4. August 2022

Der Begriff "Procure-to-Pay", auch Purchase-to-Pay (P2P) genannt, bezieht sich auf den Beschaffungsprozess von Waren und Dienstleistungen - von der ersten Vereinbarung über die Aufnahme einer Geschäftsbeziehung mit einem Lieferanten bis hin zur Rechnungsstellung und Zahlung. Sie werden diesen Begriff häufig hören, wenn Sie über B2B-Integration und speziell E-Commerce-Integration lesen, denn die Optimierung dieses Prozesses ist für die meisten Einzelhandelsunternehmen mit Online-Präsenz eine der wichtigsten Aufgaben. 

Wie verhält sich Procure-to-Pay zur E-Commerce-Integration?

Der Procure-to-Pay-Prozess besteht, um es möglichst kurz zu fassen, aus vielen Einzelprozessen, die sich über verschiedene Unternehmensbereiche erstrecken und an denen zahlreiche Mitarbeiter beteiligt sind. Wenn man den Begriff heute im Zusammenhang mit E-Commerce-Integration hört, wird er meist für den End-to-End-Datenaustausch über Systemverbindungen verwendet, was so viel bedeutet wie: Procure-to-pay-Automatisierung.

Zur Verdeutlichung: Ihr Unternehmen nutzt mehrere interne Systeme, um den Procure-to-Pay-Prozess durchzuführen. Neben dem Hauptsystem Ihres Unternehmens (höchstwahrscheinlich Ihr ERP-System) könnten Sie beispielsweise ein E-Commerce-Auftragsverwaltungssystem sowie eine Art Finanzsystem für die Kreditorenbuchhaltung verwenden. Mit einer vollständig integrierten E-Commerce-Lösung kann der gesamte Beschaffungs- und Zahlungsprozess über Ihr ERP-System abgewickelt werden, und der Großteil des Prozesses ist automatisiert (z. B. sofortige Bestellbestätigungen und der Abgleich von Bestellungen mit Rechnungen).

Schritte des Procure-to-Pay-Prozesses

In der Welt des digitalen Handels stellt ein E-Commerce-Händler fest, dass ein Bedarf an bestimmten Produkten auf seiner Website besteht. Der Prozess von der Beschaffung bis zur Bezahlung ist nur eine verkürzte Bezeichnung für alle Schritte, die notwendig sind, um eine Geschäftsvereinbarung mit einem Lieferanten einzugehen, die gewünschten Produkte zu kaufen und schließlich für diese Produkte zu bezahlen.

Je nach der Struktur eines Unternehmens und seinen spezifischen Geschäftsfachleuten muss ein Budget genehmigt werden, bevor eine Bestellung aufgegeben werden kann. Nach der Genehmigung wird die Bestellung in das E-Commerce-Auftragsverwaltungssystem eingegeben und an den Lieferanten gesendet, der dann die Bestellung ausführt und die vom Einzelhändler benötigten Produkte versendet. Nach der Bestätigung, dass die Bestellung versandt wurde, schickt der Lieferant eine Rechnung, die die ursprüngliche Bestellnummer enthält. Wenn die Rechnung beim E-Commerce-Händler eingegangen ist, wird sie zusammen mit der Bestellung und der Quittung auf ihre Richtigkeit überprüft. Wenn alle Angaben in diesen Dokumenten übereinstimmen und mit den im Voraus angegebenen Preisen und Bedingungen übereinstimmen, wird die Rechnung bezahlt.

