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Bien que la directive 2014/55/UE sur la facturation électronique soit applicable en Finlande, ce pays n'a guère eu besoin d'être poussé à mettre place la facturation électronique, puisqu'il s'y est pris bien plus tôt que nécessaire. En fait, la Finlande est en avance sur la plupart des pays d'Europe ; même si la facturation électronique entre entreprises et administrations n'est devenue obligatoire qu'en 2010, la Finlande envoie des factures par voie électronique depuis les années 1990. Aujourd'hui, 95 % de toutes les factures envoyées à l'État sont au format électronique.
Cela dit, la Finlande a largement respecté l'échéance du 18 avril 2019 fixée par l'Union Européenne. À l'heure actuelle, toutes les agences gouvernementales finlandaises sont en mesure de recevoir des factures électroniques, et les fournisseurs du gouvernement sont tenus d'envoyer des factures électroniques conformes aux normes finlandaises en la matière.
De plus, les factures envoyées sous forme de pièces jointes à un e-mail ne sont plus acceptées, et les factures sur papier ne sont acceptées que dans des circonstances exceptionnelles. Celles-ci doivent être envoyées à une boîte postale fournie par l'agence gouvernementale concernée.
Normes de facturation électronique : TEAPPSXML et Finvoice
Comme beaucoup d'autres pays de l'UE, la Finlande a ses propres normes de facturation électronique. Il s'agit des normes TEAPPSXML et Finvoice, basées sur le langage XML. La version 3.0 est désormais disponible pour ces deux normes, assurant une conformité totale avec la norme européenne EN 16931-1.
En raison de la pandémie de COVID-19, les fournisseurs seront autorisés à utiliser les versions antérieures - celles qui ne répondent pas à la norme européenne - jusqu'au 1er avril 2021.
Obligation de facturation électronique B2B
Finvoice est la norme la plus utilisée pour la facturation électronique interentreprises (B2B). Avec l'introduction de la loi 241/2019, les entreprises du secteur privé dont le chiffre d'affaires annuel est supérieur à 10 000 euros ont le droit d'exiger de leurs fournisseurs qu'ils envoient des factures électroniques à partir du 1er avril 2020. Ces factures doivent être conformes aux normes européennes et finlandaises.
Comme pour le passage à la version 3.0 mentionné ci-dessus, cette échéance a également été reportée au 1er avril 2021. A partir de cette date, les entreprises privées pourront refuser les factures qui n'auront pas été envoyées au format électronique, par exemple celles qui sont envoyées au format PDF.
L'arrivée d'eKuitti
Comme indiqué précédemment, la Finlande s'est engagée dans la facturation électronique depuis un certain temps. Le gouvernement finlandais souhaite stimuler davantage la transition vers l'économie en temps réel en commençant par les reçus électroniques pour les entreprises et les consommateurs, appelés eKuitti en Finlande. À l'automne 2019, le gouvernement de l'État a lancé son premier pilote, et l'objectif est de passer à la phase opérationnelle en 2025.
L'économie en temps réel, qui comprend la facturation électronique, l'eKuitti et l'automatisation des systèmes de paiement, devrait permettre au gouvernement d'économiser des dizaines de millions d'euros par an. Les entreprises finlandaises économiseront également sur les coûts de main-d'œuvre, estimés à environ 800 millions d'euros par an.
Les modèles opérationnels pour la mise en œuvre d'eKuitti sont déjà en place ; le grand défi est la vitesse de mise en œuvre. L'avantage de ce type de système est que ces processus peuvent commencer à être automatisés, ce qui permet de rationaliser la comptabilité et d'améliorer la gestion financière pour les consommateurs. En outre, les données générées par cette mise en place pourraient être utilisées pour mieux comprendre d'autres domaines d'intérêt. Par exemple, le gouvernement finlandais pourrait avoir une indication de l'empreinte carbone.
La mise en œuvre est encouragée au niveau scandinave, dans le cadre du projet Nordic Smart Government (NSG). En Finlande, le projet NSG est dirigé par l'Office finlandais des brevets et de l'enregistrement (PRH) en coopération avec le ministère des finances et les autorités fiscales. L'objectif du projet NSG est d'automatiser le flux d'informations financières entre les entreprises des pays scandinaves.
Peppol en Finlande
Jusqu'à présent, Peppol ne semble pas jouer un rôle dans les normes de facturation électronique du secteur public en Finlande. Toutefois, le nombre d'enregistrements d'entreprises privées dans le système Peppol BIS Billing 3.0 est en augmentation, ce qui pourrait indiquer que Peppol sera introduit dans ce pays à l'avenir.
