Image
10 september 2021
Als een bedrijf gaat digitaliseren is in veel gevallen een van de eerste stappen om over te gaan van papieren facturen naar elektronische facturen (e-facturen). Maar hier stopt de reis naar 100% digitalisatie van de supply chain (natuurlijk) niet!
De volgende stap kan zijn om het order-to-cash of purchase-to-pay (ook wel procure-to-pay of P2P genoemd) proces te automatiseren. Dit laatstgenoemde proces wordt gedekt door e-procurement, maar wat is e-procurement? Welke rol speelt het in supply chain management (SCM)? En wat voor voordelen brengt het met zich mee?
Definitie van e-procurement
E-procurement is het digitaliseren van het hele inkoop- en/of verkoopproces, en dat gebeurt allemaal via het internet; zeg maar dag tegen het versturen van papierwerk per post. In het algemeen verhoogt e-procurement de productiviteit en efficiëntie van de supply chain door zeer handmatige inkooptaken te elimineren en te vervangen door gestandaardiseerde, geautomatiseerde workflows. Het vereist het gebruik van een gespecialiseerd e-procurement systeem, samen met een ERP en EDI systeem dat in staat is om aan alle vereisten te voldoen.
Hoe werkt e-procurement?
Hoe e-procurement in de praktijk werkt verschilt per situatie. In het algemeen zijn er twee mogelijke uitgangspunten: inkopen of aanbesteden. Ter verduidelijking: e-procurement kan worden gebruikt in het source-to-pay proces wanneer strategic sourcing in het spel is. Maar als er geen inkoopstrategie aan de orde is of als u nog niet klaar bent om op dat niveau te optimaliseren, kan e-procurement ook nuttig zijn op het moment dat er digitalisering nodig is voor de aankoop van goederen of diensten. Dit heeft betrekking op het procure-to-pay proces vanuit het perspectief van de koper.
E-procurement gaat verder dan het gebruik van elektronische facturen en andere EDI-documenten, zoals purchase orders en advanced shipping notices, maar dit wil niet zeggen dat het belang van elektronische documentuitwisseling in het proces als geheel moet worden gebagatelliseerd.
We willen hiermee zeggen dat e-procurement software inkopers en leveranciers in staat stelt om al hun zaken online te regelen. Als strategische inkoop het uitgangspunt is, zijn inkopers in staat om te zoeken naar, te evalueren van en in contact te komen met potentiële leveranciers op basis van vooraf gedefinieerde criteria (AKA e-sourcing). Van daaruit kan het aanbestedingsproces en de leveranciersselectie plaatsvinden.
Zodra de koper en leverancier een koopovereenkomst sluiten, krijgt de koper toegang tot de online catalogus van de leverancier, vergelijkbaar met een e-commerce marktplaats, waar goederen of diensten kunnen worden bekeken en geselecteerd voor aankoop (e-ordering). Dit is waar EDI van pas komt.
Hoewel de winkelervaring bij e-procurement vergelijkbaar is met wat we vanuit consumentenperspectief kennen als we een willekeurige online webshop bezoeken, is het nog steeds een business-to-business (B2B) omgeving (of misschien zelfs business-to-government). Dat betekent dat er hoogstwaarschijnlijk specifieke vereisten gelden voor het uitwisselen van documenten die een capabele EDI-oplossing vereisen die idealiter volledig met de e-procurement software is geïntegreerd. Uw EDI systeem zal automatisch orders, facturen en andere zakelijke documenten omzetten naar het juiste elektronische formaat, zodat de data automatisch naar uw ERP kan worden verzonden en verwerkt.
Wat is e-procurement in supply chain management?
Supply chain management (SCM) is het beheer van de volledige stroom van goederen en diensten binnen een supply chain, van grondstoffen tot eindproducten. Naast het algemene overzicht over de dagelijkse operaties, bestaat SCM voornamelijk uit continue procesoptimalisatie. Het einddoel? Een 100% digitale (end-to-end) supply chain.
E-procurement speelt zeker een rol als het gaat om het bereiken van dit doel, maar het is een stapsgewijs proces. Vanuit een SCM-perspectief is de eerste stap zorgen voor een solide basis waarop digitale mogelijkheden kunnen worden uitgebreid. Het is een must om af te stappen van een sterke afhankelijkheid van legacy systemen en over te stappen op flexibele ERP en EDI systemen in de cloud. Dit kost tijd en moeite, maar de eisen van moderne e-procurement zijn veel te geavanceerd voor verouderde technologieën. En de voordelen zijn op de lange termijn de migratie-uitdagingen meer dan waard.
Voordelen van e-procurement
Zoals eerder vermeld, is e-facturatie vaak de eerste stap in de richting van een digitale supply chain (uiteraard na het afstoten van legacy systemen). Dus als u al facturen elektronisch verstuurt, herkent u waarschijnlijk een aantal van de voordelen die we hier opnoemen; deze worden alleen maar versterkt door e-procurement toe te passen. Daarnaast zijn er voordelen die u met e-facturatie alleen niet kunt bereiken.
1. Kostenverlaging: Vaak zijn er meerdere inkopers betrokken bij het doen van inkopen bij leveranciers zonder enig zicht op andere inkoopactiviteiten. E-procurement maakt onderlinge coördinatie tussen inkopers van dezelfde organisatie mogelijk, waardoor de kosten als gevolg van dubbele en onnodige inkopen worden verlaagd. En dan hebben we het nog niet eens over de kosten die worden bespaard door het elimineren van nog meer papier uit uw supply chain.
2. Tijdsbesparing: Online inkopen verhoogt de productiviteit al, maar zodra inkooporders, facturen en meer automatisch worden gegenereerd en verwerkt, kunnen alle afdelingen die betrokken zijn bij het inkoopproces hun tijd besteden aan het optimaliseren van andere belangrijke gebieden. Ook worden handmatige fouten verminderd.
3. Transparantie in uitgaven: Met een e-procurement systeem worden alle gegevens gerelateerd aan de inkoop op één plaats opgeslagen. Van bron tot betaling, alles kan worden getraceerd en geanalyseerd. Dit brengt mogelijkheden voor extra besparingen aan het licht en bevordert een betere afstemming tussen financiën, procurement, inkoop en andere betrokken afdelingen.
4. Gestandaardiseerde workflows: Als veel inkopers betrokken zijn bij het inkoopproces, is het moeilijk om ervoor te zorgen dat iedereen zich aan dezelfde inkoopprocedures houdt. E-procurement software stroomlijnt het proces door organisaties in staat te stellen standaard inkoopprocedures te implementeren.
5. Beheer van leveranciers: Met een e-procurement systeem worden, net als bij data over uitgaven, ook alle data over leveranciers op één plaats opgeslagen. Dit biedt meer inzicht in en controle over strategische inkoopinitiatieven en maakt nauwere samenwerking met leveranciers mogelijk.
