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Mise à jour du lundi 31 octobre 2022
Avec l'arrivée de la directive européenne 2014/55/UE sur la facturation électronique, il est devenu évident que les Pays-Bas, et tous les autres pays de l'UE, devaient rendre obligatoire la facturation électronique entre entreprises et administrations (B2G). Pour les Pays-Bas, cette échéance est largement dépassée, et aujourd'hui, la facturation électronique gagne du terrain, même dans l'espace B2B !
Aux Pays-Bas, tous les pouvoirs publics et les autorités contractantes doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. L’implémentation de la facturation électronique a été exécutée par l'adoption du cadre Peppol pour la mise en place d'une infrastructure d'échange. Actuellement, tous les organismes publics néerlandais sont directement ou indirectement reliés à l'infrastructure Peppol. C’est ce que l'on appelle le DIGIPOORT, utilisé pour la réception des factures électroniques.
D'un point de vue global, il est clair que la facturation électronique est là pour rester, et, surtout aux Pays-Bas, elle s'impose comme la méthode d'échange de factures préférée, quel que soit le secteur. Mais nous allons un peu vite en besogne. Commençons par le début.
L'histoire de la facturation électronique
La facturation électronique a été introduite aux Pays-Bas le 1er janvier 2011. À partir de cette date, les organismes du gouvernement central ont été légalement tenus de pouvoir recevoir et traiter les factures électroniques via Digipoort, la plateforme centrale où le trafic de messages pour le gouvernement est traité.
L'obligation d'envoyer des factures électroniques a été étendue aux fournisseurs de l'administration centrale le 1er janvier 2017. Toutefois, ce n'est qu'en août 2019 que cela a été strictement contrôlé ou appliqué ; le gouvernement central voulait laisser aux entrepreneurs le temps de se préparer à ce nouveau mode de facturation.
Le 18 avril 2019, l'obligation de facturation électronique a été étendue à tous les gouvernements sous-centraux néerlandais (en plus des gouvernements centraux), aux organisations gouvernementales et aux autres autorités contractantes. Ainsi, ces autorités publiques devaient également être en mesure de recevoir et de traiter les factures électroniques de leurs fournisseurs selon le format standard européen.
Mais cela ne signifiait pas que tous les organismes publics néerlandais étaient entièrement passés à la facturation électronique en avril 2019. En effet, leurs fournisseurs n'étaient pas légalement tenus d'envoyer des factures électroniques - les autorités publiques devaient seulement être en mesure de recevoir et de traiter des factures électroniques si un certain nombre de leurs fournisseurs choisissaient de l'utiliser. Il n'est pas surprenant que la majorité des fournisseurs aient choisi de s'en tenir à leur gestion habituelle. Ils étaient réticents à passer à la facturation électronique parce qu'ils étaient plus à l'aise pour envoyer des factures papier ou des PDF scannés qu'ils créaient depuis des années. D’ailleurs, ce problème existe encore aujourd'hui.
Tout cela, combiné au fait que le gouvernement central néerlandais n'a pas strictement contrôlé ou appliqué la facturation électronique, et ce jusqu'en août 2019 , signifie que la facturation électronique n'a vraiment décollé aux Pays-Bas que près de 10 ans après sa première introduction en 2011.
Ce qui nous amène à aujourd'hui. Les Pays-Bas sont enfin arrivés à un point où suffisamment d'organismes des secteurs publics et privés ont adopté la facturation électronique pour que ses avantages soient plus largement pris en compte. Malgré l'absence de mandat au niveau de l'État pour que les fournisseurs envoient des factures électroniques, nous commençons à voir que de plus en plus d'autorités publiques encouragent leurs fournisseurs à passer à l'acte en leur expliquant le « pourquoi » d'une chose qui, autrement, ne semble être qu'un inconvénient. Et maintenant, avec l'aide des services d'onboarding de fournisseurs de services comme TIE Kinetix, la transition vers la facturation électronique peut être très simple pour les fournisseurs.
Comment puis-je commencer avec la facturation électronique ?
Si vous êtes un fournisseur, il existe plusieurs façons d'envoyer des factures électroniques. La première étape consiste donc à déterminer la solution qui vous convient le mieux en fonction de vos besoins spécifiques. Pour ce faire, vous pouvez commencer par calculer le nombre de factures que vous envoyez chaque mois ou chaque année, ainsi que le nombre de clients que vous avez. À partir de là, vous devez également évaluer les capacités de votre infrastructure informatique. Si vous êtes un acheteur, le processus initial de « démarrage » est pratiquement le même, mais dans l'autre sens, bien sûr.
