Image
27 juli 2020
Het gedrag van klanten verandert waardoor bedrijven in staat moeten zijn om hier snel op te anticiperen. Met name bedrijven die essentiële producten verkopen, zoals supermarkten en drogisterijen, doen hun best ervoor te zorgen dat er voldoende voorraad is. Vooral in de huidige situatie waar er veel onzekerheid is en langzamerhand stappen maken naar het heropstarten van de samenleving.
Om uw purchase-to-pay proces (P2P) succesvol te managen, is het enorm belangrijk voor retailers en leveranciers om niet afhankelijk te zijn van handmatige processen. Dit wordt mogelijk door met systemen te werken die in staat zijn om documenten zonder fouten elektronisch uit te wisselen.
Voor bedrijven die documenten, zoals inkooporders en facturen, uitwisselen via e-mail of andere traditionele middelen is het een bekend fenomeen: fouten door middel van menselijk toedoen. Een e-mail die niet werd gelezen waardoor een levering te laat kwam, een typefout waardoor een factuur niet werd betaald, ga zo maar door. Ongeacht de situatie, menselijke fouten zijn helaas onvermijdelijk bij handmatig werk.
Fouten kunnen niet voorkomen worden in de huidige omstandigheden
Op dit moment werken de meeste medewerkers nog zoveel mogelijk vanuit huis. Combineer dit met de toenemende documentuitwisseling dankzij meer vraag naar bepaalde producten en diensten. De kans is groot dat bij de verwerking van de documenten er niet alleen meer fouten worden gemaakt maar dat deze ook nog een grotere impact hebben.
De traditionele middelen voor het uitwisselen van documenten, zoals via e-mail, kosten niet alleen veel tijd om te verwerken maar zijn ook foutgevoelig. Wanneer een bedrijf ineens een verdubbeling van het aantal orders of facturen ziet dan komen de tekortkomingen van het purchase-to-pay proces snel aan het licht. In dit geval kan een typefout, of een gemiste e-mail, gelijk resulteren in lege schappen.
Supply chain digitalisatie
Bij bedrijven met een geautomatiseerde supply chain verloopt de documentenuitwisseling elektronisch en in real-time via één centraal online platform. Voor supermarkten houdt dit in dat zodra zij een inkooporder indienen, deze ook verschijnt en bevestigd kan worden door de desbetreffende leverancier of het distributiecentrum. In het magazijn wordt elk item, zoals vertoond op de inkooporder, gescand om er zeker van te zijn dat de bestelling volledig is. Gevolg daar een Advanced Shipment Notification (ASN) wanneer de bestelling de deur uit gaat. Er wordt een factuur gegenereerd zodra de bestelling binnen is en deze wordt gelijk klaargezet voor betaling.
Dankzij het geautomatiseerd proces zijn supermarkten in staat om real-time orders te plaatsen, te verwerken en te betalen zodat er direct geanticipeerd kan worden op een toenemende vraag. Zonder EDI en factuurautomatisering is het aannemelijk dat we vaker lege schappen houdbare producten en toiletbenodigdheden zullen zien. Maar met supply chain automatisering blijft zelfs toiletpapier beschikbaar wanneer mensen gaan hamsteren.
