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Leistungserbringer für öffentliche Auftraggeber in Hessen haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben ab dem 18. April 2020 die Möglichkeit, E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Hessen zu versenden. Ab dem 18. April 2024 müssen Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern in Hessen ausschließlich E-Rechnungen stellen.
Aktualisierte E-Rechnungspflicht in Hessen
Hessisches E-Government-Gesetz (HEGovG) und ERechnungsVerordnung (ERechV) sind zwei wichtige gesetzgeberische Dokumente, die die elektronische Kommunikation und den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen und Behörden im Bundesland Hessen regeln.
Der Versand elektronischer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber war in Hessen bisher auch per E-Mail möglich. Von nun an müssen Ihre Rechnungen dem Standard XRechnung oder dem ZUGFeRD-Format in der jeweils gültigen Fassung entsprechen. Der Rechnungssteller kann zwischen den Formaten frei wählen. Es ist aber wichtig zu bemerken, dass eine reine PDF-Datei (Bilddatei) ohne Einbettung in eine XRechnung nicht akzeptiert wird.
Ab dem 18.04.2024 bietet die Hessische Landesregierung auch eine Lösung an, mit der Sie eine Rechnung mit mehreren und/oder großen Anhängen (bis zu 100 MB) zur Verfügung stellen können. Der Zugangslink wird in Kürze bekannt gegeben.
Es gibt bestimmte Fälle, in denen die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung nicht gilt (§3 (4) E-Rech-V):
• Bar- und Sofortzahlungen.
• Ausnahmeregelungen nach § 8 oder Härtefallregelungen des § 9.
• Rechnungen aus Direktaufträgen ohne Vergabeverfahren bis € 1.000 ohne Umsatzsteuer.
• Verfahren der Gerichte und Staatsanwaltschaften.
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Format Ihrer Rechnung
Deutschland hat bereits zwei Formate für elektronische Rechnungen eingeführt und entwickelt: XRechnung und ZUGFeRD. Die XRechnung ist ein semantisches Datenmodell, dass auf XML-Format basiert. Durch die einheitliche Struktur und den standardisierten Aufbau erleichtert die XRechnung den reibungslosen und effizienten Austausch von Rechnungsdaten.
Das ZUGFeRD bietet ein hybrides Rechnungsformat , das sowohl maschinen- als auch menschenlesbare Daten beinhaltet. Obwohl XRechnung von der Bundesregierung bevorzugt wird, kann auch ZUGFeRD verwendet werden, da ZUGFeRD ebenfalls dem europäischen Standard entspricht. Es besteht aus zwei Komponenten: einer PDF-Datei und einer eingebetteten XML-Datei.
Rechnungen im PDF-Format (Portable Document Format) sind seit einigen Jahren im Geschäftsverkehr weit verbreitet. Sie werden in der Regel von einem Buchhaltungssystem erstellt und per E-Mail oder auf einem anderen elektronischen Weg versandt. PDF-Rechnungen sind aber keine elektronischen Rechnungen.
B2G und B2B E-Rechnungspflicht - Compliance auf einen Schlag
Die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich wird in Deutschland seit 2020 schrittweise eingeführt. 2025 wird in Deutschland auch das Mandat für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich eingeführt (wir haben hier darüber geschrieben). Das bedeutet, dass Unternehmen mit Sitz in Deutschland nach einem zuverlässigen und konformen Weg zur E-Rechnungsstellung für B2G- und B2B-Transaktionen suchen müssen.
Eines der E-Invoicing-Tools, das sowohl die deutschen als auch die europäischen E-Invoicing-Vorschriften erfüllt, ist Peppol. Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein Netzwerk, mit dem öffentliche Stellen und Lieferanten elektronische Dokumente einfach und kostengünstig austauschen können. Von der EU initiiert, soll Peppol europaweit eine Infrastruktur mit einheitlichen Prozessen und Formaten bereitstellen.
Die Idee hinter Peppol ist, dass jedes Unternehmen in Europa mit jeder Organisation elektronische Nachrichten austauschen kann. Diese Nachrichten umfassen dabei Geschäftsdokumente wie Kataloge, Lieferantendokumentationen, Bestellungen und natürlich E-Rechnungen.
Da Peppol das von der EU unterstützte Instrument ist, trägt es dazu bei, dass der elektronische Dokumentenaustausch stets mit den europäischen Normen übereinstimmt. Deshalb raten wir Unternehmen, sich entweder an Peppol anzuschließen oder die Dienste von Peppol-zertifizierten E-Invoicing-Anbietern zu nutzen.
Die Regeln für die elektronische Stimmabgabe werden ständig weiterentwickelt und geändert. Es ist daher wichtig, dass Sie sich über die neuesten Informationen auf dem Laufenden halten und so bald wie möglich mit der Umstellung Ihrer Organisation auf E-Rechnungsstellung beginnen.
SPS Commerce als Ihr E-Invoicing-Anbieter
Als internationales Unternehmen mit einem engagierten Team vor Ort in Deutschland unterstützt SPS Commerce Unternehmen weltweit dabei, alle länderspezifischen regulatorischen Anforderungen zu erfüllen und die globale Zusammenarbeit zu unterstützen. Wir helfen Unternehmen jeder Größe, ihre Digitalisierungsziele zu erreichen. Von 1% bis 100% oder irgendwo dazwischen - unsere Cloud-native FLOW Partner Automation-Plattform wurde entwickelt, um die Lieferkette vollständig von Papier zu befreien.
SPS Commerce ist aktives Mitglied wichtiger Branchenverbände wie EESPA (Europäischer Verband der Anbieter von E-Invoicing-Dienstleistungen), VeR (Verband elektronische Rechnung), Peppol und anderer Organisationen, die sich einem sicheren und konformen Prozess der E-Rechnungsstellung verschrieben haben. Unsere Verpflichtung, die aktuellen Industriestandards zu erfüllen, spiegelt unser Engagement wider, Ihren Erfolg zu sichern.
Durch die Wahl von SPS Commerce als Digitalisierungsdienstleister können nicht nur Ihre internationalen Standorte in jedem ansässigen Land rechtskonform bleiben. Auch Ihre internationalen Lieferanten sind in der Lage, Rechnungen schnell und sorgenfrei gesetzeskonform auszutauschen, ohne zusätzliche Kenntnisse über die Anforderungen der E-Rechnung in den verschiedenen Ländern. Um zu erfahren, wie Sie von unserer E-Invoicing Lösung profitieren können, senden Sie uns eine Nachricht.
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