Image
De uitdaging
Aangezien de medewerkers van Sodexo vaak op locatie zijn bij hun klanten, was het vooral belangrijk dat zij zo weinig mogelijk tijd kwijt waren aan administratieve taken, zoals het ter plaatse accepteren en goedkeuren van facturen.
Aangezien Sodexo een beursgenoteerd bedrijf is, is het uiterst belangrijk dat er onmiddellijke toegang is tot de financiële status van het bedrijf. Dit proces was niet volledig geoptimaliseerd vanwege de handmatige verwerking van papieren facturen.
De oplossing
Sodexo koos voor TIE Kinetix omdat de e-facturatieoplossing van TIE Kinetix kan worden gecombineerd met het nieuwste softwareplatform voor EDI-integratie.
Hierdoor beschikt Sodexo over een gecombineerde oplossing voor het stroomlijnen van facturen van en naar SAP, al dan niet op basis van inkooporders. Een ander argument is de gebruiksvriendelijkheid van de oplossing dankzij de webgebaseerde gebruikersinterface.
Resultaten
Vóór de implementatie van het oplossingsplatform van TIE Kinetix werden de facturen ter plaatse verwerkt. Elke factuur werd gekopieerd, gebundeld en twee keer per maand werden alle verzamelde facturen naar het hoofdkantoor van Sodexo gestuurd. Deze facturen werden vervolgens gecontroleerd op belangrijke aspecten zoals het factuurnummer en BTW-informatie. Als een factuur niet 100% overeenkwam, moest deze handmatig worden aangepast - een tijdrovend proces.
Met TIE Kinetix worden alle niet-ordergebaseerde facturen nu rechtstreeks naar het hoofdkantoor gestuurd. Ons EDI integratieplatform gebruikt PDF of XML conversie om de voorlopige boeking naar SAP te sturen, zonder dat dit zichtbaar is op de front-end. Het handmatig verwerken van papieren facturen behoort nu tot het verleden en is 100% digitaal en geautomatiseerd geworden. De oplossing beschikt ook over Auto-Coding en een SAP connector die mogelijke knelpunten blootlegt, zodat SAP goed kan worden beheerd en facturen efficiënt en op tijd worden verwerkt, wat op zijn beurt een enorme tijdsbesparing oplevert.