Warum die E-Commerce-Integration für die Procure-to-Pay-Automatisierung eine der höchsten Prioritäten ist

Es gibt eine Reihe von häufigen Vorkommnissen, die einen reibungslosen Procure-to-Pay-Prozess stören können. Dies hat die Mehrheit der E-Commerce-Händler dazu veranlasst, nach End-to-End-Integrationslösungen für den Datenaustausch zwischen ihren verschiedenen internen Systemen zu suchen. Hier sind einige Beispiele für Störungen, die viele E-Commerce-Unternehmen erlebt haben:

Fehler in der Bestellung
Ein Fehler in einer Bestellung, z. B. eine falsche Bestellmenge oder eine fehlende Null, kann für den Einzelhändler schwerwiegende Folgen haben. Wenn eine Bestellung fehlerhaft in das E-Commerce-Auftragsverwaltungssystem eingegeben wurde, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass das Produkt auf der Website als "nicht vorrätig" aufgeführt wird. Die Verbraucher sind anspruchsvoll, und wenn Sie nicht genau das haben, was sie suchen, wenn sie es suchen, werden sie jemanden finden, der es hat.

Fehler in den Rechnungen
Fehler in Rechnungen können schwierig sein - selbst der kleinste Fehler kann Wochen oder sogar Monate dauern, bis er behoben ist. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Diskrepanz nicht sofort bemerkt wurde und das Kreditorenbuchhaltungsteam die Zahlung bereits eingereicht hat.

Maverick Buying oder Einkaufen außerhalb von Lieferantenverträgen
Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie haben einen Vertrag mit einem Großhändler für Bürobedarf, aber Ihre Einkäufer missachten diesen Vertrag und kaufen dieselben Lieferanten bei einem anderen Großhändler ein. Auch wenn dies in vielen Fällen nicht beabsichtigt ist, kann es zu finanziellen Komplikationen und heiklen rechtlichen Situationen führen.

Procure-to-Pay auf die richtige Art

All diese und weitere Komplikationen können auftreten, wenn in einer E-Commerce-Umgebung Einzelsysteme anstelle eines integrierten Ansatzes verwendet werden. Glücklicherweise kann dies alles vermieden werden, indem der Datenaustausch zwischen den Systemen ermöglicht wird, z. B. durch die Integration Ihres E-Commerce-Auftragsverwaltungssystems und Ihres ERP-Systems und durch die Sicherstellung, dass alle Ihre Lieferanten ihre Rechnungen elektronisch versenden.

Durch die Implementierung eines E-Commerce-Integrationssystems, das diese Aufgabe übernehmen kann, können Sie einen vollständig automatisierten Procure-to-Pay-Prozess erreichen. Das liegt daran, dass alle Geschäftsdaten durch dasselbe System fließen, was zu einer schnellen und präzisen Rechnungsbearbeitung führt; dazu gehört auch, dass die Rechnung zur Genehmigung an die richtige Person weitergeleitet und Bestell- und Rechnungsdaten abgeglichen werden. Wie bereits erwähnt, ermöglichen vorkonfigurierte Automatisierungsregeln die Automatisierung der Zahlung, wenn alles übereinstimmt. Und wenn es eine Diskrepanz in den Daten gibt und ein Mensch eingreifen muss, wird die richtige Person sofort benachrichtigt.

Gewinnen Sie einen Wettbewerbsvorteil im E-Commerce

Indem Sie die Integration Ihrer E-Commerce-Plattform mit anderen internen Systemen und die Automatisierung des Beschaffungsprozesses zu einer Ihrer wichtigsten Aufgaben machen, gewinnen Sie volle Transparenz in der Lieferkette für eine bessere Bestandsverfolgung und -prognose, die Kontrolle über den Rechnungsstellungsprozess mit Ihren Lieferanten und - was am wichtigsten ist - einen Wettbewerbsvorteil im digitalen Handel.

Die Automatisierung Ihres Procure-to-Pay-Prozesses vereinfacht eine komplexe Kette von Vorgängen drastisch. Indem Sie den vollständig integrierten E-Commerce-Ansatz verfolgen (wussten Sie, dass das "TIE" in TIE Kinetix dafür steht?) und ihn zu einem Ihrer wichtigsten Geschäftsbereiche machen, können Sie das Tempo für die Optimierung der täglichen Abläufe vorgeben, die Ihr E-Commerce-Geschäft wirklich beeinflussen.