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In Österreich ist das Ministerium für Finanzen die Institution, die für Entwicklung des staatlichen E-Rechnungssystems sowie Festlegung der Datenstrukturen zuständig ist. Es ist bemerkenswert, dass die Bundesregierung nur richtig strukturierte E-Rechnungen annimmt; die PDF’s werden nicht akzeptiert.
B2B E-Invoicing
Business-To-Business elektronische Rechnungsstellung ist in Österreich nicht verpflichtend. Es ist allerdings möglich (und empfehlenswert) geschäftliche Transaktionen mithilfe E-Rechnungen zu schaffen. Diese elektronischen Dokumente kann man im österreichischen nationalen Format ebInterface durch PEPPOL-Netzwerk verschicken. Mehr und mehr Organisationen benutzen diese Methode, besonders wenn sie die elektronischen Dokumente oft mit Geschäftspartners im Ausland austauschen. Wie bekannt, der elektronische Rechnungsverkehr ist schneller, sicherer und mehr kosteneffektiv im Vergleich zu traditionellem Austausch von Papierrechnungen.
B2G E-Invoicing
Im Gegensatz dazu ist die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und staatlichen Stellen in Österreich obligatorisch. Seit Januar 2014 ist die elektronische Rechnungsstellung für jedes Unternehmen, das Dokumente mit einer staatlichen Stelle austauscht, Pflicht.
Alle Behörden müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, und alle Lieferanten der Behörden sind verpflichtet, ihre Rechnungen in einem bestimmten elektronischen Format zu versenden (ebInterface, PEPPOL, BIS und UBL sind alle Optionen). Die Behörden und ihre Lieferanten können ihren eigenen E-Invoicing-Lösungsanbieter wählen (hier kommt ein Unternehmen wie SPS Commerce ins Spiel), vorausgesetzt, der Anbieter ist in der Lage, die österreichischen E-Invoicing-Anforderungen zu erfüllen (und das können wir natürlich).
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E-Rechnungsstellung gewinnt Popularität?
Die Wirtschaftskammer Österreich (kurz WKÖ) hat die Rechnungsstellungspräferenzen in Österreich in Jahren 2009 - 2018 analysiert. Die Statistik zeigt, dass 57,3 % der Unternehmen den Austausch von PDF-Rechnungen bevorzugen und E-Mail als Transportmittel verwenden (76,1 %). Andererseits verwenden nur 4,5 % der Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungsformate (z. B. eBInterface, XML oder EDIFACT), die sie über das entsprechende Webportal austauschen (4,8 % der Unternehmen bevorzugten dieses Verfahren).
Eine bessere unf gesetzeskonforme Alternative für österreichische Unternehmen ist die Möglichkeit, jeden verfügbaren E-Invoicing-Dienstleister zu nutzen, sofern dieser eine Plattform verwendet, die an das Bundesserviceportal (USP) angeschlossen ist. E-Rechnungen müssen über das Online-Portal eingereicht werden. Die österreichische Regierung hat die ebInterface eingerichtet, um Unternehmen den Austausch elektronischer Rechnungen mit der Regierung zu ermöglichen.
Was bedeutet das für die Unternehmen? Da sie Rechnungen meist als PDF-Dateien per E-Mail austauschen, bedeutet dies, dass sie mehr Ressourcen für die Buchhaltung aufwenden müssen. Stellen Sie sich vor, wie zeitaufwändig es ist, Rechnungen manuell zu bearbeiten (hoffentlich ohne spätere Fehlerkorrekturen). Eine weitere beliebte Option ist der Ausdruck von PDF-Rechnungen. Damit geht jedoch das gesamte Konzept der elektronischen Rechnungsstellung und -aufbewahrung verloren.
Inzwischen wird die elektronische Rechnungsstellung in Österreich immer beliebter, unter anderem dank der ViDA-Gesetzgebung. Die Europäische Union plant, das ViDA-Mehrwertsteuersystem bis 2028 einzuführen. Nach diesem Zeitpunkt werden Rechnungen, die nicht den neuen Richtlinien entsprechen, nicht mehr zur Zahlung akzeptiert. Die wichtigste Änderung, die diese Gesetzgebung mit sich bringt, ist, dass der Austausch von Rechnungen über die Steuerbehörden erfolgen wird. Dies ermöglicht es ihnen, die Einhaltung der Mehrwertsteuerverpflichtungen Rechnung für Rechnung zu kontrollieren. Natürlich bedeutet dieser Plan die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung in allen EU-Ländern für alle Arten von Geschäftsvorgängen.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Unternehmen elektronische Rechnungen erstellen und versenden kann, indem es sie entweder manuell über das PEPPOL-Netzwerk, das System E-RECHNUNG.GV.AT oder über einen ausgewählten E-Invoicing-Dienstleister hochlädt.
Unabhängig davon, ob es sich um B2B- oder B2G-Rechnungen handelt, gilt für alle in Österreich tätigen Unternehmen eine siebenjährige Archivierungsfrist für alle Rechnungen (sowohl in Papierform als auch elektronisch). Eine Archivierung außerhalb Österreichs ist unter bestimmten Voraussetzungen zulässig.
Weitere Details zur elektronischen Rechnungsstellung in Österreich finden Sie hier.
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