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1. September 2022
Wir kennen die Herausforderung: Die EDI-Auftragsabwicklung und EDI-Rechnungsstellung kann für kleinere Partner, die weder das Budget noch die Ressourcen für EDI-Technologie haben, sehr komplex sein. Aber nur weil diese Partner nicht über eine eigene Software für den elektronischen Datenaustausch verfügen, heißt das nicht, dass B2B-EDI nicht in Frage kommt. Vergessen Sie das Versenden oder Empfangen von Papierdokumenten und E-Mails; mit EDI-Lösungen für kleine Unternehmen können Sie trotzdem elektronisch mit diesen Partnern in Verbindung treten.
Hier sind 3 Ansätze für die Implementierung von EDI mit kleineren Partnern:
1. Webbasiertes EDI
Eine webbasierte EDI-Lösung eignet sich hervorragend für Lieferanten und Verkäufer, die kein großes Auftragsvolumen haben, und ist eine einfache Möglichkeit, die Kosten für die Auftragsabwicklung zu senken. Außerdem werden dadurch unzählige Stunden wertvoller Zeit eingespart, ohne dass die üblichen Geschäftsprozesse auf beiden Seiten beeinträchtigt werden.
Wie funktioniert es?
Lieferanten und Verkäufer geben ihre Geschäftsdokumentendaten in ein webbasiertes EDI-Portal ein und übermitteln sie. Die Daten werden dann automatisch in EDI, XML oder ein beliebiges anderes Format übersetzt und direkt an Ihren Geschäftspartner zur Weiterverarbeitung gesendet. Die gute Nachricht ist, dass diese Lösung in beide Richtungen funktioniert, d. h. für eingehende und ausgehende Dokumente. Das bedeutet, dass Ihre Partner nicht nur ihre eigenen Dokumente als EDI-Nachrichten im webbasierten Portal einreichen können, sondern auch in der Lage sind, die an sie gesendete EDI-Kommunikation zu empfangen.
2. PDF-Verarbeitung automatisieren
Wer hat nicht Lieferanten oder Verkäufer, die Rechnungen und andere Geschäftsdokumente in Form von PDFs versenden? Aber wussten Sie, dass Sie PDFs unabhängig von Ihrem bestehenden System automatisch mit einer 100%igen Datenerfassungsgenauigkeit verarbeiten können? Und nein, wir sprechen hier nicht von der fehleranfälligen OCR-Technologie (Optical Character Recognition). Diese Lösung ist eine bequeme Alternative zum webbasierten EDI und eignet sich perfekt für Partner, die große Bestellungen und/oder hohe Auftragsvolumina versenden.
Wie funktioniert die Lösung?
Eine Bestellung, eine Rechnung oder ein anderes Geschäftsdokument, das normalerweise als PDF-Datei per E-Mail versandt wird, wird stattdessen in eine sichere Anwendung hochgeladen, die auf dem Gerät des Absenders installiert ist. Von dort aus werden die in der PDF-Datei enthaltenen Daten automatisch in das entsprechende Format umgewandelt und an den vorgesehenen Empfänger übermittelt. Auf diese Weise kann das Dokument automatisch vom ERP-System oder einem anderen Finanzsystem des Empfängers verarbeitet werden. Mit anderen Worten: Kleine und mittelgroße Partner können weiterhin PDFs versenden und trotzdem die EDI-Anforderungen größerer Partner erfüllen.
3. Automatisierung von Rechnungen und Bestellungen
Wussten Sie, dass es in der Regel 40 bis 50+ Tage dauert, eine Rechnung vollständig zu bearbeiten? Die elektronische Rechnungsstellung (auch bekannt als E-Invoicing oder EDI-Fakturierung) ermöglicht es Ihnen, Rechnungsprozesse zu automatisieren und dadurch sofortige Kosteneinsparungen zu erzielen, die sich positiv auf Ihr Unternehmen auswirken können. Die Auftragsautomatisierung geht noch einen Schritt weiter.
Wie funktioniert sie?
Ihr Unternehmen erstellt ein Dokument - ein beliebiges Dokument, in einem beliebigen Format. Das Dokument durchläuft dann eine erweiterte Datenerfassung, wird validiert, übersetzt und direkt an Ihren Partner in dessen bevorzugtem EDI-Format oder einem anderen Format (EDI, PDF, Flat File, Datenbankdatei usw.) gesendet.
Alles in Allem
Alle drei oben genannten B2B-EDI-Lösungen sind großartige Alternativen zum Standard-EDI bei kleineren Partnern, die selbst nicht in der Lage sind, EDI-Kommunikation zu betreiben. Durch den Wegfall der manuellen Prozesse können Sie alle Vorteile von EDI nutzen, nämlich die Automatisierungsfunktionen, ohne Ihre Partner zu beeinträchtigen. Das macht es viel einfacher, sie mit ins Boot zu holen, und erleichtert Ihnen die Zusammenarbeit untereinander.
