Het Dichten van de Kloof: Waarom Cloud-Gebaseerde Oplossingen de Nieuwe Norm Zijn

9 maart 2021

In plaats van voor de traditionele aanpak te kiezen en deze blog te beginnen met een hoop informatie die u mogelijk al weet, gooien we het dit keer over een andere boeg en komen we meteen tot de essentie: Vooruitstrevende bedrijven, ongeacht de branche, hebben al hun data of het merendeel daarvan gemigreerd naar de cloud. Om bij te blijven, volgen hun concurrenten dit voorbeeld.

Hier zijn tal van redenen voor, en we zullen ze allemaal bespreken, maar in feite komt het neer op simpele logica. We zullen er geen doekjes om winden:

Wilt u dat uw bedrijf groeit?

Ja? Dan heeft u een schaalbare oplossing nodig.

Wilt u tegen onverwachte software- en hardwarekosten aanlopen?

Nee? Dan heeft u een vast, voorspelbaar prijsmodel nodig.

Wilt u steeds nieuwe medewerkers aannemen om de werkdruk te kunnen dekken?

Nee? Dan moet u onnodige, tijdrovende taken automatiseren.

Wilt u volledige transparantie in uw bedrijfsprocessen?

Ja? Dan heeft u integratie nodig.

Wilt u vrijwel zeker zijn dat al uw bedrijfsgegevens veilig zijn?

Ja? Dan heeft u een back-up nodig.

Het Juiste Moment Om Naar de Cloud te Migreren

Klinkt als een makkelijke keuze, toch?

De meeste bedrijven erkennen dat ze beter af zijn als ze migreren naar de cloud. Het is niet zozeer een kwestie van “Moeten we?”, maar meer van "Wanneer moeten we?"

Er is eerlijk gezegd nooit een juist moment voor een bedrijf om een groot data migratieproject te ondergaan, maar er is wel een verkeerd moment. Het uitbreken van de COVID-19 pandemie dwong bijvoorbeeld veel bedrijven om reactief drastische veranderingen door te voeren binnen hun organisatie, waarvan vele cloud-gerelateerd waren. Deze veranderingen kwamen voort uit pure noodzaak, als een manier om het bedrijf draaiende te houden ondanks talloze onderbrekingen, aangepaste planningen en nieuwe arbeidsomstandigheden.

Vraag uzelf eens af: Heeft u ooit een verhaal gehoord over een van deze bedrijven die failliet zijn gegaan omdat ze probeerden hun data-infrastructuur te verbeteren? Waarschijnlijk niet. En zelfs als u dat wel heeft gehoord, dan waren er waarschijnlijk nog een miljard andere factoren die hebben bijgedragen aan het faillissement. Wellicht niet een miljard, maar u begrijpt wat ik bedoel.

Stel het Niet Uit

Migreren naar de cloud is als het lostrekken van een pleister; het moet op een gegeven moment gebeuren en het heeft geen zin het uit te stellen. Gezien de klap die veel bedrijven het afgelopen jaar hebben gekregen, is elke discussie over het nut van de public cloud aan de kant geschoven. Bedrijven zijn nu proactief. Laten we om deze stelling te onderbouwen eens kijken naar wat onder normale omstandigheden het startpunt van deze blog zou zijn. Hier volgt een overzicht:

1. Wat Is de Cloud?
2. Wat Zijn Clouddiensten?
3. Cloud-Gebaseerde EDI

Wat Is de Cloud?

Om "de cloud" te begrijpen, is het goed te weten dat "de cloud" een overkoepelende term is voor cloud computing. De cloud is niet een of andere magische vierde dimensie, en in tegenstelling tot wat u misschien denkt, is het niet volledig virtueel. Om cloud computing te kunnen laten bestaan zijn altijd fysieke componenten betrokken; de manier waarop deze fysieke computingdiensten worden geleverd zorgt ervoor dat het lijkt alsof de cloud onzichtbaar is.

Cloud computing bestaat uit verschillende IT-middelen - servers, opslag, fysieke datacenters, netwerken, software en meer - die via het internet worden ingezet. Kortom, cloud computing betekent dat u toegang heeft tot alle noodzakelijke data infrastructuur die nodig is voor het runnen van uw bedrijf, maar u hoeft het niet zelf te beheren. In plaats daarvan is er een externe dienstverlener die het voor u in de gaten houdt, en u betaalt alleen voor wat u gebruikt.

