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Aktualisiert im Februar 2024
Als Portugal am 16. April 2014 die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung verabschiedete, wurde klar, dass die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) landesweit verpflichtend sein würde. Staatliche und öffentliche Behörden müssen die Plattform von eSPap nutzen, um Rechnungen zu empfangen. Die Anbieter müssen UBL 2.1 CIUS-PT oder CEFACT CIUS-PT verwenden, um signierte elektronische Rechnungen zu versenden. Um Sie mit den aktuellsten Informationen zu versorgen, finden Sie unten die zuletzt veröffentlichten Fristen, Informationen über die nationale Koordinierungsstelle, den portugiesischen Rechnungsstandard und mehr.
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eSPap und der Invoice-Standard CIUS-PT
eSPap (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública) ist die Koordinierungsstelle für die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) in Portugal. Mit dem Gesetzesdekret 123/2018 vom 28. Dezember 2018 wurde eSPap die Befugnis erteilt, Folgendes zu tun:
- Festlegung technischer und funktionaler Anforderungen zur Unterstützung der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung
- Entwicklung von Support-Tools für die sich beschäftigenden Parteien
- Bereitstellung einer Lösung für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen
Im Gegensatz zu vielen anderen Ländern in der Europäischen Union gibt es in Portugal keine nationale Peppol-Behörde. In solchen Situationen, in denen es in einem Land keine nationale Peppol-Behörde gibt, fungiert OpenPeppol AISBL als Behörde.
Die akzeptierten Rechnungsformate für die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich in Portugal sind UBL 2.1 "CIUS-PT" und CEFACT "CIUS-PT". Diese Rechnungsformate entsprechen der europäischen Norm EN 16931-1.
FE-AP und B2AP
Die Umsetzung der sogenannten Electronic Invoice Solution in der öffentlichen Verwaltung basiert auf zwei Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung:
- Business to AP (B2AP): Dieses Portal ist für Lieferanten von Regierungsbehörden gedacht, um die elektronische Rechnungszustellung und den Status zu überwachen (in einer Pilotphase)
- Portal für die elektronische Rechnungsstellung in der öffentlichen Verwaltung (FE-AP): Dieses Portal ist für Regierungsbehörden bestimmt und dient dem Empfang und der Überprüfung von Rechnungen (in Produktion)
Die FE-AP-Lösung wurde von drei Kunden der GeRFiP-Lösung erprobt und wird nun schrittweise an öffentliche Einrichtungen verteilt. FE-AP bietet die Möglichkeit, Rechnungen und Korrekturdokumente in elektronischer Form zu empfangen und die Kontrolle und Überwachung in allen Phasen des Prozesses zu gewährleisten. Diese Lösung steht jeder öffentlichen Einrichtung zur Verfügung und bietet eine direkte Integration mit der GeRFiFiP-Lösung sowie mit Webdiensten oder jedem anderen Buchhaltungs- oder Dokumentenverwaltungssystem.
Wichtige Fristen und deren Einhaltung
Portugal war eines der ersten Länder, das die von der Europäischen Union gesetzte Frist eingehalten hat. Die portugiesischen Behörden können seit dem 18. April 2019 elektronische Rechnungen erhalten. Wie bereits erwähnt, führt Portugal die elektronische Rechnungsstellung jedoch in mehreren Phasen ein, wobei die nächste Phase darin besteht, die Lieferanten der Regierung zum Versand elektronischer Rechnungen zu verpflichten.
Aber das ist noch nicht alles. Für verschiedene Arten von Unternehmen (definiert von der Europäischen Kommission (Empfehlung 2003/361/EG)) gelten unterschiedliche Fristen:
- GROSSE UNTERNEHMEN, d. h. Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten, einem Jahresumsatz von mehr als 50 Mio. EUR oder einer Jahresbilanzsumme von mehr als 43 Mio. EUR, sind verpflichtet, ab dem 1. Januar 2021 elektronische Rechnungen zu versenden.
- MITTELSTÄNDISCHE UNTERNEHMEN, die weniger als 250 Personen beschäftigen und deren Jahresumsatz 50 Mio. EUR und/oder deren Jahresbilanzsumme 43 Mio. EUR nicht übersteigt, sind verpflichtet, ab dem 1. Juli 2021 elektronische Rechnungen zu übermitteln
- KLEINE UNTERNEHMEN mit weniger als 50 Beschäftigten und einem Jahresumsatz und/oder einer Jahresbilanzsumme von höchstens 10 Mio. EUR müssen ab dem 1. Juli 2021 elektronische Rechnungen übermitteln.
- KLEINSTUNTERNEHMEN mit weniger als 10 Beschäftigten und einem Jahresumsatz und/oder einer Jahresbilanzsumme von höchstens 2 Mio. EUR müssen ab dem 1. Januar 2022 elektronische Rechnungen übermitteln.
Anforderungen für elektronische Rechnungen Portugal
Jede elektronische Rechnung muss die folgenden Angaben enthalten:
- Eindeutige Rechnungskennung (Übermittlungsdatum, Firmenangaben und Empfänger)
- QR-Code ab dem 1. Januar 2022
- ATCUD ab dem 1. Januar 2023
- Eine elektronische Signatur in elektronischen Rechnungen im PDF-Format, um sicherzustellen, dass sie ab dem 1. Juli 2022 gültig sind.
Die Unternehmen sollten über ein System verfügen, das die Gültigkeit der Unterschrift bis zum 31. Juli 2022 überprüft. Die Autoridade Tributária e Aduanera (AT) muss ein System oder eine Softwarelösung für Unternehmen zertifizieren, um den ATCUD und den QR-Code hinzuzufügen.
ATCUD ist eine eindeutige ID-Nummer in einer Rechnung und ist ein Fragment der Informationen des QR-Codes. Die ATCUD-Nummer hat das folgende Format: ATCUD: Validation Code-Sequential number.
Der Steuerzahler erhält den ersten Teil des ATCUD (Validierungscode), indem er dem Finanzamt die Dokumentenserie mitteilt. Der Steuerpflichtige muss auch andere Angaben wie die Art des Dokuments und die erste Dokumentennummer der Serie machen. Danach liefert AT einen Validierungscode, der mindestens ein Steuerjahr lang für die gesamte Dokumentenserie gültig ist. Die fortlaufende Nummer (zweiter Teil des ATCUD) ist die Nummer, die innerhalb der Dokumentenserie folgt.
