10 Décembre 2020

Les commerces constatent généralement une augmentation des commandes à l’approche des fêtes, mais la crise du COVID-19 a renforcé encore plus cette tendance. Nous ne sommes même pas sûr qu’il soit suffisant de dire qu’il y a eu une “augmentation” des achats en ligne – il s’agit plutôt d’une envolée. Cela pose de nouveaux défis aux commerçants, surtout lorsqu’ils sont confrontés à des géants du numérique comme Amazon, une entreprise dont la supply chain est bien huilée et résistante à toute pression. Si les avantages de l’EDI dans l’e-commerce ne sont pas encore flagrants pour les commerçants, nous sommes certains que cela changera avec la fin de 2020.

L’automatisation des processus Procure-to-Pay

Cette année, les détaillants du commerce électronique doivent faire face à quelques difficultés qui séparent cette période de fêtes des précédentes. Tout d’abord, la demande se manifeste différemment. Avec une grande majorité des consommateurs choisissant de faire leurs achats en ligne, les opérations habituelles de la supply chain doivent être exécutées à un rythme beaucoup plus rapide. Il est nécessaire de garder les entrepôts bien approvisionnés et de bien coordonner ses actions avec des tiers pour garantir une livraison dans les délais. De nombreux commerçant ont par ailleurs convertis leur magasin en entrepôts temporaires pour l’option de plus en plus répandue de « click & collect » (retrait en magasin), afin de continuer leurs affaires le plus normalement possible.

Cela s’accompagne aussi du défi de maintenir une rentabilité avec un tel système de vente, idéalement égale à celle des achats en magasin. À l’heure actuelle, une grande partie des commerçants ont commencé à automatiser leur processus procure-to-pay pour répondre à ces nouvelles exigences, et sont les premiers témoins des avantages de l’EDI dans l’e-commerce. Heureusement, ces avantages conduisent également à une meilleure expérience retail omnicanale. Cela est aujourd'hui plus important que jamais, car les consommateurs qui n'achèteraient pas normalement en ligne font désormais davantage de recherches sur les produits avant de choisir le meilleur magasin, pour finalement effectuer l'achat en personne.

L’e-commerce B2B autant impacté que le B2C

Ces nouvelles tendances de consommation ont complètement redéfini l’importance de l’EDI dans le commerce électronique, principalement en raison de l’impact que l’EDI peut avoir sur l’expérience du consommateur. Quand un consommateur décide d’acheter un produit qu’il a vu en ligne et se rend en magasin pour l’acheter, il souhaite naturellement que le produit soit disponible en magasin.

Mais il est aussi important de mentionner que l’e-commerce business-to-business (B2B) est tout aussi affecté cette année. Comme il est courant pour les commerces B2B d’offrir à leurs clients de passer des commandes en ligne, l’augmentation de celles-ci est tout aussi grande dans le monde du B2B. Pour que les entrepôts soient bien approvisionnés et que les commandes soient envoyées à temps, il faut que les commerçants communiquent et coordonnent de manière transparente avec leurs fournisseurs.  C'est là qu'il s'avère incroyablement pratique de disposer d'un portail fournisseurs dans lequel leurs fournisseurs peuvent facilement répondre aux commandes, informer les détaillants des retards, soumettre des factures, etc…

Voici donc les 4 conseils de nos experts pour optimiser votre supply chain et automatiser vos processus procure-to-pay afin de répondre aux exigences des consommateurs.

1. Digitaliser les échanges de données et de documents avec les partenaires

La première étape vers une Supply Chain optimisée, ou une Supply Chain Digitale comme nous aimons l'appeler chez TIE Kinetix, est de digitaliser tous les échanges de données et documents commerciaux dans la Supply Chain. Comme dit précédemment, les consommateurs veulent des prix plus bas, et des produits livrés plus rapidement. Digitaliser les échanges dans sa Supply Chain est la première étape pour permettre à une entreprise de répondre à ces nouvelles exigences. Si les échanges sont digitalisés et automatisés, ils seront beaucoup plus rapides et permettront à l'entreprise d'expédier les produits plus rapidement.

