Image
Om e-facturatie optimaal te benutten, moeten overheidsinstanties leveranciers actief stimuleren om mee te doen. Daar hebben beide partijen voordeel van.
Sinds 18 april 2019 zijn alle circa 2.500 overheidsinstanties en aanbestedende diensten in Nederland verplicht om e-facturen van leveranciers te kunnen ontvangen en verwerken. Nog lang niet alle instanties voeren een actief beleid op dit gebied. De Rijksoverheid, provincies en grote gemeenten zijn al wel ver. Bij aanbestedingen stellen zij bijvoorbeeld als eis dat opdrachtnemers digitale facturen leveren. Kleinere gemeenten zoeken vaak nog naar andere manieren om e-facturatie meer te stimuleren.
Snelle verwerking, minder fouten
De voordelen van e-facturatie bij overheidsinstanties is duidelijk. De verwerking van digitale facturen verloopt automatisch. Medewerkers hoeven alleen nog een controleslag te doen. Daarnaast voorkom je fouten, zoals die bijvoorbeeld nog wel eens ontstaan bij het inscannen. Bovendien valt de gebruikelijke piekbelasting aan het eind van de maand vaak grotendeels weg. Daardoor kunnen financiële afdelingen het werk over een vast team van ervaren experts verdelen en hoeven ze geen externe krachten in te huren.
Leveranciers actief benaderen
Instanties lopen ertegen aan dat niet alle leveranciers meewerken. Het kost natuurlijk doorlooptijd voordat bijvoorbeeld alle 80.000 leveranciers van de Rijksoverheid over zijn. Toch hoorde ik laatst via het Nederlands Multi-Belanghebbenden Forum e-Factureren (NMBF) dat bij de Rijksoverheid ruim 50% van de inkomende facturen echte e-facturen zijn. Om dat niveau te bereiken, moeten bijvoorbeeld gemeenten leveranciers actief benaderen. Vertel over de voordelen, zoals snellere betaling. Help met onboarding. Onboarding is een van de diensten die TIE Kinetix namens overheidsinstanties en bedrijven uitvoert.
Administratie breder digitaliseren
Om het leveranciers – én zichzelf - nog makkelijker te maken, raad ik overheidsinstanties aan om breder naar de digitalisering van de administratie te kijken. Zorg om te beginnen dat de eigen uitgaande factuurstroom op orde is: maak de hele keten digitaal. Kijk bijvoorbeeld naar inkooporders en leveringsbonnen. Veel leveranciers wensen orders elektronisch te ontvangen en kunnen leveringsbonnen digitaal aanleveren. De volgende stap is om leveranciers te berichten over de status van het verwerkingsproces. Laat ze weten dat de factuur ontvangen is, dat de bedragen kloppen, wanneer hij verwerkt kan worden en wanneer de betaling komt. Daar zijn allemaal standaard sjablonen voor, ook binnen PEPPOL, het Europese protocol waar SimplerInvoicing mee werkt.
Verplichten werkt
Uiteindelijk hoop ik dat overheden digitaal factureren vanaf een bepaalde datum verplichten. In Italië bijvoorbeeld is dat zelfs voor bedrijven onderling verplicht. Daar helpt dit enorm bij de bestrijding van btw-fraude. Ook in de business-to-business is het niet ongebruikelijk dat grote bedrijven e-facturatie opleggen aan hun leveranciers. Daar hoorde ik van leveranciers dat zo’n eis ook kan helpen om de investering voor e-facturatie intern rond te krijgen. Zij moeten sowieso digitaliseren en hebben dan een goede reden om hier prioriteit aan te geven. Het voordeel is dat ze met een eenmalige investering bij alle overheden terecht kunnen, omdat iedereen met dezelfde standaard werkt.
