Les transferts de fichiers sont au cœur du monde du travail. Qu'il s'agisse d'un simple document Word joint à un e-mail, d'une facture électronique envoyée par RVA ou d'une vidéo de 20 Go, les transferts de fichiers permettent d'acheminer les informations d'un point A à un point B et nous aident dans notre travail.

Ces fichiers sont de formes et de tailles différentes, mais dans l'ensemble, les fichiers peuvent être séparés en deux groupes :

1. Les données structurées
Les données structurées sont des données organisées d'une manière très spécifique et compréhensible. Bien qu’un humain ne puisse pas facilement les interprêter, ce type de données est facilement compris par les ordinateurs et est souvent utilisé dans les échanges entre systèmes. Les données structurées préparent le terrain pour l'échange de documents électroniques, et elles peuvent prendre de nombreuses formes.

2. Les données non structurées
Les données non structurées sont des données disposées librement et sans ordre particulier. Par nature, elles ne peuvent pas être immédiatement comprises par un ordinateur, mais elles peuvent très probablement être comprises par un être humain. Des types infinis de fichiers peuvent être constitués de données non structurées, comme des e-mails, des factures, des vidéos, des images et bien d'autres choses encore.

Transferts de fichiers hautement prioritaires

Bien que de nombreux transferts de fichiers (souvent volumineux) aient lieu quotidiennement, certains fichiers sont absolument essentiels pour maintenir une entreprise à flot. Il s'agit des fichiers qui circulent dans l'ensemble de la supply chain, c'est-à-dire ceux qui sont nécessaires à l'exécution des cycles d'approvisionnement à paiement (procure-to-pay) et de commande à encaissement (order-to-cash). En d'autres termes, il s'agit des fichiers qui sont généralement échangés par voie électronique.

Comme nous l'avons mentionné plus haut, les données structurées constituent la base de l'échange de documents électroniques. Et comme la plupart des entreprises ont au moins commencé à digitaliser leur supply chain, les conditions d'échange de documents sont presque toujours décrites dans les nouveaux accords commerciaux. Cela implique deux éléments clés :

1. Les formats de fichiers, les normes EDI et/ou les normes de facturation électronique
2. Protocoles de communication et/ou connexions de réseau

Formats de fichiers, normes EDI et/ou normes de facturation électronique

On en revient aux données structurées et non structurées. Pour échanger des fichiers, ou des documents, par voie électronique entre des systèmes, le fichier doit être formaté d'une certaine manière. En d'autres termes, le fichier doit contenir des données structurées afin que l'ordinateur puisse interpréter les informations entrantes et les traiter en conséquence. Il n'existe pas de format de fichier standard, c'est donc à l'entreprise de choisir les types de fichier, les normes EDI et/ou les normes de facturation électronique qui lui conviennent le mieux.

Voici quelques exemples de formats de fichiers et de normes EDI :

  • EDIFACT
  • ANSI X12
  • CARGOIMP
  • GENCOD
  • XML
  • UBL 2.1
  • DEMAT
  • TRADACOM
  • ODETTE
  • VDA
  • SWIFT
  • PDF
  • IDOC
  • CSV
  • JSON
  • Fichier à plat positionné
  • Fichier à plat délimité
  • ZIP
  • Excel
  • Formats internes

En plus des formats de fichiers et des normes EDI énumérés ci-dessus, il existe également des normes qui ont été développées spécifiquement pour l'échange de factures électroniques. Dans la plupart des cas, ces normes sont spécifiques à un pays et ont été créées pour simplifier et contrôler les échanges entre entreprises et gouvernements (B2G). Cependant, de plus en plus de pays commencent à introduire des normes similaires pour la facturation B2B. En France, la mise en place de la facturation électronique inter-entreprises débutera le 1er juillet 2024.

Voici quelques exemples de normes de facturation électronique :

  • Peppol BIS
  • Chorus Pro (FR)
  • FatturaPA (IT)
  • Mercurius (BE)
  • X-Rechnung (DE)
  • ZUGFeRD (DE)
  • Digipoort (NL)
  • SimplerInvoicing (NL)
  • Facturae (ES)
  • eSlog (SI)
  • UBL-TR (TR)
  • RosettaNet (USA)

Protocoles de communication et/ou connexions réseau

Le format de fichier, la norme EDI et/ou la norme de facturation électronique fixent les conditions pour les formats de fichier spécifiques. Cela signifie qu'avec une connexion appropriée, l'ordinateur récepteur sera capable de digérer les données qui lui sont fournies. Mais il existe également des conditions qui précisent comment les fichiers doivent être envoyés. C'est ce que l'on appelle souvent le protocole de communication ou la méthode de transfert des fichiers.

Voici quelques exemples de protocoles de communication :

  • AS1, AS2, AS3, AS4
  • X.400
  • X.400 P7
  • HTTP(S)
  • (S)FTP(S)
  • SOAP
  • OFTP, OFTP2
  • E-mail (avec SSL / TSL)
  • SMTP & POP3
  • IEX
  • GXS
  • ENX
  • eXite
  • Allegro

Pour les entreprises qui transfèrent des fichiers sur la base de normes EDI et/ou de facturation électronique communes ou qui appartiennent à une certaine catégorie industrielle, la méthode de communication repose sur une connexion réseau spécifique. Dans tous les cas, pour être acceptés, tous les fichiers doivent être envoyés dans le bon format et via le réseau approprié. Dans ce cas, les connexions réseau doivent également être prises en compte lors de l'évaluation des fournisseurs de services EDI afin de s'assurer que toutes les obligations peuvent être respectées dans le présent, ainsi que dans le futur.

Voici quelques exemples de réseaux :

  • Peppol
  • Chorus Pro (FR)
  • FatturaPA (IT)
  • Mercurius (BE)
  • Digipoort (NL)
  • SimplerInvoicing (NL)
  • Swissport (CH)
  • Réseau FACe (ES)
  • KOBAK (HU)
  • PECOS P2P (UK)
  • Réseau NEN (CZ)
  • Global Data Synchronization Network (GDSN)
  • EDIFICE (USA)
  • COMPTIA (USA)
  • American Network eXchange (AXN)
  • European Network eXchange (ENX)
  • Japanese Network eXchange (JNX)