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Une communication rapide, sans erreur et ininterrompue avec les fournisseurs est cruciale pour les détaillants alimentaires tels que Jan Linders Supermarkten. Avec l'aide de la plateforme FLOW de TIE Kinetix, la chaîne de supermarchés a pu monter d’un cran dans la digitalisation de sa supply chain. Bart Willemsen, partenaire commercial informatique de Jan Linders dit : « Un échange de messages fiable est dans notre intérêt à tous,pour nous et nos fournisseurs ».
Un exemple est la commande presque entièrement automatisée de produits frais chez Jan Linders. Sur la base, entre autres, des données historiques et récentes des ventes, le système de commande calcule une prévision pour chaque produit frais pour les 64 supermarchés. Cette information est ensuite traduite en une commande qui est envoyée au fournisseur de produits frais concerné. « Nous préférons passer la commande le plus tard possible », déclare Bart Willemsen. « Ainsi nous avons des données de vente plus récentes et les prévisions sont plus précises. Nous réduisons le risque que le magasin reçoive trop ou trop peu de stock. »
Lorsqu'il s'agit de fournir des produits frais, il est crucial pour le fournisseur de produits frais que les commandes soient reçues à temps. Le cycle de livraison étant très court, il est important d'échanger les documents en temps voulu afin que tout soit livré à Jan Linders à la date convenue. « C'est un équilibre constant qui se fait sur le fil du rasoir », précise M. Willemsen. « Ce n'est possible que si l'ensemble du processus est digitalisé et fonctionne de manière fiable. Pour cela, nous utilisons les solutions de TIE Kinetix depuis 26 ans. »
Plateforme FLOW
La chaîne de supermarchés du Sud utilise l'EDI, entre autres, pour digitaliser l'ensemble de sa communication avec les fournisseurs. Lorsque Jan Linders envoie un message de commande, le fournisseur répond par un accusé de réception. Lorsque le fournisseur met les produits commandés en transport, il envoie un message d'expédition avec le contenu exact de la livraison. « Ce bordereau d'envoi est destiné au magasin, mais surtout à notre centre de distribution de Nieuw-Bergen. Cela dépend s'il s'agit d'une livraison directe au magasin ou d'une livraison à notre centre de distribution. Enfin, le fournisseur envoie également la facture par EDI », partage M. Willemsen.
Depuis quelque temps, Jan Linders utilise la plateforme FLOW de TIE Kinetix pour sa communication. Cette plateforme supporte non seulement l'EDI, mais aussi d'autres méthodes d'échange de messages. M. Willemsen précise : « Nous nous définissons comme un supermarché du et pour le sud avec de nombreux produits régionaux. Nous faisons donc beaucoup appel aux fournisseurs régionaux, y compris les fournisseurs de produits saisonniers. Nous ne pouvons pas nous attendre à ce qu'ils aient une connexion EDI. Chez TIE Kinetix, il a la possibilité d'envoyer ses factures en les saisissant manuellement ou en les téléchargeant sous forme de fichier Excel ou pdf. La plateforme FLOW effectue la traduction vers notre propre format de fichier, de sorte que notre système ERP puisse le récupérer de la même manière que les factures EDI. »
Perspicacité dans la performance
Grâce au passage à la plateforme FLOW et aux améliorations continues de l'automatisation au sein de Jan Linders, cette dernière est en mesure de monter encore d’un cran dans la digitalisation de sa supply chain. Le trafic de messages peut maintenant être suivi de près. « Auparavant, nous ne recevions pas de notification si nous ne recevions pas de confirmation de réception de la part du fournisseur », explique M. Willemsen. « L'absence de reçu peut entraîner des problèmes. Si nous pensons avoir envoyé une commande mais que le fournisseur ne l'a jamais reçue, il y a des chances que les produits soient livrés en retard voire pas du tout. Cela pourrait avoir un impact direct sur les ventes. »
La plateforme FLOW propose différents tableaux de bord qui donnent un aperçu des performances des fournisseurs. Envoient-ils leurs messages à temps ? Sont-ils toujours complets ? Quels messages de quels fournisseurs se régulièrement erronés ? « Nous avons également certains fournisseurs dont les messages ne répondent plus aux normes GS1 actuelles. Nous pouvons utiliser ces informations dans les discussions avec les fournisseurs. Il est également important pour eux que nous recevions correctement leurs factures. S'ils sont toujours en erreur, ils seront payés plus tard. Une communication fiable et sans erreur est dansnotre intérêt commun. »
Archivage numérique
« Nous étudions également la possibilité d'archiver les factures, par exemple, sous forme numérique. Respecter pleinement toutes les exigences légales. Et si, par exemple, les autorités fiscales demandent des factures spécifiques, un accès à distance peut être accordé pour les récupérer. Une facture EDI se compose de nombreuses lignes de codes compliqués qu'il est impossible pour un fonctionnaire des impôts de déchiffrer. Avec l'option d'archivage électronique, la plateforme FLOW affiche les factures EDI dans un format lisible. »
Le fait que la plateforme FLOW soit une solution SaaS et se trouve dans le cloud n'offre que des avantages. « Nous n'avons plus à nous en préoccuper », explique M. Willemsen. « Auparavant, nous avions de nombreux systèmes installés localement et donc gérés par nous-mêmes, avec tous les risques que cela comportait. Maintenant, si un serveur tombe en panne, nous n'avons pas à le redémarrer nous-mêmes. Ensuite, un serveur jumeau dans le cloud prend le relais et les opérations continuent comme d'habitude. Cela garantit encore plus la continuité du service. »
Rôle central dans l’opération
Ces dernières années, M. Willemsen a vu la coopération avec TIE Kinetix s'améliorer. Il dispose d'un point de contact fixe qui connaît bien le fonctionnement et les objectifs stratégiques dans le paysage informatique de Jan Linders. Plusieurs fois par an, ils discutent des développements chez Jan Linders et TIE Kinetix. « Bien entendu, ils travaillent en permanence au développement de la plateforme FLOW. Nous faisons de l'auto-stop », déclare M. Willemsen, qui considère désormais TIE Kinetix comme un partenaire important. « La digitalisation est cruciale pour une supply chain efficace et une disponibilité maximale des produits dans nos magasins. Pour cela, vous avez besoin d'un partenaire comme TIE Kinetix. Ils jouent un rôle central dans notre fonctionnement ».
Publié à l'origine sur logistiek.nl en néerlandais.
