Erbringt Ihr Unternehmen Lieferungen oder Leistungen für öffentliche Auftraggeber des Landes Mecklenburg-Vorpommern? Ab dem 01.04.2023 sollen Sie in der Lage sein, Rechnungen auch elektronisch zu erteilen

Es gibt ein gemeinsames Missverständnis über elektronische Invoices. Man denkt oft, dass ein e-Faktur einfach eine Excel-Tabelle, ein Word-Dokument oder ein Foto der gedruckten Rechnung ist. 

Wenn Sie Ihre Invoices in dieser Form ab jetzt auch in Mecklenburg-Vorpommern einreichen möchten, müssen wir Sie enttäuschen: solche Dokumente werden als E-Invoices nicht betrachtet. Der Grund dafür ist, dass ein elektronisches Dokument (in unserem Fall eine Rechnung) soll durch ein Programm automatisch erkannt und verarbeitet werden. Eine Tabelle, Word-Dokument oder ein Scan passen dazu nicht. Mehr über die E-Rechnung haben wir hier erläutert. 

 

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Wie können Sie E-Rechnungen erstellen? 

Um Rechnungen im elektronischen Format einzureichen, können Sie die Zentrale Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) anwenden. Dort wählen Sie ein der folgenden Übertragungskanäle für die Rechnungsstellung: 

Einbringung mittels Weberfassung in der Fachanwendung

Das webbasierte Online-Formular ist in der Lage, die Inhalte der Rechnung direkt zu erfassen. Das System prüft, ob Sie alle Pflichtfelder des Formulars ordnungsgemäß ausgefüllt haben. 

Einbringung durch Upload von Files

Im Upload-Bereich können Sie elektronische Rechnungen hochladen und zur weiteren Bearbeitung einbringen. 

Optional können die Nutzer mittels Freischaltung über die OZG-RE weitere Einbringungsarten nutzen: 

Einbringung durch Web-Services über eine IT-Schnittstelle

Das Land stellt die Transportinfrastruktur Public Procurement OnLine (PEPPOL) für die Einbringung von elektronischen Rechnungen. Es ermöglicht seinen Mitgliedern den sicheren und bequemen Versand von E-Invoices und anderen E-Procurement-Dokumenten an Institutionen des öffentlichen und privaten Sektors. Aufgrund des strengen Überprüfungsprozesses, den alle angeschlossenen Organisationen durchlaufen müssen bevor sie akzeptiert werden, ist der Versand von Geschäftsdokumenten an Handelspartner über das Peppol-Netzwerk eine wesentlich sicherere Alternative zu anderen Austauschprotokollen wie E-Mail (SMTP)

Einbringung per E-Mail in die OZG-RE des Landes Mecklenburg-Vorpommern

Beachten Sie, dass eine Mail jeweils nur eine Rechnung enthalten darf. Ansonsten ist eine Weiterverarbeitung nicht möglich. 

Darüber hinaus können Sie den Status Ihrer elektronischen Rechnung über den Webzugang der OZG-RE nachverfolgen. 

Verfahrensablauf 

Wenn Sie Ihre Rechnungen über die OZG-RE übermitteln möchten, können Sie als rechnungsbegleitende Anlagen weitere Formate einbetten: 

  • PDF-Dokumente 
  • Bilder (PNG, JPG) 
  • Textdateien (CSV) 

Hinweis: Bei der Rechnungsstellung müssen Sie die sogenannte Leitweg-ID angeben. Dieser Schlüssel dient dazu, den Rechnungsempfänger eindeutig zu adressieren. Die Leitweg-ID bekommen Sie bei Ihrem öffentlichen Auftraggeber. 

Standardkonforme E‑Rechnungen

Wenn Sie die E-Rechnungen an die Bundesverwaltung ausstellen, ist es am besten, den Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden.

Zusätzlich können Sie jeden anderen Standard (z. B. ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG, als rein strukturierte XML-Datei) verwenden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.

Ihr ERP-System muss in der Lage sein, elektronische Rechnungen gemäß diesen Vorgaben zu erstellen. Den Betrieb und die Pflege des Standards XRechnung gewährleistet die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Weiterhin stellt sie ein Prüftool (KoSIT Validator) zur Verfügung, das E-Rechnungen auf formale Richtigkeit überprüft. Benutzen Sie das Tool, um Ihre E-Rechnungen vor dem Versand zu kontrollieren und so eine mögliche Abweisung an den Rechnungseingangsplattformen des Bundes ZRE und OZG-RE zu vermeiden.

E-Rechnungen als erster Schritt der digitalen Transformation 

Für kleine Unternehmen kann es völlig ausreichend sein, die von der Regierung bereitgestellten Lösungen zum Dokumentenaustausch zu nutzen. Wenn Sie jedoch ein mittleres Unternehmen oder ein großer Konzern mit einem höheren Dokumentenvolumen sind, werden Sie vielleicht bald feststellen, dass die Anbindung an Peppol allein nicht ausreicht, um eine schnelle und standardisierte Dokumentenverarbeitung zwischen Ihnen und Ihren Handelspartnern zu gewährleisten. An dieser Stelle kommt die vollständige Digitalisierung der Lieferkette ins Spiel.  

Die Digitalisierung der Lieferkette ist nicht nur eine Möglichkeit, sondern auch eine Notwendigkeit. Es wurde wichtig, Informationen schnell, automatisch und elektronisch mit all Ihren Lieferanten, Partnern und Kunden auszutauschen. Bei der elektronischen Rechnungsstellung geht es um mehr als nur die Wahl des richtigen Dokumentenformats. 

Digitale Supply Chain bietet mehrere Vorteile:

  • Garantierte Einhaltung der deutschen und europäischen Vorschriften 
  • Zuverlässiger Datenaustausch durch sichere Verbindung und ein ausfallsicheres System 
  • Komfortabler und transparenter Einblick in Ihre Daten und die Ihrer Partner durch eine reibungslose ERP-Anbindung.