Verplichte e-facturatie vanaf 2025

Vanaf 18 april 2020 moeten alle Duitse overheidsinstanties elektronische facturen kunnen ontvangen. Ze moeten deze facturen ook kunnen verwerken volgens een EU-standaard. Duitsland bereidt zich nu voor om verplichte e-facturatie voor B2B-transacties in te voeren.

Op 17 april 2023 stelde het federale ministerie van Financiën (BMF) een discussietekst voor. De discussietekst was voor een nieuwe § 14 UStG. De nieuwe § 14 UStG zou elektronische facturering in de B2B-sector verplicht stellen.  Op 31.08.2023 keurde het federale kabinet dit ontwerp van het BMF voor de wet op de groeikansen goed. Volgens het geplande schema zal B2B e-facturatie verplicht zijn vanaf 01.01.2025.

De wet op de groeikansen (Das Wachstumschancengesetz)

Deze wet wil groei, investeringen en innovatie stimuleren en belastingen vereenvoudigen. Artikel 27, sectie 14 van de btw-wet behandelt regels voor verplichte elektronische facturen in de B2B-sector.

De invoering van een wettelijke regeling voor het verplichte gebruik van elektronische facturen in de B2B-sector zal de digitalisering van de boekhouding stimuleren en de efficiëntie van bedrijfsprocessen verhogen. In de bedrijfswereld zijn de begrippen e-facturatie en digitalisering vaak onderhevig aan veel vooroordelen en misverstanden.

De wet is echter heel duidelijk en definieert een elektronische factuur als een factuur die wordt aangemaakt, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat. Hierdoor kan ze elektronisch worden verwerkt en voldoet ze aan Richtlijn 2014/55/EU. Als de factuur in een ander elektronisch formaat of als papieren document wordt verzonden, valt deze onder de nieuwe categorie "andere factuur".

Gebruik de juiste e-factureringsformaten

Niet alleen in het B2G-verkeer, maar ook in de B2B-omgeving wordt e-factureren heel normaal. Bovendien heeft Duitsland al twee formaten voor e-facturen geïntroduceerd en ontwikkeld: XRechnung en ZUGFeRD.

De XRechnung is een semantisch gegevensmodel dat is gebaseerd op het XML-formaat. Dit XML-formaat van de huidige XRechnung-standaard maakt twee XML-syntaxen voor elektronische facturering mogelijk: UBL of UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).

Dankzij de uniforme structuur en het gestandaardiseerde ontwerp maakt XRechnung een soepele en efficiënte uitwisseling van factuurgegevens mogelijk. Het laat u toe om documenten elektronisch te verzenden en te ontvangen. Het helpt bij de verdere verwerking zonder onderbrekingen in de media. Het kan geautomatiseerd worden en is elektronisch. Deze principes zullen extreem belangrijk worden met de overgang naar B2B e-facturatie in Duitsland vanaf 2025.

De ZUGFeRD biedt een hybride factuurformaat aan, dat zowel machineleesbare als mensleesbare gegevens bevat. Hoewel XRechnung de voorkeur heeft van de Duitse overheid, kan ZUGFeRD ook worden gebruikt, aangezien ZUGFeRD ook voldoet aan de Europese standaard. Het bestaat uit twee onderdelen: een PDF-bestand en een ingebed XML-bestand.

Op dit moment is het nog niet duidelijk welk formaat de standaard wordt voor elektronische facturen. We gaan er echter van uit dat het XRechnung zal zijn. Een reden hiervoor is dat ZUGFeRD niet kan worden verzonden via het PEPPOL-netwerk omdat het gedeeltelijk in PDF-formaat is.

Facturen in PDF (Portable Document Format) worden al enkele jaren veelvuldig gebruikt in zakelijke transacties. Ze worden meestal gegenereerd door een boekhoudsysteem en verstuurd via e-mail of andere elektronische middelen. Toch zijn PDF-facturen geen elektronische facturen.

Formaat vs. versie

Technologie evolueert voortdurend. Dat geldt ook voor e-factureringsstandaarden. Het hebben van de nieuwste versie van het e-facturatieformaat zorgt ervoor dat uw bedrijf voldoet aan de laatste vereisten en profiteert van de nieuwste verbeteringen en beveiligingsfuncties. Actueel blijven lijkt misschien een extra stap, maar het is een stap in de richting van efficiëntie en veiligheid. Zo brengt KoSIT (de Duitse PEPPOL-autoriteit verantwoordelijk voor het XRechnung-formaat) twee keer per jaar een nieuwe versie van de XRechnung-specificatie uit, op 31 juli (zomeruitgave) en 31 januari (winteruitgave).

Wat gebeurt er als u de oude versie van XRechnung gebruikt? U kunt nog steeds elektronische facturen uitgeven, maar er is geen garantie dat de factuurontvanger uw factuur kan accepteren en verwerken.

We hebben het KoSIT-departement in Bremen gevraagd of de Duitse autoriteiten nog steeds de oudere versies van XInvoice ondersteunen. Het antwoord was duidelijk en ondubbelzinnig: de autoriteiten zijn niet verplicht om documenten in oudere formaatversies te ontvangen.

Uw beste keuze is ervoor te zorgen dat u de meest recente of voorlaatste versie van het formaat gebruikt (afhankelijk van uw oplossing). Bijvoorbeeld, bij SPS Commerce (voorheen bekend als TIE Kinetix), ondersteunen we de laatste twee versies van het e-facturatieformaat.

Elektronisch factureren rechtstreeks vanuit uw ERP-systeem

Hopelijk bent u nu klaar om te beoordelen hoe goed uw huidige factureringsproces geschikt is voor de aankomende overgang. Elektronisch factureren is niet alleen compliant en verplicht, het is ook een perfecte oplossing om kosten te optimaliseren. Het is bovendien zeer handig, vooral als uw e-factureringsoplossing naadloos geïntegreerd is met uw ERP-systeem.

SPS Commerce (voorheen bekend als TIE Kinetix) is een actief lid van EESPA (Europese Vereniging van e-facturatiedienstverleners), VeR (Vereniging voor Elektronische Facturatie), PEPPOL en andere organisaties die zich inzetten voor een veilig en instemmende e-facturatieproces. We garanderen een volledig conforme en veilige e-factureringsoplossing die naadloos integreert met uw ERP of andere systemen via vooraf gebouwde connectoren en gestandaardiseerde API-integraties. Op zoek naar een oplossing? Vind dan meer informatie hier.