Image
Als er één ding zeker is in het huidige retail landschap, is dat effectief supply chain management gedeeltelijk afhankelijk is van effectief change management, oftewel verandermanagement: het plannen van veranderingen, het managen van veranderingen en het versterken van veranderingen (van Prosci’s Research-Based Methodology). Dit soort change management is benodigd als er gewerkt wordt aan een digitale supply chain, wat alleen bereikt kan worden met een goed functionerend leveranciersprogramma. Snel veranderende supply chain technologie heeft immers voor zowel leveranciers als afnemers de traditionele dagelijkse bedrijfsvoering volledig getransformeerd.
Om deze reden is het niet realistisch om een digitale supply chain tot stand te brengen zonder adequate ondersteuning te bieden aan leveranciers in de detailhandel. Een groot deel bestaat namelijk uit kleine en middelgrote bedrijven die nog niet in staat zijn om documenten elektronisch te verzenden en/of te ontvangen.
Ons perspectief: het inschakelen van leveranciers is één van de grootste obstakels van supply chain management, maar dat hoeft niet zo te zijn. Effectief verandermanagement kan u helpen om uw leveranciers gemakkelijk aan boord te krijgen, en u hoeft dit niet allemaal alleen te doen.
Planning voor verandering
Meestal begint voor retailers het werken aan een digitale suplly chain met het aanmoedigen of verplichten van alle leveranciers om elektronische facturen of e-facturen te gaan verzenden – een eerste stap in het digitaliseren van de supply chain. Als uw organisatie hiervoor kiest, moet een activeringsprogramma voor de leveranciers worden gedefinieerd voordat u met het onboardingproces kunt beginnen.
In een perfecte wereld zouden al uw leveranciers de kans grijpen om het gebruik van papier stop te zetten, handmatige processen te verminderen, communicatie te verbeteren en kosten te besparen met elektronische facturering. In de praktijk zien velen de noodzaak van de verandering niet in, omdat de voordelen voor hen niet duidelijk zijn. En als ze niet zien wat het voor hen oplevert, zullen ze niet gemotiveerd zijn om een nieuwe manier van zakendoen aan te nemen, zelfs als dit minimale verandering aan hun kant vereist.
Een doordacht communicatieplan kan echter al veel opleveren. Een goed doordachte campagne voor leveranciersbevordering zal de toon zetten voor een prettige en succesvolle onboarding ervaring voor leveranciers. Een eenvoudige manier om dit te doen, is door al vroeg in uw communicatie met leveranciers een duidelijk overzicht op te nemen van de voordelen van elektronische facturering (bijv. snellere betalingen).
Verandering managen
Zodra besloten is wat en hoe er gecommuniceerd gaat worden naar de leveranciers, is de volgende fase van verander management: het managen van de verandering. De beste manier om dit aan te pakken, is door de taak toe te wijzen aan een onboarding specialist.
Als u binnen uw organisatie al iemand heeft die deze rol op zich kan nemen, heeft u een stapje voor en zult u waarschijnlijk sneller een digitale supply chain in stand hebben. Maar als u geen onboarding specialist beschikbaar heeft, hoeft u zich ook geen zorgen te maken. U kunt ook buiten uw organisatie de benodigde expertise vinden.
Hoewel het mogelijk lijkt alsof het activeren van leveranciers in de detailhandel simpelweg uitbreidingen zijn van de gebruikelijke taken die bij supply chain management horen, is het belangrijk om te onthouden dat het onmogelijk is om de dagelijkse werkzaamheden te onderbreken. Daarom is het belangrijk om een onboarding specialist te hebben die deze veranderingen beheert. Het hele proces gaat een stuk soepeler als iemand altijd beschikbaar is om de voortgang stap voor stap bij te houden en om op regelmatige basis contact op te nemen met leveranciers.
Verandering versterken
Hoewel een verandermanagementbenadering helpt om de juiste verwachtingen te scheppen bij uw leveranciers, is het onwaarschijnlijk dat ze allemaal zo snel als u dat wilt gaan digitaliseren en facturen elektronisch gaan versturen. Dan wordt het tijd om de verandering te versterken, waarbij ook in dit geval een onboarding specialist goed van pas komt.
Om te zorgen dat uw inspanningen om tot een digitale supply chain te komen niet voor niets zijn, is een belangrijk aspect van verandermanagement het versterken van de verandering. Dit betekent deadlines stellen en een lichte druk uitoefenen op leveranciers die minder enthousiast zijn over uw nieuwe factureringsstandaard.