Dus wanneer u iemand hoort zeggen "het is opgeslagen in de cloud", is het alsof ze zeggen "het is opgeslagen op een zeer krachtige computer (server) die u niet kunt zien omdat deze op een andere locatie staat". Dit geldt voor alle soorten cloud computing: public, private en hybrid.

Zonder al te veel in detail te treden: public clouds zijn eigendom van en worden geëxploiteerd door externe dienstverleners. Het is vergelijkbaar met het huren van een appartement. U bent geen eigenaar van de infrastructuur, maar u betaalt een maandelijks bedrag voor een bepaalde hoeveelheid ruimte samen met andere huurders. Private cloud is aan de andere kant als het huren van een huis. U bent niet de eigenaar van de cloud en u bent niet verantwoordelijk voor onderhoud en beheer, maar u hebt wel de luxe van een eigen ruimte. Er is geen huurvergelijking voor een hybrid cloud. Dit soort cloud stelt bedrijven in staat public en private clouds te combineren voor het delen van gegevens. Misschien is het net alsof u in een heel kleine buurt woont, met huurders en huiseigenaren, waar iedereen elkaars zaken kent - maar dat zeggen we lichtvaardig. 

Wat Zijn Clouddiensten?

Het lijkt misschien alsof we deze vraag hierboven al hebben beantwoord, maar we hebben alleen uw cloud computing-opties uiteengezet: openbaar (public), privé (private) en hybride (hybrid). Alle drie de opties zijn weliswaar beschikbaar als afzonderlijke dienst, maar clouddiensten zijn er in vele vormen en bouwen als het ware op elkaar voort. Laten we een kijkje nemen:

Infrastructure as a Service (IaaS)

IaaS is in de kern cloud computing. Het is, net als alle XaaS-oplossingen, een aanbod op abonnementsbasis dat een basisinfrastructuur voor cloud computing biedt voor zowel public als private clouds. Zoals eerder gezegd, gaan clouddiensten en infrastructuur nauw samen. Dus als het gaat om cloud- en infrastructuurdiensten, is er niet echt een scheiding. Clouddiensten hebben altijd een infrastructuurcomponent; het is de grondslag van het bestaan van de cloud.

Denk: fysiek datacenter, servers, netwerken, opslag.

Platform as a Service (PaaS)

PaaS is een uitbreiding van IaaS. Dit type cloud-gebaseerde dienst kan worden ingezet op zowel public als private clouds, maar omvat een breder scala aan cloud-diensten. Dit betekent dat u naast alles wat u met IaaS krijgt, u ook alles krijgt wat u nodig heeft om uw eigen software en andere webtoepassingen te ontwikkelen. PaaS is, relatief gezien, bijna SaaS, maar niet helemaal; het bestaat uit alle clouddiensten die nodig zijn om software te maken, maar bevat niet het eindproduct.

Software as a Service (SaaS)

In de meeste gevallen is SaaS de beste oplossing. Behalve als uw hoofdactiviteit bestaat uit het ontwikkelen van nieuwe software en apps om uiteindelijk te verkopen aan consumenten of andere bedrijven, of als u een intern development team heeft dat nooit slaapt, is er geen ruimte voor discussie. SaaS-oplossingen zijn verreweg het makkelijkst van alle cloud-gebaseerde oplossingen. Daarnaast is het ook het meest populair.

Dus wat betekent SaaS in termen van cloud infrastructuur? SaaS betekent dat alles is inbegrepen en dat u zich geen zorgen hoeft te maken. Het is een handsfree implementatiemodel waarbij de SaaS-dienstverlener verantwoordelijk is voor het leveren van alle benodigde cloud computing-systemen die nodig zijn voor het hosten van uw data in de cloud (hoogstwaarschijnlijk public). Het betekent ook dat alle software-updates, verbeteringen en onderhoud worden verzorgd.

Cloud-Gebaseerde EDI

Oftewel SaaS. Laten we het nog één keer zeggen: Cloud-gebaseerde EDI is een SaaS-oplossing.

Oké, nu dit duidelijk is, laten we verder gaan naar de hoofdzaken. Meer en meer bedrijven migreren naar de cloud. Dat is een feit. De vraag is dan, wat migreren ze naar de cloud? Waarop wij antwoorden, hun verouderde EDI-systemen (onder andere)!

Dit brengt ons terug bij de vragen die we u aan het begin van deze blog presenteerden. Al deze vragen zijn van toepassing op vrijwel ieder migratiescenario, al dan niet EDI. Dus als het gaat om de overstap naar EDI in de cloud en het verplaatsen van al uw data naar de zogenaamde "EDI cloud", geldt dezelfde logica. Hier leest u hoe ze specifiek betrekking hebben op EDI-cloudmigratie.

