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Aktualisiert im April 2024
Obwohl die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung in Finnland gilt, brauchte das Land kaum einen Anstoß, um die elektronische Rechnungsstellung einzuführen, denn es begann schon viel früher als nötig. Tatsächlich ist Finnland den meisten europäischen Ländern voraus: Obwohl die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) erst 2010 verpflichtend wurde, versendet das Land bereits seit den 1990er Jahren elektronische Rechnungen. Heute werden erstaunliche 95% aller an den Staat gerichteten Rechnungen in elektronischer Form versandt.
Damit hat Finnland die von der Europäischen Union gesetzte Frist bis zum 18. April 2019 mehr als eingehalten. Bereits jetzt können alle staatlichen Stellen in Finnland elektronische Rechnungen empfangen, und die staatlichen Lieferanten sind verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden, die den finnischen Standards für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen.
Außerdem werden Rechnungen, die als E-Mail-Anhang versandt werden, nicht mehr akzeptiert, und nur in Ausnahmefällen werden noch Papierrechnungen angenommen. Diese müssen an ein von der zuständigen Regierungsbehörde angegebenes Postfach geschickt werden.
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Im Januar 2023 gab die finnische Regierung eine Pressemitteilung heraus, in der sie die Unterstützung der Regierung für den Vorschlag "Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter" (ViDA) betonte und das Parlament aufforderte, tätig zu werden.
E-Invoicing Standards: TEAPPSXML und Finvoice
Wie viele andere Länder in der EU hat auch Finnland seine eigenen E-Invoicing-Standards. Dabei handelt es sich um die XML-basierten Standards TEAPPSXML und Finvoice. Für beide Standards ist jetzt die Version 3.0 verfügbar, die eine vollständige Übereinstimmung mit der europäischen Norm EN 16931-1 gewährleistet.
Aufgrund der COVID-19-Pandemie dürfen die Lieferanten bis zum 1. April 2021 frühere Versionen verwenden, die nicht dem europäischen Standard entsprechen.
B2B E-Invoicing-Verpflichtung
Finvoice ist der am weitesten verbreitete Standard für die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B). Mit der Einführung des Gesetzes 241/2019 wurde Unternehmen des Privatsektors mit einem Jahresumsatz von mehr als 10.000 EUR das Recht eingeräumt, von ihren Lieferanten ab dem 1. April 2020 die Übermittlung elektronischer Rechnungen zu verlangen. Diese Rechnungen müssen sowohl den europäischen als auch den finnischen Normen entsprechen.
Wie bei der oben erwähnten Umstellung auf Version 3.0 wurde auch diese Frist auf den 1. April 2021 verschoben. Ab diesem Datum können Privatunternehmen Rechnungen ablehnen, die nicht in einem elektronischen Format, beispielsweise als PDF, versandt wurden.
Die Ankunft von eKuitti
Wie bereits erwähnt, beschäftigt sich Finnland schon seit einiger Zeit mit der elektronischen Rechnungsstellung. Die finnische Regierung möchte den Übergang zur Echtzeit-Wirtschaft weiter vorantreiben, indem sie mit elektronischen Quittungen sowohl für Unternehmen als auch für Verbraucher, in Finnland eKuitti genannt, beginnt. Im Herbst 2019 startete die Landesregierung ihr erstes Pilotprojekt, das 2025 in Betrieb gehen soll.
Es wird erwartet, dass die Echtzeit-Wirtschaft, einschließlich der elektronischen Rechnungsstellung, eKuitti und der Automatisierung von Zahlungssystemen, der Regierung jährlich zweistellige Millionenbeträge einsparen wird. Finnische Unternehmen werden auch Arbeitskosten einsparen, die auf etwa 800 Millionen Euro pro Jahr geschätzt werden.
Die Betriebsmodelle für die Einführung von eKuitti sind bereits vorhanden; die große Herausforderung ist die Geschwindigkeit, mit der es eingeführt werden kann. Der Vorteil eines solchen Systems besteht darin, dass diese Prozesse automatisiert werden können, was eine schlankere Buchhaltung und ein besseres Finanzmanagement für die Verbraucher ermöglicht. Darüber hinaus könnten die Daten, die bei dieser Implementierung erzeugt werden, genutzt werden, um Einblicke in andere Bereiche von Interesse zu gewinnen. So wäre die finnische Regierung beispielsweise in der Lage, einen Hinweis auf den Kohlenstoff-Fußabdruck zu erhalten.
Die Umsetzung wird auf skandinavischer Ebene im Rahmen des Projekts Nordic Smart Government (NSG) gefördert. In Finnland wird das NSG-Projekt vom finnischen Patent- und Registrierungsamt (PRH) in Zusammenarbeit mit dem Finanzministerium und den Steuerbehörden geleitet. Ziel des NSG-Projekts ist es, den finanziellen Informationsfluss zwischen Unternehmen in den skandinavischen Ländern zu automatisieren.
Peppol in Finnland
Bislang scheint Peppol bei den E-Invoicing-Standards im öffentlichen Sektor in Finnland keine Rolle zu spielen. Allerdings steigt die Zahl der Registrierungen privater Unternehmen in Peppol BIS Billing 3.0, was ein Hinweis darauf sein könnte, dass Peppol hier in Zukunft eingeführt werden wird.
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Wenn Sie die Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung nicht nur in Finnland, sondern auch in anderen Ländern erfüllen müssen, sollten Sie sich für einen internationalen E-Invoicing-Anbieter entscheiden. SPS Commerce unterstützt mehr als 120.000 Unternehmen auf der ganzen Welt mit sicheren und gesetzeskonformen Lösungen.
