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Mis à jour en avril 2024
Contexte
À l'instar d'autres pays européens, l'une des principales raisons pour lesquelles la facturation électronique a été mise en place en Pologne est la prévention de la fraude fiscale, même si ce n’est pas la seule mesure prise par le pays. À ce jour, la Pologne a déjà mis en place la déclaration mensuelle de la TVA, l'analyse financière électronique et un système de caisse enregistreuse fiscale en ligne pour le suivi des transactions (dans le secteur du commerce de détail). Aujourd'hui, avec l'introduction de la facturation électronique, la Pologne se rapproche un peu plus de l'élimination totale de la fraude à la TVA.
Facturation électronique B2G
La facturation électronique B2G est déjà obligatoire en Pologne. Toutes les autorités publiques doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques via la plateforme nationale de facturation électronique du pays, la PEF. La PEF est utilisée pour la facturation électronique B2G entre les entreprises privées et les entités gouvernementales dans le cadre des marchés publics. Les fournisseurs des pouvoirs publics ne sont pas tenus de soumettre leurs factures par voie électronique, mais de nombreux fournisseurs choisissent de le faire volontairement en choisissant un prestataire de services qui sert de point d'accès Peppol, comme SPS Commerce (anciennement TIE Kinetix).
La PEF a été introduite pour la première fois en 2019 et depuis lors, toutes les entités publiques polonaises sous-centrales sont tenues de s'inscrire sur cette plateforme afin de pouvoir recevoir des factures électroniques. La PEF prend en charge l'envoi et la réception de factures électroniques, ainsi que d'autres documents transactionnels dans un format XML standardisé. La plateforme se compose de deux points d'accès Peppol implémentés par des prestataires de services.
Facturation électronique B2B
En Pologne, les transactions de facturation électronique interentreprises sont possibles sur la base du volontariat depuis début 2022 et ne deviendront obligatoires qu'à partir de juillet 2024. L'UE a accordé à la Pologne l'autorisation provisoire d'imposer la facturation électronique B2B obligatoire entre janvier 2024 et décembre 2026.
Le 7 août 2023, le Président de la Pologne a signé la loi du 16 juin 2023 modifiant la loi polonaise sur la TVA et plusieurs autres lois. Cette loi confirme la date précédemment annoncée par le ministère des finances pour l'introduction du nouveau format de facturation électronique. À partir du 1er juillet 2024, les contribuables doivent se préparer à la facturation électronique obligatoire et au système national de facturation électronique (KSeF - Krajowy System e-Faktur).
L'obligation d'envoyer et de recevoir des factures électroniques structurées ne s'appliquera pas aux entités étrangères en Pologne, ni aux entités qui ne disposent pas d'un établissement permanent, mais qui sont enregistrées uniquement sur le registre TVA en Pologne. Ces contribuables peuvent continuer à émettre des factures sur la base des règles existantes (sous forme électronique ou sur papier), et la facturation électronique volontaire via KSeF restera possible pour eux.
Le ministère polonais des finances a publié le 4 avril 2024 un résumé des options juridiques proposées pour le mandat de facturation électronique polonais révisé "KSeF".
Les commentaires peuvent être fournis jusqu'au 19 avril.
Ce document confirme formellement les options proposées initialement annoncées lors de la réunion, y compris le mandat s'appliquant à tous les contribuables en une seule vague, ainsi que des exemptions spécifiques et l'utilisation d'un QR code pour les factures émises en dehors du KSeF.
Normes
La Pologne utilise le format standard et PEPPOL BIS Billing 3.0. Étant donné que les factures sont conformes à la norme EN16931 et à PEPPOL BIS Billing 3.0, toutes les entités publiques polonaises enregistrées devraient être en mesure de recevoir des factures électroniques d'autres entités connectées à PEPPOL.
Comment traiter et échanger des factures électroniques en Pologne ?
Les contribuables ont besoin d'un système ERP qui combine leurs dossiers financiers avec le portail KSeF via l'API certifiée Peppol pour traiter et échanger des factures électroniques en Pologne.
Les règles relatives aux factures de caisse et d'imprimante fiscale changent également. Les factures de caisse peuvent être émises sous leur forme actuelle jusqu'au 31 décembre 2024. Un reçu fiscal avec un NIF sera également reconnu comme une facture simplifiée jusqu'à la fin de l'année 2024.
Il est important de noter que le KSeF ne couvre pas actuellement, et sous la forme actuelle des règlements, ne couvrira pas, après le 1er juillet (et après le 31 décembre 2024) :
- Les factures des consommateurs (B2C),
- Les tickets qui fonctionnent comme une facture
- et les factures émises dans le cadre de procédures OSS et IOSS.
Conclusion
Dans le cadre de ces changements, toutes les entreprises en Pologne seront tenues d'utiliser des solutions de facturation électronique pour leurs transactions à partir de juillet 2024. Jusque-là, la facturation électronique est volontaire en Pologne, ce qui signifie qu'elle ne peut être utilisée que si le fournisseur et le vendeur sont d'accord.
Après cette période, la facturation électronique deviendra obligatoire en Pologne.
Pour de plus amples informations concernant la facturation électronique en Pologne, vous pouvez trouver plus de détails ici (en anglais).