Si vous vous lancez dans la facturation électronique B2G aux Pays-Bas, le gouvernement néerlandais est connecté au réseau sécurisé Peppol. Ceci étant dit, il est absolument essentiel de choisir un fournisseur de services qui fait office de Point d'Accès Peppol, tel que TIE Kinetix. Ainsi, vous pourrez envoyer des factures électroniques à toutes les institutions connectées aux Pays-Bas et à l'étranger, y compris les organismes privés, grâce à une simple connexion. Le réseau Peppol est aussi de plus en plus utilisé dans l'espace B2B, choisir un fournisseur de services qui sert de Point d’Accès est donc un choix judicieux.
Vous pouvez envoyer des factures via Peppol de la manière suivante :
- Un lien direct avec le réseau via votre logiciel comptable ou ERP
- Convertissez les PDF générés par votre système comptable au format accepté avec une solution comme PDF-2-FLOW
- Manuellement via un portail
- Via Digipoort (uniquement pour les fournisseurs de l'administration centrale)
Normes et standards
Plusieurs normes sont utilisées pour la facturation électronique aux Pays-Bas. En résumé, les normes décrivent les règles de formatage spécifique des messages électroniques (comme les factures et les bons de commande). En normalisant la structure des messages, tous les systèmes sont en mesure de comprendre les données et de les traiter en conséquence.
UBL-OHNL : utilisé par le gouvernement néerlandais pour l'achat de biens et de services, à l'exception de l'embauche de personnel (basé sur la norme internationale UBL).
SETU (HR-XML)-OHNL : utilisé pour l'embauche de personnel.
Basis Invoice Rijk (BFR) : Utilisé pour les factures électroniques au sein de l'administration centrale.
Peppol BIS : assure l'interopérabilité transfrontalière pour ceux qui utilisent le réseau Peppol.
NLCIUS : Une spécification supplémentaire à la norme européenne obligatoire (EN 16931) qui n'est applicable qu'aux Pays-Bas et décrit le fonctionnement de la facturation électronique avec le gouvernement (peut également être utilisée dans les instances B2B).
Les normes ci-dessus sont principalement, mais pas exclusivement, utilisées par le gouvernement. Si vous souhaitez en savoir plus sur les différentes normes utilisées dans des secteurs et des régions spécifiques, vous trouverez ici un bon aperçu.
En plus de celles énumérées ci-dessus, il est également important de mentionner la norme ISO 27001. Il s'agit d'une norme internationalement reconnue en matière de sécurité de l'information, et une certification à jour est désormais obligatoire pour tous les fournisseurs de services aux Pays-Bas qui souhaitent servir de point d'accès Peppol. Lorsque vous évaluez les fournisseurs de services, assurez-vous qu'ils cochent cette case.
L'avenir de la facturation et des marchés publics électroniques
Alors que les autorités publiques néerlandaises sont de plus en plus nombreuses à renforcer leurs exigences en matière de facturation électronique, un nombre croissant de grandes entreprises, telles que Rabobank, PostNL et KPN, commencent à adopter le changement. Aujourd'hui, la question n'est plus de savoir si vous allez envoyer des factures électroniques à l'avenir, mais plutôt de savoir quand.
D’ailleurs, nous commençons également à voir que certains pays, comme la France, commencent à imposer la facturation électronique B2B. Ce n'est pas encore le cas aux Pays-Bas, mais à en juger par la façon dont les choses évoluent, on peut supposer que c'est une possibilité très probable.
Et comme de nombreuses organisations l'ont déjà compris, l'étape logique de la digitalisation qui suit la mise en œuvre de la facturation électronique est l'approvisionnement électronique. De nombreuses entreprises sont déjà sur la voie de l'automatisation complète du processus d'approvisionnement et de paiement, et ce n'est qu'une question de temps avant que l'envoi de tous les documents par voie électronique ne devienne la norme, cela ne s'arrêtera pas à la facturation électronique.
Conclusion
Pour conclure, comme de nombreux organismes l'ont déjà remarqué, la suite logique à la digitalisation après la mise en œuvre de la facturation électronique est l'approvisionnement électronique. De nombreuses entreprises s'orientent déjà vers un processus d'achat à paiement (purchase-to-pay) entièrement automatisé, et ce n'est qu'une question de temps avant que l'envoi de tous les documents par voie électronique ne devienne la norme.
Gardez un œil sur l'évolution de la réglementation aux Pays-Bas !
