à la facturation électronique peut entraîner un ralentissement des flux de trésorerie et la perte des remises pour paiement anticipé.
Utilisation inefficace des ressources : Les processus manuels nécessitent davantage de ressources humaines, qui pourraient être mieux utilisées dans les domaines stratégiques de l'entreprise.
Retard technologique
Enfin, personne ne veut être à la traîne en 2024, surtout pas en matière de technologie !
Systèmes obsolètes : Les entreprises qui retardent l'adoption de la facturation électronique risquent de se retrouver à la traîne sur le plan technologique, ce qui rendra les transitions futures plus difficiles et plus coûteuses.
Problèmes d'intégration : Une adoption tardive peut nécessiter des intégrations plus complexes avec les systèmes existants, ce qui entraîne des difficultés supplémentaires de mise en œuvre. Plus vous vous préparez tôt, plus la transition se fera en douceur.
Tous ces risques sont liés et peuvent être atténués par la mise en œuvre de la facturation électronique. Une supply chain 100 % digitale fait la différence, découvrez nos cas clients.
Vous n'êtes toujours pas convaincu ? Contactez l'un de nos experts en facturation électronique pour mieux comprendre comment SPS Commerce peut vous aider.
