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6 August 2020
Was ist ein digitales Dokument?
Ein digitales Dokument ist ein für uns lesbares Dokument, das in seiner ursprünglichen Form papierlos ist. Ein Beispiel ist eine Rechnung, die per E-Mail als PDF empfangen wird. Als Absender oder Empfänger können Sie die im Dokument enthaltenen Daten wie bei einem Papierdokument lesen, so dass Sie diese Informationen dann zur Verarbeitung in Ihr eigenes ERP- oder ein anderes System manuell eingeben können.
Was ist ein elektronisches Dokument?
Ein elektronisches Dokument hingegen ist ein reines Datendokument. Es ist für das ungeübte Auge oft schwer zu lesen. Es ist speziell formatiert, damit es von einem Computer verarbeitet werden kann. Mit anderen Worten, die Daten sind so konzipiert, dass sie vom System des einen Geschäftspartners auf das System des anderen Geschäftspartners übertragen werden können (z.B. von SAP nach Microsoft Dynamics oder SAGE).
Da elektronische Dokumente für Menschen nur schwer lesbar sind, ist es wichtig ein entsprechendes System in Ihrem Unternehmen oder in Ihrer Kommune einzurichten. Damit sind Sie in der Lage sind elektronische Dokumente zu empfangen, zu verarbeiten und durch die Visualisierung der Dokumente auch als Bearbeiter zu lesen. Mit diesem System sind Sie EDI- und E-Rechnungs-fähig. Als nicht EDI-/E-Rechnungsfähiger Teilnehmer des Geschäftsprozesses müssen Sie digitale Dokumente wie z.B. PDFs immer manuell in Ihr ERP- oder in ein anderes System eingegeben damit diese verarbeitet werden können. Dies führt häufig zu Fehlern (es sei denn, Sie verfügen über einen automatisierten Prozess, dazu später mehr!)
Warum ist der Unterschied zwischen digitalen Dokumenten und elektronischen Dokumenten so bedeutsam?
Angesichts der Ähnlichkeit der beiden Begriffe ist es nicht überraschend, dass viele von uns diese austauschbar verwenden. Es ist jedoch wichtig, den Unterschied zu kennen.
Der elektronische Dokumentenaustausch hat ein großes Potenzial für Unternehmen, während der digitale Dokumentenaustausch aus vielen Gründen begrenzt ist. Um es kurz zu machen: Der wesentliche Vorteil des elektronischen Dokumentenaustauschs besteht darin, dass der gesamte Beschaffungs-Prozess automatisiert werden kann. Das bedeutet, dass mit dem entsprechenden System kein manueller Vorgang von der Erfassung/Eingabe der Bestellung bis hin zur Zahlung/Erhalt der Rechnungen erforderlich ist. Das spart unglaublich viel Zeit!
Ist es möglich, digitale Dokumente automatisch in elektronische Dokumente umzuwandeln?
Ja. Digitale Dokumente können automatisch in elektronische Dokumente umgewandelt werden - vorausgesetzt, es ist eine geeignete Lösung vorhanden.
Gehen wir zurück zum Rechnungsbeispiel. Es ist möglich, eine PDF-Rechnung zu senden und/oder zu empfangen und sie in ein elektronisches Dokument umwandeln und in Ihr ERP- oder in ein anderes System eingeben zu lassen, bevor sie überhaupt in Ihrem Posteingang landet.
