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Aktualisiert am 9. Mai 2023
Wenn Unternehmen Daten elektronisch austauschen, fallen im Bestellprozess häufig die Begriffe Purchase Order und Sales Order. Inhaltlich und vom Prinzip her handelt es sich dabei um das gleiche Dokument. Bei der Verwendung eines EDI Standards handelt es sich um einen Datensatz, der mit dem Kürzel ORDERS bezeichnet wird.
Die unterschiedlichen Begriffe resultieren vielmehr aus der Betrachtungsweise des Marktteilnehmers. Während Purchase Order eine ausgehende Bestellung zum Einkauf von Waren oder Dienstleistungen bezeichnet, wird der Begriff Sales Order im Sinne des Auftrags auf der Verkaufsseite verwendet. In diesem Fall reden wir von der eingehenden Bestellung.
Der erste Schritt im Einkaufsprozess eines Unternehmens ist die Bestellanforderung. Eine Bestellanforderung ist ein Antrag auf den Kauf von Waren oder Dienstleistungen. Sobald sie genehmigt ist, erstellt ein Unternehmen eine Bestellung und sendet sie an einen Lieferanten.
Die Sales Order oder der Kundenauftrag ist also die beim Lieferanten eingehende Bestellung des Kunden bzw. der vom Kunden empfangene Auftrag. Bei der Betrachtung des gesamten Prozesses aus Sicht des Lieferanten spricht man daher auch von Order-to-Cash Prozess: Der eingehende Auftrag führt im Weiteren zu einem Zufluss von Geldmitteln.
Auf der Seite des Bestellers wird hingegen ein inhaltlich identisches Dokument als Bestellung abgesetzt (Einkauf). Diese muss im Folgenden bezahlt werden, weshalb der Prozess aus diesem Blickwinkel auch mit dem Begriff Purchase-to-Pay bezeichnet wird.
Es ist zwar möglich, Kundenaufträge manuell zu erstellen. Heutzutage gibt es aber viele Möglichkeiten, das Dokument automatisch zu generieren. Mit Hilfe des ERP-Systems (Enterprise Resource Management) können Sie einen Kundenauftrag auch gleich aus einer Bestellung erstellen.
Die Unternehmen, die als Kunden von TIE Kinetix über unsere SaaS Plattform FLOW Partnerautomation Dokumente mit Ihren Geschäftspartnern austauschen, können dies sowohl auf der Einkaufsseite, als auch auf der Verkaufsseite tun. Wir unterstützen mit FLOW beide Prozesse – Order-to-Cash und Purchase-to-Pay. Unternehmen auf dem Weg zu 100% Digitalisierung beim Dokumentenaustausch sollten daher stets beide Seiten im Blick haben.
