Image
4 december 2020
Elektronisch factureren wordt steeds meer de standaard. Met alle ruimschoots bewezen voordelen, zoals snelheid, kostenbesparing en nauwkeurigheid, is het niet meer te rechtvaardigen om papieren processen te behouden.
De Europese commissie en Europese landen hadden al in 2014 besloten om, in overeenstemming met de EU e-invoicing Directive 2014/55/EU, een deadline te stellen van 18 april 2019 om overheidsinstellingen te verplichten om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken.
Veel landen in het continent hebben zich aan deze deadline gehouden en omarmde e-facturatie en alle voordelen die het met zich meebracht. Een aantal landen begonnen zelfs al in 2014 met business-to-government (B2G) e-facturatie verplicht te stellen. Inmiddels zijn er ook landen die business-to-business (B2B) e-facturatie verplichten.
Waarom e-facturatie verplichten?
De keuze voor de verplichtstelling van B2G e-facturatie binnen de EU is niet zonder reden. Het kan namelijk, naast de andere voordelen van e-facturatie, bijdragen aan het economische welzijn:
- Het draagt bij aan de prioriteiten van het overheidsbeleid, zoals het terugdringen van het overheidstekort, financiële transparantie en het bevorderen van duurzame ontwikkeling.
- Het zal daarnaast een bijdrage leveren door de vermindering van de kosten en de efficiëntie van de overheidssector.
- Het zal ook voordelen opleveren voor leveranciers aan de particuliere sector en kansen creëren voor de publieke sector om als katalysator te fungeren voor een bredere implementatie van digitale processen.
Ook het verplichten van B2B e-facturatie kan voordelen opleveren voor overheidsinstellingen. In Brazilië, Mexico en Chili is B2B e-facturatie al jaren verplicht. Zij werden gemotiveerd om dit te implementeren door de hoogte van onbetaalde belastingen. Ze wilde nauwkeurigere, betere btw-aangiften en betalingsprocessen.
Het verplichtstellen was zeer doeltreffend. Een mooi voorbeeld is Mexico, dit land heeft de belastingopbrengsten met 34% verbeterd sinds de verplichting van B2G en B2B e-facturatie.
Met al de potentiële belastingopbrengsten, is het geen verassing dat ook Europese landen B2B e-facturatie willen verplichten. Italië is hierin de koploper, vanaf januari 2019 is het verplicht. Ook in Griekenland, met een van de hoogste btw-tekorten van Europa, is aangekondigd dat vanaf januari 2020 B2B e-facturatie verplicht zal zijn. Daarnaast zijn Spanje, Frankrijk, Turkije en Portugal onderweg naar de verplichtstelling.
De Europese Norm voor e-facturering (EN)
De Europese Unie heeft in 2017 een standaard gemaakt voor de structuur van e-facturen ter bevordering van de uitwisseling en de ontwikkeling van e-facturatie. Een belangrijke doelstelling van de Europese Norm voor e-facturering (EN) is om het voor leveranciers mogelijk te maken om facturen naar veel klanten te sturen door gebruik te maken van één enkel e-factureringsformaat. Zo hoeft het bij verzending en/of ontvangst niet aangepast te worden om met individuele handelspartijen in contact te komen.
Om deze doelstelling te bereiken, definieert de Europese Norm voor e-facturering een lijst van alle bedrijfstermen die in de elektronische factuur mogen worden gebruikt en hoe deze begrepen moeten worden. Zo zijn er dus gemeenschappelijke regels en termen wat handelspartners in staat stellen om in algemene handelsomstandigheden gestructureerde e-facturen uit te wisselen.
De hoofdpublicatie van de Europese Norm voor e-facturering is het semantische datamodel (EN 16931-1) en de bijbehorende bedrijfsvoorschriften.
Om een succesvolle uitwisseling van informatie tussen twee partijen te realiseren, moet er met een aantal dingen rekening worden gehouden:
- De uitgewisselde informatie moet relevant zijn voor de situatie. Er moet in worden opgenomen wat nodig is en wat niet, moet worden weggelaten.
- De betekenis van de informatie moet door beide partijen op dezelfde manier worden begrepen.
- De informatie moet worden uitgedrukt in een formaat dat door beide partijen wordt begrepen.
- De informatie moet worden uitgewisseld volgens een methode waartoe beide partijen toegang hebben.
Als we een papieren factuur als voorbeeld nemen, moet deze uiteraard bedragen, tekst en gegevens bevatten die de afnemer in staat stellen om de factuur te verwerken en te betalen aan de leverancier. De data moet dus op dezelfde manier begrepen worden. De factuur wordt vervolgens afgedrukt op papier in een taal die beide partijen kunnen lezen en tot slot wordt het verzonden door een postdienst waar beide partijen toegang tot hebben.
Bij deze manier van uitwisselen kunnen de partijen met ervaring en algemene kennis eventuele ontbrekende gegevens en onnauwkeurigheden aanpassen. Als dezelfde factuur automatisch door een computer wordt verwerkt, moeten de gegevens nauwkeuriger worden gedefinieerd, aangezien een computer wat minder flexibel is in het begrijpen van de informatie.
De Europese Norm voor e-facturering definieert een basismodel voor de factuurgegevens. Het bevat veelgebruikte informatie uit facturen, wat (meestal) voldoende is voor factuuruitwisseling.
Het definieert vervolgens de exacte betekenis van de in het model gebruikte bedrijfstermen. Dit wordt het kerngegevensmodel voor facturen genoemd. Het standaardiseert de inhoud van de factuur en de betekenis hiervan.
De Europese norm specificeert hoe de informatie in de kernfactuur moet worden gemapt in elke berichtenstandaard. De technische structuur van de e-factuur wordt niet gedefinieerd door de Europese Norm. In plaats daarvan worden twee internationale XML-berichtenstandaarden gebruikt om de in het kerngegevensmodel voor facturen gedefinieerde informatie uit te wisselen:
- UBL 2.1 factuur
- UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)
Hoe u kunt starten met e-factureren binnen de EU
Zoals eerder benoemd, is de kans groot dat e-factureren in de nabije toekomst wordt verplicht. Waarschijnlijk wordt dit in verschillende landen binnen de EU op verschillende manieren geïmplementeerd. Er zullen bepaalde vereisten zijn. Het kan zijn dat u de factuur online moet invullen in een specifiek systeem en/of in een specifiek formaat moet aanleveren.
Met dit in het achterhoofd hebben veel organisaties al stappen ondernomen om in de (nabije) toekomst de naleving van de e-factureringsregels te garanderen. TIE Kinetix maakt dit gemakkelijk voor bedrijven van elke omvang met het FLOW platform.
In de komende weken kunt u blogs verwachten die dieper ingaan op e-factureren met verschillende Europese landen, welke standaarden worden gebruikt en welke verplichtingen er zijn.
