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29. August 2022
Es ist kein Geheimnis, dass EDI für Unternehmen einen enormen Wettbewerbsvorteil darstellt. Unabhängig von der Branche, der Größe oder den technischen Möglichkeiten sind die Vorteile von EDI unzählig.
Obwohl die Entscheidung für eine EDI-Lösung für viele Unternehmen auf Kosteneinsparungen hinausläuft, bietet die elektronische Verarbeitung weitere Vorteile, die es zu berücksichtigen gilt.
Um Ihnen einen Einblick zu geben, haben wir unsere eigene Liste mit den 5 wichtigsten EDI-Vorteilen zusammengestellt. Es überrascht nicht, dass die Kostensenkung auf Platz 1 steht.
Bevor wir uns mit den Vorteilen von EDI beschäftigen, lesen Sie bitte unseren Blogbeitrag Was ist EDI, wenn Sie eine Einführung in den elektronischen Datenaustausch suchen.
1. Kostenreduzierung
Manuelle Prozesse sind teuer. Die Kosten für die manuelle Bearbeitung eines eingehenden Auftrags liegen in der Regel zwischen 30 und 35 Euro pro Dokument. Denken Sie nur an die Kosten für Papier, Druck, Porto und Lagerung, ganz zu schweigen von den Ausgaben für die Verwaltungsarbeit, die für die Dateneingabe, die Ablage, das Kopieren, die Überprüfung und das Abrufen von Dokumenten erforderlich ist.
Im Gegensatz zur manuellen Bearbeitung sinken die Kosten mit EDI auf etwa 0,25 bis 0,75 Euro pro Dokument, was einer durchschnittlichen Einsparung von 30 bis 60 % entspricht.
Damit wird klar, dass die Einsparungen umso höher sind, je größer das Volumen ist. Für Unternehmen, die jeden Monat eine große Menge an Dokumenten austauschen, ist EDI eine großartige Möglichkeit, die Betriebskosten erheblich zu senken.
EDI ermöglicht nicht nur Einsparungen bei Material-, Ressourcen-, Verwaltungs- und Wartungskosten, sondern auch bei manuellen Eingabefehlern und letztlich auch bei Rückbuchungen.
2. Erhöhte Geschwindigkeit und Genauigkeit
Manuelle Prozesse sind nicht nur teuer, sondern auch zeitaufwendig und fehleranfällig. Wenn Transaktionen manuell abgewickelt werden, kann es Tage oder sogar Wochen dauern, bis sie abgeschlossen sind, und es werden unweigerlich Fehler gemacht. Manuelles Eintippen, erneutes Eintippen, unleserliche Handschrift und sogar verloren gegangene Bestellungen können zu Fehlern und längeren Wartezeiten führen.
Und wenn ein Fehler auftritt, kann er nicht nur zu Verzögerungen führen, sondern auch viel Zeit, Geld und Ressourcen kosten, um ihn zu beheben. Je höher die Zeilenzahl einer Bestellung ist, desto länger brauchen Ihre Mitarbeiter, um das Dokument zu überarbeiten und die Fehler zu korrigieren.
EDI nimmt den menschlichen Faktor aus der Gleichung heraus, reduziert Fehler um mindestens 40 % und beschleunigt die Geschäftszyklen auf Minuten, wenn nicht gar Sekunden. Mit den Fortschritten in der EDI-Technologie, die eine Datenvalidierung und die Behebung von Ausnahmen ermöglichen, können Unternehmen jetzt eine Genauigkeit von bis zu 100 % erreichen und damit ihre Abläufe erheblich beschleunigen.
Kürzere Bearbeitungszeiten bedeuten schnellere Geschäftstransaktionen und gesunde Lagerbestände. Mit EDI ist eine schnellere Bezahlung nur die Spitze des Eisbergs. Sie verkürzen auch Ihre Vorlaufzeiten und erhöhen die Transparenz der Lieferkette.
3. Gesteigerte Effizienz
Geringere Kosten, weniger menschliche Fehler und eine schnellere Verarbeitung machen ein Unternehmen effizienter.
Da der Dokumentenaustausch mit EDI automatisiert ist, müssen Unternehmen keine Zeit und Ressourcen für sich wiederholende, manuelle Aufgaben aufwenden. Wertvolle, fachkundige Mitarbeiter können sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren, was die Produktivität des Unternehmens insgesamt erhöht.
Wenn die Arbeitsabläufe reibungslos funktionieren und die Aufträge pünktlich ausgeführt werden, werden Kunden und Lieferanten gerne mit Ihnen Geschäfte machen. Das bringt uns zu einem weiteren wichtigen EDI-Vorteil...
4. Verbesserte Zusammenarbeit mit Handelspartnern
Es wird oft unterschätzt, wie wichtig es für ein Unternehmen ist, gute Beziehungen zu all seinen Handelspartnern zu pflegen. Wer will schon mit einem Lieferanten Geschäfte machen, der seine Aufträge nicht pünktlich bearbeitet?
Von Kunden, die sich über eine verspätete Zahlung beschweren, bis hin zu solchen, die eine verspätete Lieferankündigung (Advance Shipping Notice, ASN) in Rechnung stellen, kann die Aufrechterhaltung solider Beziehungen zu Geschäftspartnern ohne die richtigen Werkzeuge ein Albtraum sein.
EDI stellt sicher, dass alle Dokumente - also Bestellungen, Rechnungen und Lieferavise - schnell und präzise verarbeitet werden und die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden konsolidiert wird.
Wenn ein Unternehmen wächst und immer mehr Handelspartner hinzukommen, ist EDI für die Verwaltung aller Lieferanten- und Kundenbeziehungen von entscheidender Bedeutung, denn EDI-Vorgänge sind skalierbar. EDI gewährleistet die vollständige Einhaltung der partnerspezifischen Anforderungen und hilft so, Strafen und Rückbuchungen zu vermeiden. Außerdem können Unternehmen mit einem umfangreichen Partnernetz ihre Lieferanten und Kunden schnell einbinden (in manchen Fällen automatisch).
Für viele Unternehmen ist EDI sogar ein Muss, da sie all die Probleme vermeiden wollen, die normalerweise auftreten, wenn der Dokumentenaustausch nicht automatisiert ist.
5. Verbesserte Sicherheit
Da die Sicherheit für Unternehmen zunehmend an erster Stelle steht, wird EDI zu einer Notwendigkeit. Papierpost, E-Mail und andere rudimentäre papiergestützte Kommunikationsmittel bieten nicht das Maß an Sicherheit, das EDI bietet.
Mit fortschrittlichen Protokollen und Standards sowie ausgeklügelten Authentifizierungs- und Verschlüsselungssystemen gewährleistet EDI Datenschutz und Sicherheit. Bei der Auswahl eines EDI-Anbieters ist es wichtig, die angebotenen Sicherheitsverfahren und -lösungen zu prüfen, um festzustellen, ob die Plattform für Datenschutz und Sicherheit zertifiziert ist.
6. Bonus: EDI ist grün
Umweltfreundlichkeit ist heute nicht mehr nur ein Modewort. Für viele Unternehmen, die sich um umweltfreundliche Lösungen bemühen und einen Beitrag zum Umweltschutz leisten wollen, ist es zur Norm geworden. Und genau das kann EDI leisten. Papierlose Lösungen senken nicht nur die Kosten, sondern tragen auch zur Verringerung der CO2-Emissionen bei und fördern die soziale Verantwortung der Unternehmen.
