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Die Herausforderungen
Sodexo beliefert große und kleine Unternehmen, Behörden, Krankenhäuser, Gesundheitseinrichtungen, Hochschulen, Universitäten und Justizvollzugsanstalten - und sogar Bohrinseln auf hoher See. Sodexo ist so ziemlich überall und für jeden da.
Da die Mitarbeiter von Sodexo häufig bei ihren Kunden vor Ort sind, sollten sie so wenig Zeit wie möglich mit Verwaltungsaufgaben wie der lokalen Annahme und Genehmigung von Rechnungen verbringen. Da Sodexo ein börsennotiertes Unternehmen ist, ist es äußerst wichtig, dass ein sofortiger Zugriff auf den Finanzstatus des Unternehmens möglich ist. Dieser Prozess war aufgrund der manuellen Bearbeitung von Papierrechnungen nicht vollständig optimiert.
Die Lösung
Sodexo hat sich für TIE Kinetix entschieden, weil die E-Invoicing-Lösung von TIE Kinetix mit seiner neuesten Software-Plattform für EDI-Integration kombiniert werden kann. Damit verfügt Sodexo über eine kombinierte Lösung zur Rationalisierung von Rechnungen an und von SAP, unabhängig davon, ob sie auf Bestellungen basieren oder nicht. Ein weiteres Argument ist die Benutzerfreundlichkeit der Lösung dank ihrer webbasierten Benutzeroberfläche.
Ergebnisse
Vor der Implementierung der Lösungsplattform von TIE Kinetix wurden die Rechnungen vor Ort bearbeitet. Jede Rechnung wurde kopiert, zusammengestellt und zweimal im Monat wurden alle gesammelten Rechnungen an die Zentrale von Sodexo geschickt. Diese Rechnungen wurden dann auf wichtige Aspekte wie die Rechnungsnummer und die Mehrwertsteuerinformationen überprüft. Wenn die Rechnung nicht zu 100 % übereinstimmte, musste sie manuell korrigiert werden - ein zeitaufwändiger Prozess.
Mit TIE Kinetix werden nun alle Rechnungen, die nicht auftragsbezogen sind, direkt an die Zentrale gesendet. Unsere EDI-Integrationsplattform nutzt die PDF- oder XML-Konvertierung, um die vorläufige Buchung an SAP zu senden, ohne dass dies auf dem Frontend sichtbar ist. Die manuelle Verarbeitung von Papierrechnungen gehört nun der Vergangenheit an und ist zu 100% digital und automatisiert. Die Lösung verfügt außerdem über Auto-Coding und einen SAP-Connector, der potenzielle Engpässe aufdeckt, so dass SAP ordnungsgemäß verwaltet werden kann und Rechnungen effizient und pünktlich verarbeitet werden, was wiederum eine enorme Zeitersparnis bedeutet.
