21. Mai 2021

Jetzt wird es ernst für die Lieferanten der öffentlichen Verwaltungen. Zumindest, wenn Ihre Kunden in Baden-Württemberg oder Rheinland-Pfalz ansässig sind. Noch gerade mal ein gutes halbes Jahr verbleibt, bis dort zum Jahreswechsel 2021/2022 die Verpflichtung der Lieferanten zur Einrichtung der Rechnungen im elektronischen Format in Kraft tritt. Bislang besteht diese Pflicht (seit 27.11.2020) nur in Bremen. Jetzt ziehen zumindest zwei Bundesländer nach und in Mecklenburg-Vorpommern wird intensiv an einer Verpflichtung gearbeitet. Noch ist dort allerdings der geplante Stichtag nicht offiziell bekannt, aber es könnte schnell gehen.

Auch in Rheinland-Pfalz und im Saarland sind die Stichtage bekannt, auch wenn hier die Verpflichtung erst Anfang 2024 greift. Weitere Länder machen die Verpflichtung vom Auftragsvolumen (Sachsen-Anhalt) oder vom Einzelfall (NRW) abhängig.

Für die Lieferanten der öffentlichen Verwaltung stellt die E-Rechnung also nach wie vor besonders dann eine Herausforderung dar, wenn die Kunden über die Republik verteilt sind. In jedem Land gelten andere Regeln, Format-Anforderungen, Einreichungswege und Bezugsquellen der erforderlichen Leitweg-ID. Grund genug, die Verantwortlichkeit für Wege und Formate auszulagern. Mit der Zwischenschaltung eines Serviceproviders wie TIE Kinetix müssen Sie sich um die heterogenen Anforderungen nicht mehr (selbst) kümmern. Ein Ansprechpartner, einheitliche Bereitstellung Ihrer Rechnungen und die multiple Zustellung auf den zugelassenen Wegen im erforderlichen Format: einfacher kann dieses komplexe Thema nicht bewältigt werden.

Es gilt also, sich zeitnah vorzubereiten. Dabei geht es nicht nur darum, den Anforderungen im Rahmen bestehender Geschäftsbeziehungen zu genügen, sondern auch um das eigene Interesse. Die Vorteile, die sich die öffentliche Verwaltung von der E-Rechnung verspricht, sind nämlich auch auf jedes Unternehmen übertragbar. Der Effizienzgewinn entsteht zwar in höherem Maße beim Rechnungseingang, betrachtet werden muss aber der gesamte Auftragsprozess und die Anwendbarkeit auch im B2B Geschäft. Mit dem neuen Pendant zur X-Rechnung um Auftragsbereich, dem Order-X Format, ist die Digitalisierung des gesamten Prozesses möglich – und damit auch ein echter Effizienzgewinn für Auftragnehmer.

Noch ein Punkt zum Thema Sicherheit: Viele Länder erlauben nach wie vor die bequeme Zustellung der Rechnung (im XRechnungsformat oder als ZUGFeRD) per E-Mail. Diese Bequemlichkeit hat jedoch Ihren Preis: Die Zustellung per E-Mail ist in den meisten Fällen leider nicht sicher. Unter Corona Bedingungen hat die Cyber-Kriminalität stark zugenommen. Dazu gehören jedoch nicht nur die vielfach in den Medien aufgegriffenen Hackerangriffe auf Rechenzentren und IT-Infrastrukturen. Auch das simple Abfangen und Auslesen privater wie geschäftlicher E-Mails ist ein nicht zu vernachlässigendes Problem. Geschäftliche Korrespondenz im Zusammenhang mit der Auftragsabwicklung sollte daher sichere Übertragungsprotokolle und -netzwerke wie AS2, AS4 oder Peppol verwenden. Auch hier bietet unsere Datendrehscheibe FLOW alle Möglichkeiten konfigurierbar im Standard.