Wilt u dat uw bedrijf groeit?

Ja? Dan heeft u een schaalbare oplossing nodig. In tegenstelling tot on-premise EDI-oplossingen, is EDI in de cloud schaalbaar. Met een maandelijks SaaS-abonnement is uw EDI-serviceprovider namelijk verantwoordelijk voor het leveren van cloud-infrastructuurdiensten voor het hosten van uw EDI-gegevens. Als uw bedrijf groeit en u het aantal uitgewisselde documenten op maandbasis verdubbelt, hoeft u zich geen zorgen te maken over het investeren in en beheren van extra hardware om deze verandering te ondersteunen. De SaaS-oplossing kan eenvoudig op- of afgeschaald worden om aan uw behoeften te voldoen.

Bovendien hoeft u zich geen zorgen te maken over compliance met nieuwe en/of bestaande handelspartners. Met een cloud-gebaseerde EDI-oplossing is alles altijd up-to-date. U hoeft er alleen voor te zorgen dat de SaaS provider die u kiest de dataformaten, standaarden, communicatieprotocollen en netwerken ondersteunt die u nodig heeft - nu en in de toekomst.

Wilt u blijven aanlopen tegen onverwachte onderhoudskosten voor software en hardware?

Nee? Dan heeft u een vast, voorspelbaar prijsmodel nodig. Cloud-gebaseerde EDI elimineert onverwachte kosten. Wat u bent overeengekomen te betalen in uw SaaS-contract is wat u betaalt. Als er iets misgaat in de back-end van een SaaS-oplossing, is het niet aan u om het op te lossen, en u zult niet verrast worden met extra kosten.

Wilt u steeds nieuwe medewerkers aannemen omdat uw huidige team al tot over de oren in het werk zit?

Nee? Dan moet u onnodige, tijdrovende taken automatiseren. Purchase-to-pay en order-to-cash processen zijn overbodig en tijdrovend. In plaats van te investeren in steeds weer een nieuw teamlid, is het belangrijk om slim te werk te gaan. Voor grote bedrijven en het MKB is het altijd voordeliger om te investeren in een cloud-gebaseerde EDI SaaS-oplossing tegen een maandelijks tarief, dan om nog iemand op de loonlijst te zetten. Dat komt omdat cloud-gebaseerde EDI procesautomatisering mogelijk maakt voor snellere transacties, zonder menselijke invoerfouten.

Wilt u volledige transparantie in bedrijfsprocessen met complete en accurate data?

Ja? Dan heeft u integratie nodig. Verouderde EDI-systemen zijn in de meeste gevallen extreem lastig te integreren met nieuwe software. cloud-gebaseerde EDI oplossingen elimineren deze complexiteit. Daarom is het gebruikelijk voor een bedrijf om hun EDI systeem te upgraden wanneer ze migreren naar een nieuwe ERP. Integratie kan behoorlijk ingewikkeld zijn, maar het wordt steeds meer een bedrijfsprioriteit. Het is belangrijk om te begrijpen welke impact een verouderde EDI oplossing, of een EDI oplossing met beperkte mogelijkheden, kan hebben op uw bedrijf. Flexibiliteit en connectiviteit moeten voorop staan bij de evaluatie van potentiële SaaS-oplossingen.

Wilt u vrijwel zeker zijn dat al uw bedrijfsgegevens veilig zijn?

Ja? Dan heeft u een back-up nodig. Dit is de laatste tijd een veelbesproken onderwerp, en niet zonder reden. Vooral in de huidige gedecentraliseerde werkomgeving zijn toegankelijkheid en beveiliging van data van het grootste belang voor elk bedrijf. Met cloud-gebaseerde EDI bent u op alle fronten gedekt. Het gewenste niveau van beveiliging dat u kiest is meestal vastgelegd in de SLA met uw EDI dienstverlener.

Blijf op de hoogte voor een volgende blog over disaster recovery en hoe toonaangevende EDI-providers nu parallelle omgevingen in de cloud beheren om systeemuitval en dataverlies drastisch te verminderen.* 

Deze blog is geschreven door Courtney Yocabet, Marketing Specialist gevestigd in Breukelen, Nederland

Wilt u meer van dit soort berichten lezen? Schrijf u dan in voor de maandelijkse TIE Kinetix blog updates!