Image
4 augustus 2021
Order X… het klinkt geheimzinnig, bijna alsof het uit een James Bond film komt! Order-X is ontstaan uit een internationale samenwerking, maar het is geen geheim en het komt ook niet uit een film.
Het Duitse Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) en Franse Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE) hebben een standaard voor elektronische bestellingen (e-ordering) ontwikkeld als aanvulling op de standaard voor elektronische facturatie ZUGFeRD (in Duitsland)/Factur-X (in Frankrijk). Volgens bovenstaande partijen zullen beide standaarden samen zorgen voor een consequente purchase-to-pay workflow voor zowel mens, als machine.
Voordat we dieper ingaan op Order-X, is het verstandig eerst toe te lichten wat een e-order precies is.
Wat is e-ordering?
Een e-order, zoals de naam het al zegt, is een elektronische bestelling. E-ordering is onderdeel van Het volledig automatiseren van het inkoopproces (e-procurement) en het is onmisbaar bij het 100% digitaliseren van de supply chain.
Nadat u e-facturatie volledig heeft geïmplementeerd, is e-procurement dé logische automatiseringsstap. Het brengt u vele voordelen, namelijk:
- Kostenbesparingen (bovenop de al bespaarde kosten door e-facturatie)
- Het is veel nauwkeuriger, omdat de order niet meer handmatig hoeft worden ingevoerd
- Het niet handmatig invoeren bespaart uw leverancier veel tijd
Waaruit bestaat Order-X?
Order-X is gebaseerd op de UN/CEFACT Supply Chain Reference Data Model (SCRDM). Het SCRDM biedt een internationale basis voor het opzetten van data uitwisselingsstructuren voor zowel het bedrijfsleven, als de overheid.
Het formaat is hybride. Dat betekent dat het bestaat uit een PDF-bestand met een ingesloten XML-code. Dit maakt het voor zowel de mens als voor een computer leesbaar en zeer geschikt voor het MKB. Het grootste voordeel is namelijk dat de traditionele uitwisseling van PDF- (of papieren) orders kan worden vervangen door PDF-bestellingen met gestructureerde gegevens die automatisch door een computer kunnen worden verwerkt. Het blijft dus een PDF die leesbaar is voor de mens, maar dat ook elektronisch verwerkt kan worden door organisaties die hiertoe in staat zijn.
Order-X in de praktijk
Zoals de naam het al zegt is Order-X een standaard formaat voor elektronische orders, oftewel bestellingen. Omdat het is gebaseerd zijn op hetzelfde gegevensmodel als ZUGFeRD/Factur-X, is met Order-X een naadloze stroom van ordercreatie tot facturering mogelijk is.
Er worden drie verschillende ordermeldingen ondersteunt die nodig zijn om de purchase-to-pay workflow te ondersteunen:
ORDER
Een bestelling die wordt verstuurd door de afnemer naar de leverancier.
ORDER_RESPONSE
De bevestiging van de bestelling, afwijzing of wijziging die wordt verstuurd van de leverancier naar de afnemer.
ORDER_CHANGE
In het geval van een wijziging van de bestelling wordt deze verstuurd door de afnemer naar de leverancier.
Bent u klaar voor de volgende automatiseringsstap?
Bij TIE Kinetix helpen wij u om een 100% digitale supply chain te bereiken. Wij ondersteunen dan ook e-ordering. Ook al werkt uw leverancier met een ander e-ordering formaat dan u, we converteren het naar elk benodigde formaat. Daarnaast zorgen we met behulp van validatie dat er altijd wordt gecontroleerd dat de gegevens op de e-factuur kloppen met de gegevens op de e-order of elk ander document. Zo kunt u uw digitale processen tot (vrijwel) in de perfectie stroomlijnen.