De plus, la digitalisation des échanges permet une réduction considérable des coûts sur le long-terme, si on les compare aux coûts qui dérivent de processus manuels (et lents !). Il est donc indispensable pour une entreprise qui veut survivre sur le marché d'aujourd'hui de se mettre à jour au niveau de la digitalisation, surtout dans la Supply Chain.

2. Permettre un échange électronique avec tous les fournisseurs

Une multitude d'entreprises n'ont aucun problème à échanger dans leur Supply Chain, par Échange de données informatisé (EDI), avec leurs fournisseurs qui disposent des technologies et connaissances pour échanger électroniquement. Le problème principal est qu'une grande majorité des fournisseurs n'ont pas l'expertise ou l'infrastructure nécessaires, et continuent donc d'envoyer leurs documents au format PDF, et parfois même encore au format papier ! Il est impossible pour une entreprise qui reçoit et traite manuellement des factures ou autres documents au format PDF/papier de rivaliser avec la concurrence telle qu'Amazon ou Alibaba, quand ces derniers ont littéralement automatisé tous leurs processus.

La solution est donc de permettre à 100% des partenaires et fournisseurs, même ceux ne disposant pas de logiciels ERP ou EDI, de pouvoir envoyer et recevoir facilement des documents commerciaux. Bien entendu, il n'est pas concevable de "forcer" les petits fournisseurs (qui ont un budget généralement bas) à mettre en place des solutions et infrastructures nécessaires à un échange électronique des documents. Il est plutôt recommandé de mettre en place un portail pour les fournisseurs ou ceux-ci pourront venir déposer leurs documents afin que ceux-ci soient directement validés, traités, et convertis au(x) bon(s) format(s) avant d'être envoyé vers le système ERP du donneur d'ordre. Une telle plateforme peut permettre un échange simplifié et amplement plus rapide dans la Supply Chain, car les processus sont simplifiés pour les fournisseurs qui ont une plateforme dédiée à la collaboration et à l'échange de documents commerciaux.

3. Faciliter l'onboarding de partenaires

Afin que les fournisseurs puissent profiter pleinement des avantages d'une Supply Chain digitalisée et optimisée, il faut qu'ils soient facilement intégrés dans la Supply Chain via un onboarding sur le portail fournisseurs. Si les fournisseurs sont accompagnés dans leur relation avec le donneur d'ordre, ils commenceront bien plus rapidement à échanger de manière digitale et la Supply Chain n'en sera que plus performante. Si les fournisseurs peuvent se connecter rapidement à la plateforme de collaboration, il découlera une augmentation du volume des documents électroniques échangés. Mais l'onboarding ne se limite pas à l'intégration des partenaires sur le portail, il inclut aussi une potentielle éducation et formation suivi par la possibilité pour les fournisseurs de demander un support ou des fonctionnalités supplémentaires si nécessaires.

Chaque partenaire est différent, et il est donc nécessaire pour la plateforme de collaboration de permettre une personnalisation pour les fournisseurs qui le souhaiteraient. Le but étant que les fournisseurs soient satisfaits: une Supply Chain ne peut être optimale que tant que les fournisseurs sont satisfaits de leur relation et de leur collaboration avec le donneur d'ordre.

4. Analyser votre supply chain régulièrement

Qui dit digital, dit forcément data et analytique. Une autre des principales raisons pour lesquelles il est primordial de digitaliser sa Supply Chain est que cela permet de générer de la data. Celle-ci peut être utilisée ultérieurement pour analyser les problèmes récurrents dans la Supply Chain, et mettre en place les processus nécessaires pour éliminer ces blocages. Il faut pour cela pouvoir avoir une vue globale sur la Supply Chain et sur les données qui sont générées dans celle-ci.

Grâce à l'utilisation de la data et de l'analytique, les échanges dans la Supply Chain sont constamment optimisés et accélérés, ce qui réduira les coûts sur le long-terme notamment grâce à une réduction des délais de traitements, une réduction des erreurs dues à un traitement manuel des données, ou bien encore à la réduction d'utilisation de papier dans les échanges avec les partenaires et fournisseurs de la Supply Chain.