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Eine schnelle, fehlerfreie und ununterbrochene Kommunikation mit den Lieferanten ist für Lebensmittelhändler wie Jan Linders Supermarkets entscheidend. Mit Hilfe der FLOW-Plattform von TIE Kinetix konnte die Supermarktkette den Digitalisierungsgrad in ihrer Lieferkette weiter erhöhen. Bart Willemsen, IT Business Partner bei Jan Linders: "Ein zuverlässiger Nachrichtenaustausch ist ein gemeinsames Interesse für uns und unsere Lieferanten.
Ein Beispiel ist die fast vollständig automatisierte Bestellung von Frischprodukten bei Jan Linders. Auf der Grundlage historischer und aktueller Verkaufsdaten berechnet das Bestellsystem u. a. eine Prognose für jedes Frischprodukt für alle 64 Supermärkte. Diese wird dann in eine Bestellung umgesetzt, die an den jeweiligen Frischelieferanten geschickt wird. "Im Idealfall geben wir diese Bestellung so spät wie möglich auf", erklärt Bart Willemsen. "Denn dann haben wir aktuellere Verkaufsdaten und die Prognose ist genauer. Und die Wahrscheinlichkeit, dass die Filiale zu viel oder zu wenig Ware erhält, ist am geringsten."
Bei der Lieferung von Frischprodukten ist es für den Frischelieferanten von entscheidender Bedeutung, dass die Bestellungen pünktlich eingehen. Wegen des kurzen Lieferzyklus ist es wichtig, dass die Dokumente rechtzeitig ausgetauscht werden, damit alles zum vereinbarten Zeitpunkt bei Jan Linders eintrifft. "Das ist ein ständiger Balanceakt", sagt Willemsen. "Das ist nur möglich, wenn der gesamte Prozess digital und zuverlässig ist. Das ist einer der Gründe, warum wir seit 26 Jahren die Lösungen von TIE Kinetix einsetzen.
FLOW-Plattform
Die südliche Supermarktkette nutzt unter anderem EDI, um die gesamte Kommunikation mit den Lieferanten zu digitalisieren. Wenn Jan Linders eine Bestellnachricht sendet, antwortet der Lieferant mit einer Empfangsbestätigung. In dem Moment, in dem der Lieferant die bestellten Produkte auf den Weg bringt, sendet er eine Versandnachricht mit dem genauen Inhalt der Lieferung. "Diese Versandmitteilung geht an die Filiale, aber normalerweise an unser Vertriebszentrum in Nieuw-Bergen. Das hängt davon ab, ob es sich um eine Direktlieferung an die Filiale oder eine Lieferung an unser Verteilzentrum handelt. Schließlich schickt der Lieferant auch die Rechnung per EDI", erzählt Willemsen.
Seit einiger Zeit nutzt Jan Linders die FLOW-Plattform von TIE Kinetix für die Kommunikation. Diese Plattform unterstützt nicht nur EDI, sondern auch andere Methoden zum Austausch von Nachrichten. Willemsen: "Wir profilieren uns als Supermarkt aus und für den Süden mit vielen regionalen Produkten. "Wir arbeiten daher viel mit regionalen Lieferanten zusammen, auch mit Lieferanten von Saisonprodukten. Wir sollten nicht erwarten, dass sie eine EDI-Verbindung haben. Bei TIE Kinetix hat er die Möglichkeit, seine Rechnungen per Hand einzugeben oder als Excel- oder PDF-Datei hochzuladen. Die FLOW-Plattform nimmt die Übersetzung in unser eigenes Dateiformat vor, so dass unser ERP-System sie auf die gleiche Weise wie die EDI-Rechnungen übernehmen kann."
Einsicht in die Leistungsfähigkeit
Mit der Umstellung auf die FLOW-Plattform und der kontinuierlichen Verbesserung der Automatisierung innerhalb von Jan Linders ist Jan Linders in der Lage, den Grad der Digitalisierung der Lieferkette weiter zu erhöhen. Der Nachrichtenverkehr kann nun genau überwacht werden. "Früher erhielten wir keine Benachrichtigung, wenn wir keine Eingangsbestätigung vom Lieferanten erhielten", erklärt Willemsen. "Das Fehlen einer Eingangsbestätigung konnte zu Problemen führen. Wenn wir glauben, dass wir eine Bestellung abgeschickt haben, der Lieferant sie aber nie erhalten hat, besteht die Möglichkeit, dass die Produkte verspätet oder gar nicht geliefert werden. Das könnte sich direkt auf den Umsatz auswirken."
Die FLOW-Plattform bietet mehrere Dashboards, die einen Einblick in die Leistung der Anbieter geben. Senden sie ihre Nachrichten pünktlich? Sind sie immer vollständig? Welche Nachrichten von welchen Lieferanten gehen immer wieder schief? "Wir haben auch immer noch einige Lieferanten mit Nachrichten, die nicht mehr den aktuellen GS1-Standards entsprechen. Diese Informationen können wir in die Gespräche mit den Lieferanten einbringen. Auch für sie ist es wichtig, dass wir ihre Rechnungen korrekt erhalten. Wenn sie immer fehlerhaft sind, werden sie später bezahlt. Fehlerfreie, zuverlässige Kommunikation ist ein gemeinsames Interesse."
Digitale Archivierung
Wir prüfen auch die Möglichkeit, beispielsweise Rechnungen digital zu archivieren. Das entspricht allen gesetzlichen Anforderungen. Und sollte beispielsweise die Steuerbehörde nach bestimmten Rechnungen fragen, können diese per Fernzugriff abgerufen werden. "Eine EDI-Rechnung besteht aus lauter Zeilen mit komplizierten Codes, die ein Steuerbeamter unmöglich entziffern kann. Die FLOW-Plattform mit ihrer E-Archivierungsfunktion zeigt die EDI-Rechnungen in einem lesbaren Format an."
Die Tatsache, dass die FLOW-Plattform eine SaaS-Lösung ist und sich in der Cloud befindet, bietet nur Vorteile. "Wir müssen uns nicht mehr darum kümmern", erklärt Willemsen. "Früher hatten wir viel mehr Systeme lokal und damit intern installiert, mit allen Risiken, die das mit sich bringt. Wenn jetzt ein Server ausfällt, müssen wir ihn nicht mehr selbst neu starten. Dann springt ein Zwillingsserver in der Cloud ein und der Betrieb läuft wie gewohnt weiter. So ist eine noch bessere Kontinuität gewährleistet."
Entscheidende Rolle bei der Operation
In den letzten Jahren hat Willemsen die Zusammenarbeit mit TIE Kinetix verbessert. Er hat einen festen Ansprechpartner, der den Betrieb und die strategischen Ziele in der IT-Landschaft von Jan Linders gut kennt. Mehrmals im Jahr besprechen sie miteinander die Entwicklungen bei Jan Linders und TIE Kinetix. "Sie arbeiten natürlich kontinuierlich an der Weiterentwicklung der FLOW-Plattform. Da machen wir mit", sagt Willemsen, der in TIE Kinetix inzwischen einen wichtigen Partner sieht. "Die Digitalisierung ist entscheidend für eine effiziente Lieferkette und eine maximale Verfügbarkeit der Produkte in unseren Filialen. Dafür braucht man einen Partner wie SPS Commerce. Sie spielen eine zentrale Rolle in unserem Betrieb."
Ursprünglich veröffentlicht auf logistiek.nl.
