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Les Défis
Sodexo propose ses services à des entreprises (petite ou grande), écoles, universités, hôpitaux, collectivités et même à des plateformes pétrolières. Sodexo est présent partout, et pour tout le monde.
Vu que les employés de Sodexo interagissent directement avec les clients, il est nécessaire qu'ils passent le moins de temps possible sur des tâches administratives, comme la validation de factures. De plus, vu que Sodexo est une société cotée en bourse, il est extrêmement important qu'il y ait un accès direct à ses états financiers. Ces procédés n'étaient pas entièrement optimisés pour Sodexo, dû à un traitement manuel des factures papier.
La Solution
Sodexo a choisi TIE Kinetix car sa solution d'e-Facturation (E-Invoicing) peut être incorporée à sa nouvelle plateforme d'intégration des données, SmartBridge. Ceci offre à Sodexo une solution complète pour simplifier l'émission et la réception de factures. Un autre argument est le fait que la solution soit très simple d’utilisation, grâce à son interface utilisateur basée sur le Web.
Résultats
Avant de mettre en place la plateforme « Integration » de TIE Kinetix, les factures étaient traitées sur place. Chaque facture était copiée et archivée ; puis, deux fois par mois, toutes les factures recueillies étaient envoyées au QG de Sodexo. Ces factures étaient alors examinées et des aspects importants, tel que le numéro de facture ou les données TVA, étaient vérifiés. Si la facture n’était pas 100% correcte, celle-ci devait être modifiée manuellement – un procédé long et coûteux.
Avec TIE Kinetix, toutes les factures non liées à un achat sont envoyées directement au QG. La plateforme « Integration » utilise la conversion PDF ou XML afin d’envoyer les données au système SAP ERP de manière simple, automatique, et non visible pour le consommateur. Le traitement manuel des factures appartient au passé, et le système est maintenant totalement digitalisé et automatisé. La solution de TIE Kinetix inclut aussi les fonctionnalités « Auto-Coding » et « SAP Connector » qui signalent les problèmes afin que SAP soit géré de manière efficace. Les factures sont traitées simplement et efficacement, ce qui découle sur un gain de temps considérable.
